Adiós a los roles: cómo la IA revoluciona la planificación de plantillas basada en competencias

En un entorno empresarial marcado por cambios rápidos e impredecibles, la planificación de plantillas enfrenta desafíos sin precedentes. Según la Oficina de Gestión de Personal de EE. UU., la planificación basada en competencias se está convirtiendo en una necesidad crítica para abordar la obsolescencia acelerada de las descripciones de puestos, con más del 30% de las organizaciones proyectando cambios significativos en sus necesidades de habilidades en los próximos años​. Este contexto exige un replanteamiento radical de la planificación de plantilla, pasando de un enfoque centrado en roles a uno basado en competencias. Pero comencemos por lo básico: ¿cómo se realiza la planificación de plantillas?

El enfoque tradicional de la planificación de plantillas consiste en identificar la brecha entre la fuerza laboral que la organización necesita en el futuro, según su estrategia, y su plantilla actual. Para ello se definen una serie de roles y se analiza la brecha existente entre dichos roles en la plantilla necesaria a futuro, y los existentes en la plantilla actual. En función de este análisis se constituye y ejecuta un plan de acción: se contratan nuevas personas y/o desarrollan a empleados actuales de la compañía, y/o se prescinde de otras personas cuyos roles no se necesitarán más y no es posible reconvertir hacia los roles deseados.

Fuente: Delivering strategic workforce planning: Experian. Mercer.

Sin embargo, este modelo tiene limitaciones significativas en el entorno actual, donde las descripciones de puestos o roles se quedan obsoletas casi al mismo tiempo de hacerlas públicas y las personas a las que contratamos se encuentran, muy a menudo y en muy poco tiempo, realizando tareas diferentes de las que se les indicó en la oferta de empleo.

¿Estamos ante la muerte de las descripciones de puestos?

A juzgar por el dato que nos aportaba en la introducción la Oficina de Gestión de Personal de EE.UU. y lo que se observa en los diferentes foros de profesionales de RRHH en los últimos dos años, así lo parece. Aunque el enfoque tradicional ha sido la norma durante décadas, la rapidez con la que evolucionan las competencias hoy en día requiere un replanteamiento. Aquí es donde entra en juego el enfoque basado en competencias (skills en inglés), centrado en las habilidades y capacidades que los empleados necesitan para cumplir con los objetivos organizacionales, independientemente de sus títulos universitarios, historial profesional o posiciones formales, o incluso más allá de las tareas concretas que deben realizar.

Este cambio de enfoque es crucial en un mundo donde la flexibilidad y la capacidad de respuesta son esenciales para el éxito organizacional. Las competencias permiten crear equipos multifuncionales y adaptativos, capaces de responder a una variedad de desafíos sin estar restringidos por descripciones de puestos rígidas.

Llevamos años hablando de la “gestión por competencias” en el mundo del talento: evaluar competencias como el trabajo en equipo o el liderazgo de cara a seleccionar o desarrollar a nuestra plantilla. Lo que se propone ahora es un paso más, muy natural: usar estas competencias como base de la planificación de plantilla. En este caso, el esquema sería muy similar al tradicional, pero cambiando la “unidad de medida”.

De los roles a las competencias. ¿Cómo se puede utilizar la IA para hacer este proceso más eficiente?

Comenzaremos por evaluar las competencias que vamos a necesitar a futuro, así como las competencias (personales y técnicas) que tiene hoy en día nuestra plantilla. En base el análisis de esta brecha, tomaremos decisiones de contratación y formación. Si introducimos el factor IA el proceso evolucionaría a:

1. Análisis de competencias existentes: la IA puede analizar grandes volúmenes de datos históricos, evaluaciones de desempeño y resultados de formación para identificar patrones y mapear competencias a nivel individual y colectivo.

2. Identificación de brechas de competencias: la IA puede identificar brechas de competencias y predecir cómo estas podrían afectar el desempeño futuro, incluso a ayudarnos a crear escenarios de simulación.

3. Creación de un modelo de planificación de plantillas basado en competencias: la IA puede optimizar la asignación de talento, asignando empleados a proyectos o equipos basándose en sus competencias, en lugar de su rol actual. Este enfoque no solo asegura que las habilidades adecuadas se utilicen para cada tarea, sino que también promueve un uso más eficiente del talento dentro de la organización​

4. Monitoreo y ajuste continuo: la IA facilita este proceso mediante la creación de dashboards interactivos que proporcionan una visión en tiempo real del estado de las competencias en la organización.

Conclusión

La “unidad de medida” de la plantilla ya no es en puestos o personas, sino en competencias. El uso de la IA para crear un modelo de planificación de plantilla basado en competencias ya no es solo una recomendación o un nice to have, sino, probablemente, la única forma viable de convertirlo en realidad a gran escala. No obstante, no podemos perder de vista los desafíos éticos que pueden derivarse de este uso. ¿Estás preparado para el cambio?

Referencias

• Mercer. (n.d.). Delivering strategic workforce planning: Experian. Mercer. https://www.mercer.com/content/dam/mercer/attachments/global/webcasts/140213_WB_%20Mercer_delivering_strategic_workforce_planning_Experian.pdf
• U.S. Office of Personnel Management. (2023). Workforce Planning Guide. Recuperado de https://www.opm.gov/policy-data-oversight/human-capital-framework/reference-materials/talent-management/workforce-planning-guide.pdf