La nitidez de los distintos procesos en los que se declinan los proyectos determina buena parte del éxito de los mismos. Por ello, pasar de la teoría a la práctica de la gestión de proyectos exige de una metodología que clarifique los roles, los objetivos, las responsabilidades y los tiempos, entre otras variables implicadas en su desarrollo y consecución. Las opciones son diversas y se pueden utilizar de manera individual o como herramientas interrelacionadas: la matriz RACI, el diagrama de GANTT y el diagrama de PERT son tres de las alternativas más conocidas con semejanzas y diferencias que es necesario conocer para maximizar su eficiencia.
Gestionar proyectos es básicamente coordinar tareas, tiempos de ejecución, personas implicadas y procesos que interrelacionan estas tres esferas. Requiere de competencias como la capacidad de organización, la visión de conjunto, el pensamiento analítico y las habilidades de comunicación, así como manejar herramientas que permitan visualizar y clarificar la visión del proyecto en su conjunto y cómo se declina en el tiempo, en responsabilidades y en procedimientos. Ahora bien, ¿cuál elegir? ¿En qué se diferencian? ¿Cuándo y para qué utilizarlas? ¿Cómo ayudan a gestionar procesos de RR.HH.? En esta primera entrega analizamos el qué, el cómo y el para qué de la matriz RACI.
La matriz RACI
La matriz RACI, o matriz de asignación de responsabilidades, hace referencia a un acrónimo anglosajón que incluye cuatro roles:
- Responsable (responsable): persona o personas responsables de realizar la(s) tarea(s).
- Accountable (autoridad o aprobador): persona que supervisa la realización de la(s) tarea(s) realizadas por el o los responsables y que se asegura de que se ejecutan correctamente en tiempo y forma.
- Consulted (consultado): persona o personas que proporcionan apoyo adicional para contribuir a la finalización de la tarea, aportando eficiencia y referencias para la toma de decisiones.
- Informed (informado): persona o personas que debe ser informada a lo largo del proceso sobre la evolución y el desarrollo de las tareas que forman parte del proyecto.
Todos los roles pueden ser realizados por varias personas salvo el de accountable, autoridad o aprobador, que necesariamente ha de recaer en una única persona.
Ocasionalmente se puede añadir dos nuevos roles a la matriz:
- Support (apoyo): persona o personas asignadas al encargado (R) para la consecución de la tarea. A diferencia del consultado (C), el rol de apoyo (S) trabaja en la tarea.
- Verify (verificador): persona que verifica la adecuación del producto a los requisitos establecidos en el origen del proyecto.
Características básicas:
- define claramente roles y responsabilidades, relacionando actividades con recursos, ya sean materiales o inmateriales y personas o equipos de trabajo;
- facilita la comunicación entre los miembros del proyecto ya que permite que cada implicado comprenda su posición, su aportación y su nivel de reporte dentro del proyecto;
- agiliza la eficiencia y la productividad al evitar el ruido de la falta de claridad en el quién es quién y para qué en el proyecto.
Es útil para:
- procesos largos donde se ha de agilizar la toma de decisiones;
- proyectos grandes y complejos que involucran a múltiples departamentos o partes interesadas;
- conflictos sobre la propiedad de la tarea o la toma de decisiones;
- situaciones donde la distribución desigual de la carga de trabajo del proyecto es una preocupación;
- momentos en los que la rotación es alta y hay que incorporar nuevos miembros a roles específicos;
- cuando el proceso de toma de decisiones se divide entre las tareas, ya que puede haber escenarios en los que el informado de una tarea o logro sea el responsable o el consultado de otra.
No es adecuado para:
- no hay necesidades de comunicación estructurada en el equipo;
- las personas conocen bien sus responsabilidades en cuanto a tiempos, reportes y calidad;
- proyectos pequeños en los que puede suponer una pérdida de tiempo;
- el equipo del proyecto utiliza una metodología ágil.
Ventajas que aporta:
- Claridad, ya que deja poco espacio para la interpretación al definir con precisión quién es responsable de qué tareas y decisiones.
- Responsabilidad, al facilitar que se asuman los deberes coprrespondientes a cada tarea y, consecuentemente, la rendición de cuentas.
- Comunicación, ya que al identificar tareas y responsables hace más fácil guiar los procesos e consulta e información.
- Toma de decisiones, pues clarifica los procesos a las personas responsables de decidir sobre ellos.
- Eficiencia, ya que ayuda a asignar recursos, evitando duplicidades y pasos innecesarios.
- Coordinación, porque la claridad de responsabilidades fortalece la cadena interna de cliente-proveedor.
Desventajas:
- Crear la matriz requiere tiempo y una vez terminada no es flexible, no permite introducir cambios sustanciales, especialmente si ya se han establecido roles y responsabilidades (por ejemplo, asignar otras nuevas).
- Tiene alcance limitado, ya que solo puede centrarse en aspectos específicos y detalles de un proyecto pero no todo el alcance del mismo.
- Es complejo y puede impedir mapear todas las dependencias y los riesgos potenciales, con el riesgo de una simplificación excesiva del gráfico.
- Puede volverse excesivamente complejo si descendemos demasiado en cada tarea y en cada rol.
- No se adapta a las necesidades del proyecto en tiempo real.
Cómo crear una matriz RACI
- Enumerar las tareas y los entregables del proyecto por fases del mismo o en formato listado, y planificar los tiempos de su ejecución antes de asignar responsabilidades. Es importante priorizar tareas, hitos y decisiones específicas del proyecto en lugar de tareas genéricas o administrativas, como reuniones de equipo o informes de estado.
- Identificar a los miembros del equipo y los roles del proyecto, incluyendo a cualquier persona que aunque no trabaje directamente en él pueda ser requerido para consultar, administrar o tomar decisiones. Para una mejor identificación es recomendable utilizar el nombre del rol que el de pila de la persona.
- Asignar responsabilidades RACI a cada tarea teniendo en cuenta que solo debe haber un aprobador y una persona responsable por tarea, y que no siempre es necesario contar con consultados o informados.
- Compartir el documento con todos los implicados, solucionando dudas para que sea la guía de proyecto que pretende ser.
Ejemplo de Matriz RACI para un proyecto de reclutamiento y selección
Fuente: Hubspot.
Fuentes utilizadas:
