Que la empresa permita trabajar a distancia no significa necesariamente que el empleado pueda hacerlo desde cualquier sitio. Un informe de Worklife explica los problemas que puede causarle a RRHH el desconocimiento del paradero de sus teletrabajadores, sobre todo en materia fiscal y con las nóminas. Se impone una política de máxima claridad al respecto, diferenciando entre trabajador en remoto y nómada digital.
No hay vuelta atrás. El teletrabajo está cambiando la estructura de las organizaciones. Para bien y para mal, como en todo proceso evolutivo. La clave está en limar los inconvenientes, pero para ello primero hay que reconocerlos y analizarlos a fondo.
Un informe de Cloey Callahan para Worklife analiza uno muy concreto: los empleados de empresas con políticas de trabajo a distancia “no parecen querer decirles dónde están”. Y la tendencia, añade, “se está convirtiendo en un problema importante”.
El 59% de los directivos cree que la gestión de los empleados que teletrabajan en el extranjero provoca un aumento del estrés y del agotamiento en el departamento de RRHH.
Los departamentos de RRHH han luchado con este problema recurrente este último año, pero ahora están apelando a los trabajadores de forma más específica en este sentido para evitar problemas con las nóminas y sanciones por cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Pero los empleados no se muestran muy dispuestos a colaborar. Uno de cada cinco empleados de todo el mundo engañó a sus empresas sobre su trabajo en el extranjero en los últimos 12 meses, según el estudio “Work from Anywhere de SAP Concur”. El Reino Unido fue el país con empleados menos honesto en este sentido, con más de uno de cada tres mintiendo a sus empresas.
Y la vuelta al presencialismo no es una opción. Tras encuestar a 16.000 empleados en 16 países, un informe elaborado por EY ha revelado que:
- Nueve de cada 10 empleados quieren flexibilidad en cuanto a dónde o cuándo trabajan.
- Los empleados esperan trabajar dos o tres días a distancia.
- Más de la mitad (54%) son propensos a renunciar si no se les ofrece la flexibilidad que desean, con los Millennials casi el doble de probabilidades de renunciar que los Baby Boomers.
FUENTE: EY.
«La posibilidad de trabajar desde un ordenador portátil o un teléfono móvil, sin estar atado a un escritorio, crea un entorno en el que la gente siente que puede ser más móvil, pero hay algunos riesgos inherentes», dice Rob Harrison, director general de SAP Intelligent Spend Solutions, que añade que no está seguro de que “las organizaciones comprendan o articulen claramente esos riesgos. La gente está tomando medidas proactivas para disimular desde dónde están trabajando».
La encuesta de SAP Concur realizada a 835 responsables de RRHH, 835 responsables de finanzas y 1.670 empleados reveló que el 69% de los responsables de RRHH creen que tendrían que realizar cambios significativos en los procesos de la organización para hacer viable el trabajo desde cualquier lugar. En la actualidad, el 59% de los directivos está de acuerdo en que la gestión de los empleados que teletrabajan en el extranjero provoca un aumento del estrés y del agotamiento en el departamento de RRHH.
«Nuestra CEO reiteró que somos una empresa que trabaja a distancia, no desde cualquier lugar. Te han contratado para trabajar desde una jurisdicción determinada: no eres un nómada digital». Richa Gupta, CHRO de G-P.
Por eso es importante conocer bien los detalles, sobre todo porque el 18% de todos los empleados encuestados ha trabajado en el extranjero en los últimos 12 meses sin comunicárselo a su empresa. «Los datos confirman que no se trata sólo del sector financiero«, afirma Harrison. «Históricamente, nos habríamos llamado por teléfono fijo y sabrías dónde estoy. Ahora, a menos que me digas dónde estás, no tengo ni idea».
El informe de Worklife cita a Rick Hammell, fundador y presidente ejecutivo de la solución de gestión flexible de personal Atlas, que cuenta con casi 20 años de experiencia en RRHH y gestión de empleados: «Las empresas están implantando ahora cosas como un software de seguimiento de IP que te dice si una persona se ha conectado en España en vez de Reino Unido o Canadá en vez de Estados Unidos”. Es importante, dice, porque, aunque los empresarios quieran dar esa flexibilidad, la localización “crea matices y un posible hecho imponible».
«La gente puede irse a vivir a otro país, pero desde el punto de vista fiscal sigue pagando los impuestos de su país de origen. Esto mete en líos al empresario”. Rick Hammell, fundador y presidente ejecutivo de la solución de gestión flexible de personal Atlas.
Depender de procesos manuales puede crear fricciones y disminuir la productividad de todos los implicados. Pero es importante hacerlo bien, tanto si se hace manualmente como con ayuda de la tecnología, porque hay que abordar cuestiones de cumplimiento serias, como la fiscalidad y la inmigración, que son potencialmente importantes.
«La gente puede irse a vivir a otro país, pero desde el punto de vista fiscal sigue pagando los impuestos de su país de origen», explica Hammell. «Esto crea líos para el empresario. El empleador ahora tiene gente sobre el terreno en diferentes países, posiblemente creando ingresos, y se convierte en un riesgo».
Los empresarios tienen que ser claros con sus políticas de trabajo a distancia, asegurarse de que no hay malas interpretaciones y de que se cumplen para evitar problemas con las nóminas y los impuestos. «Hay que empezar con expectativas y políticas más claras«, afirma Harrison. «No se trata de control. Se trata de atención. Hay que crear un entorno en el que la gente se sienta segura para compartir dónde trabaja.»
G-P ha hecho pública una clara declaración de principios sobre lo que significa ser una empresa remote first y qué problemas pueden surgir si no se sigue. La compañía tiene un principio rector según el cual los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar 20 días al año, pero más allá de eso puede suponer problemas en materia fiscal. Sin embargo, sus políticas se basan en gran medida en la confianza y la empresa no hace un seguimiento de sus empleados. «El trabajo a distancia se basa en la confianza. El elemento de confianza va en ambos sentidos. Es exponer la política, pero también confiar en que tus empleados harán lo correcto», dice Gupta.
