Por Olivia Borquez, mentora fundadora de HR4HR.- La auditoría de recursos humanos se define como un proceso formal, sistemático y objetivo que evalúa la eficacia y eficiencia de las políticas y prácticas de gestión de recursos humanos dentro de una organización. Es una herramienta valiosa para asegurar que la gestión de los recursos humanos esté alineada con los objetivos del negocio, sea efectiva, eficiente y cumpla con los estándares legales y normativos.
Contar con los resultados de una auditoría de RR.HH. aporta información clave indispensable para poder tomar decisiones estratégicas de forma inteligente y efectiva.
En una auditoría de recursos humanos se consideran diferentes focos de evaluación y análisis:
- Gestión del talento: Se examina cómo se gestiona el ciclo de vida del empleado, desde la contratación y la incorporación hasta el desarrollo profesional, la compensación y la salida de la empresa.
- Eficiencia de RR.HH.: Se evalúa si los procesos de recursos humanos son eficientes y están alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
- Cumplimiento legal y normativo: Se verifica que la empresa cumpla con las leyes laborales y demás regulaciones aplicables, así como el seguimiento de la normativa interna de la empresa.
- Riesgos y áreas de mejora: Se identifican ineficiencias, errores y riesgos en la gestión de RR.HH. que podrían estar afectando la productividad, el clima laboral o el cumplimiento legal.
- Soluciones y plan de acción: Una vez identificadas las áreas de mejora y riesgos, se proponen recomendaciones y acciones correctivas para optimizar la gestión de recursos humanos.
- Información para la toma de decisiones: Proporciona información objetiva y datos relevantes para que la dirección de la empresa tome decisiones informadas sobre la gestión de su capital humano.
Pasos en una auditoría de Recursos Humanos
Antes de iniciar un proceso de auditoria es importante visualizar los pasos necesarios para obtener un buen resultado.
- Decidir quién realizará la auditoría y si se realizará interna o externamente.
- Definir el tipo de auditoría que se quiere llevar a cabo.
- Definir los objetivos, alcance y metodología de la auditoría.
- Recopilar la información. Recoger datos a través múltiples instrumentos.
- Analizar y evaluar la información recopilada para identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y riesgos.
- Generar un informe detallado con los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
- Elaborar un plan de acción parar implementar las recomendaciones y realizar un seguimiento para asegurar que se hayan efectuado las mejoras necesarias.
Cuándo realizar una auditoría de Recursos Humanos
Es recomendable realizar una auditoría de forma periódica, al menos una vez al año y también frente a ciertos momentos clave en los que cobra vital importancia conocer la situación de la gestión de RRHH.:
- Como parte del programa de auditoria anual de la compañía.
- Antes de una fusión, adquisición o venta de la empresa.
- Frente a grandes cambios de liderazgo o estructura en la empresa.
- Previamente a la obtención de ciertas certificaciones.
- Frente a problemas específicos en diferentes contextos, en función de las necesidades y la situación de la empresa.
Quién realiza la auditoría de Recursos Humanos
La auditoría de Recursos Humanos la pueden llevar a cabo diferentes personas o entidades, que pertenezcan o no a la empresa, en función del contexto y los objetivos a lograr.
- Departamento de Recursos Humanos interno de una empresa.
- Departamentos de Recursos Humanos entre empresas de una corporación.
- Consultorías externas especializadas en auditorias.
- Abogados laborales.
- Entidades gubernamentales.
Beneficios de la auditoría de Recursos Humanos
Los beneficios de la auditoria para RR.HH. y la empresa en general son muchos. Los principales son:
- Pone en valor la contribución de RR.HH. al éxito de la empresa al mostrar cómo las prácticas y estrategias de recursos humanos impactan la productividad y la satisfacción del empleado.
- Permite mejorar los resultados del equipo de RR.HH. y favorece el desarrollo profesional de sus miembros.
- Reduce la exposición y protege a la organización de sanciones y litigios al identificar posibles áreas de riesgo legal y normativo.
- Contribuye a la reducción de costos y/o al mejor uso de los recursos al mejorar los estándares y procesos de RR.HH.
- La identificación de los riesgos y los puntos débiles permite una mejora de procesos.
- Promueve la disposición al cambio y estimula a la organización a hacer los ajustes que mitiguen los problemas relacionados con sus empleados.
Riesgos de la auditoria de Recursos Humanos
Hay algunos riesgos que es necesario conocer y afrontar para asegurar el éxito de la auditoría:
- Se trata de un proceso intenso que requiere invertir tiempo y esfuerzo.
- Es necesario que exista una comunicación fluida entre las diferentes instancias
- Enfrentar la resistencia al cambio y el temor a la evaluación que puede aparecer en los personas y áreas implicadas.
- Falta de recursos humanos y financieros para implementar los cambios necesarios.
Herramientas para una auditoría de Recursos Humanos
Existen diversas herramientas que se pueden utilizar para recopilar, analizar y evaluar la información. Las más comunes son:
- Listas de verificación (Checklists): Son listas detalladas de ítems y preguntas específicas que deben ser completados durante la auditoría para asegurar que todos los aspectos relevantes sean evaluados y que nada importante quede omitido.
- Cuestionarios y encuestas: Son herramientas para recopilar datos y opiniones de los empleados y sobre diversos aspectos de la gestión de recursos humanos, tales como la satisfacción laboral, el clima organizacional, la efectividad de la formación, entre otros.
- Entrevistas: Son reuniones con empleados y otros implicados claves para obtener información y/o profundizar en temas específicos detectados en otras fases de la auditoría.
- Análisis de documentos: Revisión exhaustiva de documentos, como políticas de recursos humanos, manuales de empleados, contratos, registros de formación, evaluaciones de desempeño, etc.
- Sistemas de gestión de Recursos Humanos (HRIS): El uso de los sistemas de información que integran y gestionan datos de recursos humanos facilitan la recopilación, el análisis y la generación de informes.
- Análisis de datos: Tecnología para analizar grandes volúmenes de datos. Permiten identificar patrones, tendencias y anomalías que pueden indicar problemas o áreas de mejora.
- Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs): Métricas específicas utilizadas para medir el rendimiento de los procesos de recursos humanos. Proporcionan información valiosa del estado de la situación.
- Benchmarking: Comparación de las prácticas de recursos humanos de la empresa con las de otras de su mismo sector. Permite conocer las mejores prácticas y determinar la posición relativa de la organización.
- Resultados de auditorías internas anteriores: Las evaluaciones realizadas por el equipo interno de auditoría aportan una perspectiva interna y continua sobre la conformidad y eficiencia de los procesos de recursos humanos.
- Resultados de auditorías externas anteriores: Las evaluaciones realizadas por consultores o firmas externas especializadas ofrecen una visión objetiva externa, así como la validación de prácticas y el cumplimiento normativo.
-
Software de análisis y reporte: Herramientas digitales para la creación de informes y análisis detallados que faciliten la interpretación de los hallazgos y la toma de decisiones.
Errores más comunes en auditoría interna
Incluso cuando se tiene gran experiencia se pueden cometer errores que impacten la calidad del proceso de auditoría. Entre los más comunes:
- Falta de planificación adecuada: No contar con un plan de auditoría bien definido puede llevar a la desorganización y a la pérdida de tiempo y recursos.
- Enfoque insuficiente en los riesgos clave: Al centrarse en aspectos operativos o de bajo impacto se puede dejar de abordar riesgos estratégicos y críticos.
- Falta de independencia y objetividad: Las relaciones personales o presiones internas pueden afectar la imparcialidad del auditor.
- Comunicación ineficaz: No asegurarse de que las partes interesadas comprendan el valor que puede aportar la auditoria y la conveniencia de las recomendaciones.
- Insuficiente uso de tecnología y análisis de datos: No contar con herramientas tecnológicas para analizar grandes volúmenes de datos, lo que puede llevar a conclusiones incompletas.
- Falta de preparación del auditor: No ser un experto en recursos humanos. No comprender la complejidad de la función y de la empresa.
- Falta de seguimiento de las recomendaciones: No establecer un proceso formal de seguimiento de recomendaciones, con plazos y responsables definidos.
