La comunicación de la compensación total es mucho más que hacer entender la nómina. Más bien es una herramienta crítica en la relación del empleado con la empresa ya que traslada no sólo los términos de su acuerdo, sino que también da el mensaje de transparencia, rigor y confianza con la que se ejecuta por parte de la empresa. Por eso ha de ser clara en su lenguaje, detallada en su contenido y, por supuesto, precisa en los cálculos.
Ahora que se viene la directiva europea de transparencia retributiva, disponer de un modelo de comunicación de la nómina es tener avanzado un paso importante en lo que a la explicabilidad de la política de compensación se refiere. La Academy to Innovate HR (AIHR) proporciona una interesante plantilla descargable en Excel y personalizable que recopila toda la información a incluir, desde los conceptos salariales explicados cuantitativa y cualitativamente hasta su tratamiento fiscal, sus retenciones y su relación con el rendimiento del empleado.
Estructura de la plantilla
- Información básica del empleado, con su nombre, posición dentro de la organización y el periodo de referencia claramente destacado, siempre alineado con los ciclos de nómina.
- Compensación directa, organizada por categorías e incluyendo los totales y las proyecciones en un horizonte temporal claro, para ayudar a los empleados a entender el escenario global de sus emolumentos: el salario base, los bonos, las, comisiones u otros incentivos basados en el rendimiento y el pago de horas extras si aplica.
- Compensación flexible, visualizable con elementos visuales y gráficos que evidencien claramente la aportación de la empresa: por ejemplo, primas de seguro médico, de vida, programas de bienestar y de asistencia al empleado, vales de comida, guardería, ayudas al transporte o vehículo de empresa, programas de bienestar o de asistencia al empleado, etc.
- Tiempo libre remunerado, desglosado y correlacionado con su valor monetario: Por ejemplo, los días de vacaciones, las licencias por enfermedad, los permisos legalmente contemplados para asuntos personales (nacimientos, matrimonios, adopción de hijos, asistencia a médicos, defunciones…), días de voluntariado corporativo, etc.
- Beneficios de jubilación, proyectando la contribución del trabajador en los ahorros potenciales del empleado en uno, cinco o diez años vista. Por ejemplo, los planes de pensiones, el seguro de jubilación y los cronogramas de cada uno de ellos que detallen la adquisición progresiva de derechos.
- Otros beneficios que no queden en el olvido dentro de la propuesta de valor al empleado o que desconozcan los empleados. En este último caso, es buena idea incluir enlaces para obtener más información y generar nuevas adhesiones. Por ejemplo, productos del club de empleado relacionados con su salud física y psicológica (gimnasios dentro y fuera de la empresa, atención psicológica, deportes al aire libre, programas para niños en vacaciones, ayudas para cuidados de dependientes, etc.), reembolsos de desarrollo profesional, plazas de aparcamiento gratuitas, etc.
- Otros beneficios monetarios, bien diferenciados e incluyendo de manera destacada los criterios de elegibilidad. Por ejemplo, el devengo de dividendos por acciones y las opciones sobre acciones, entre otros.
- Impuestos y contribuciones pagados por el empleador, destacados para clarificar el peso de las aportaciones al sistema nacional del empleado y de su empleador. Por ejemplo, cotizaciones a la Seguridad Social, impuestos, MEI, etc.
- Oportunidades de desarrollo profesional que muestren los ahorros potenciales comparando el coste de la capacitación externa con la cantidad cubierta por la organización. Por ejemplo, programas de formación interna, acceso a plataformas de aprendizaje en línea y programas de reembolso de matrícula.
- Beneficios del trabajo flexible, haciendo una estimación económica de los ahorros para el trabajador (en tiempos y costes de desplazamiento). Por ejemplo, las aportaciones para cubrir gastos en el domicilio del trabajador, el valor de los espacios de coworking, etc.
- Reconocimiento y recompensas, haciendo de ellas un altavoz de la satisfacción de la organización con el rendimiento del trabajador. Para ello, es importante especificar su valor monetario o los beneficios financieros que reportan. Por ejemplo, tarjetas regalo, bonificaciones puntuales, bonos, etc.
10 acciones necesarias para que la comunicación salarial cumpla su fin
- Escribir con un lenguaje simple y claro, entendible por un público amplio y sin jerga que sólo entienda RR.HH., teniendo en cuenta la diversidad de la demografía de empleados.
- Personalizar, porque cada empleado es único y el retorno económico de su relación con la empresa también. Importante tener en cuenta las diferencias generacionales a la hora de enfatizar las explicaciones.
- Explicar claramente el porqué de cada componente del paquete de compensación, incluyendo puntos de referencia de mercado, métricas de rendimiento, etc., que aporten transparencia sobre la equidad interna y externa de la retribución del empleado.
- Utilizar recursos visuales como cuadros, gráficos o infografías para representar los datos visualmente; por ejemplo, un gráfico circular para ilustrar la proporción de compensación directa e indirecta o un gráfico de barras para mostrar los cambios interanuales.
- Destacar las ventajas fiscales de los beneficios flexibles e incluir ejemplos o escenarios para demostrar su valor de mercado.
- Educar a los empleados con una sección de preguntas frecuentes que explique cada concepto de la nómina y otros frecuentes en las operativa salarial como términos como ‘adjudicación’, ‘capital’, ‘contribuciones equivalentes’ y ‘beneficios antes de impuestos’, incluyendo enlaces o recursos para más información.
- Mantener actualizados anualmente los estados de compensación total para reflejar la información más actualizada y hacerlo también cada vez que haya cambios significativos, como promociones, cambios de roles o ajustes en los planes de beneficios.
- Hacerlo accesible, entregando los estados de cuenta en formato digital e impreso para adaptarse a las preferencias de los empleados, y utilizando las intranets y los portales de autoservicio para empleados para facilitar el acceso, el histórico y las actualizaciones, así como proporcionar un canal de consulta rápida (incluyendo los agentes de IA).
- Garantizar la exactitud de los datos, verificando las cifras y detalles las veces que haga falta para evitar errores que perjudiquen la credibilidad y la confianza. Incluir una llamada a la acción que aliente a los empleados a ser proactivo en la progresión de su compensación, bien vía desarrollo o bien eligiendo nuevos beneficios. La agilidad en la respuesta por parte de RR.HH. será clave para canalizar sus inquietudes.
- Recabar el feedback de los empleados y analizarlo regularmente para ajustar el formato, las explicaciones y todo aquello que mejore el entendimiento de la política retributiva y del lugar que ocupa en ella el empleado.
Y sobre todo, evidenciar el valor total de la compensación y no solo el salario, y contextualizarlo en la propuesta de valor al empleado.
