Retos añadidos a una situación de trabajo excepcional

¿Qué razones te motivan para valorar un cambio de empleo?  Esta es la pregunta que cada día cientos de expertos en selección de personal, en especial del sector de IT, hacen a los candidatos buscando atraer el mejor talento a sus compañías. Esto se había convertido en toda una carrera de obstáculos y uno de los motivos para el cambio más repetido por todos era: “teletrabajo y horario flexible”. Pues bien, ya está pasando. Y está pasando sin previo aviso, precipitado por una razón que nunca hubiéramos imaginado y además para todos, o al menos para casi todos los que trabajamos en el sector IT.

No fue una decisión que las compañías pudieran tomar de forma madurada y motivada tras un minucioso estudio de viabilidad y siguiendo un plan por fases. Aunque en muchas empresas del sector ya se habían empezado a implantar políticas de teletrabajo más amplias, en marzo de 2020, de pronto, los tiempos para la implantación de estas políticas se vieron reducidos a 2 días o, como mucho, a una semana desde que empezamos a ver que la situación se complicaba. Estas medias se tuvieron que poner en marcha de forma casi improvisada para poder afrontar una situación excepcional.

En algunos casos, como el nuestro, las infraestructuras tecnológicas existentes nos permitían comenzar a trabajar a distancia casi de un día para otro, teníamos implantadas herramientas colaborativas que se habían convertido ya en algo cotidiano y la transformación digital formaba parte de nuestro ADN, así que lo tuvimos fácil. Pero para la pequeña y mediana empresa, los autónomos e incluso algunos de nuestros clientes de grandes cuentas, supuso un esfuerzo tecnológico y organizacional muy importante en tiempo récord.

 

Nuestro deber, y el de todos, era proteger y protegernos, en la medida de nuestras posibilidades, del avance del contagio y colaborar en el control de la situación de emergencia sanitaria. Esas posibilidades pasaban por favorecer de forma generalizada el teletrabajo, y ese fue nuestro granito de arena. Y lo hicimos sin poder pensar demasiado en cómo gestionarlo…

 

Convertir el trabajo presencial en uno virtual al 100% en organizaciones donde los empleados con teletrabajo, hasta marzo, suponían una media de sólo un 10% de la plantilla y hacerlo en unas circunstancias tan extraordinarias, ha conllevado no pocos retos y riesgos añadidos a lo que ya supone implantar el teletrabajo de por sí, tanto para los trabajadores, como para los managers y los departamentos de RRHH. Lo más importante son los empleados y confiar en poder mantener el nivel de servicio y, a ser posible, de negocio, así como el nivel de empleo de nuestras plantillas… todo lo demás, se iría poco a poco improvisando.

 

Retos añadidos a esta situación excepcional 

 

Para los líderes
  • La labor del día a día de los CEO’s, los managers y jefes de proyecto se mantiene. Las reuniones con los clientes siguen, los análisis de los costes, la búsqueda de oportunidades estratégicas, las reuniones de seguimiento… y además, ahora la situación exige un plus de calidad, cantidad y transparencia en la comunicación con el equipo.
  • Adaptarse al teletrabajo no será tan fácil en algunos los casos y quizás la productividad se vea afectada. Los líderes deberán esforzarse aún más en comunicar de manera muy clara que tareas le corresponden a cada miembro del equipo y los tiempos límite que tiene para realizarlas, así como supervisar con frecuencia a su personal.
  • En otros casos quizás la productividad de algunos empleados se vea incrementada y/o el volumen de trabajo disminuya por la situación. Los líderes deberán estar atentos y deberán favorecer opciones que incentiven a estos casos particulares a dedicar ese rendimiento extra a proyectos de innovación, a proponer mejoras o a formarse ellos mismos o formar a otros.
  • Se impone la necesidad de equilibrar la gestión con grandes dotes de empatía, reconociendo la incertidumbre de la situación. Hay que ser conscientes de que no se pueden controlar todas las circunstancias y se ha de entender y minimizar el efecto de que algunas personas, por razones personales y/o familiares, no puedan trabajar al mismo ritmo que lo hacían de forma presencial. Hay que reconocer los esfuerzos que muchos de ellos sin duda están realizado quizás en unas circunstancias dolorosas en lo personal.
  • Ahora más que nunca se necesitan líderes que le den la vuelta al pensamiento de si puede confiar o no en que sus empleados mantengan su nivel de productividad, y analizar si ellos serán capaces de dar a sus equipos los recursos, las indicaciones, la confianza y el apoyo necesario para que den lo mejor de sí, incentivando la corresponsabilidad de todos.
  • La situación reclama, hoy más que nunca, hacer una gestión cercana a sus empleados, a sus situaciones personales y familiares, a ser flexibles y adaptarnos a estas nuevas realidades, pero, al mismo tiempo, lograr mantener la motivación y la productividad de estos.

 

Para los trabajadores
  • Una situación de teletrabajo comprometida implica siempre hacer un esfuerzo de responsabilidad y de gestión adecuada del tiempo. Será clave no caer en las distracciones que, debido la libertad de estar en casa sin una supervisión física, se nos puedan presentar y que nos empujarán a no cumplir con nuestras tareas en tiempo y calidad. Es de vital importancia también, evitar el estrés que a veces el teletrabajo puede generar en algunos de nosotros por la dificultad para fijar un horario y desconectar de los asuntos laborales.
  • La situación actual complica aún más esta gestión eficaz de nuestro tiempo. Ahora debemos hacer un esfuerzo extra para lograr equilibrar, de la mejor manera posible, el tiempo que debemos dedicar a nuestro trabajo y el que tenemos que dedicar a nuestras familias. Especialmente a los que tenemos niños en edad escolar, ahora nos toca ser padres/madres, trabajadores y maestros en muchos casos. Todo esto se complica aún más si le unimos que uno mismo, o alguien de la familia, pueda enfermar. Sentir que no estamos dando el 100% en cada faceta de nuestra vida, puede generar sentimientos de frustración difíciles de gestionar.
  • Debemos, además, encontrar la manera de separar los espacios físicos de convivencia familiar del que utilicemos para desarrollar nuestro trabajo, y garantizar, en la medida de lo posible, que sea un espacio que cumpla con unas condiciones mínimas de comodidad, algo que en estas circunstancias puede ser muy complicado de lograr para muchas personas.
  • A todo lo anterior se le une la gestión nuestras emociones. Hay que ser capaz de controlar la ansiedad que esta situación (y sobre todo la incertidumbre) nos genera a todos.
  • Otro punto importante, es que debemos ser conscientes de que esta crisis sanitaria ya es también una crisis económica. Los que tenemos la oportunidad de seguir trabajando, debemos esforzarnos por seguir generando negocio y mantener activa, dentro de las posibilidades, nuestra economía, ayudando así a equilibrar los miles de empleos y negocios que se van a perder por el camino. Se nos exige anteponer la responsabilidad social común a nuestro bienestar individual.
Para los Departamentos de RR.HH.

A los Departamentos de RR.HH. nos ha tocado adaptar y garantizar el cumplimiento de todos los procesos laborales a la nueva situación, ya que ahora todo es “a distancia”: las formaciones son a distancia, todas las gestiones necesarias para tramitar nuevas contrataciones son a distancia, (por suerte seguimos contratando), los contratos con firma digital y los equipos informáticos llegan por mensajero, la acogida y sesiones de onbording son por Hangouts u otras herramientas de comunicación online. Ya no podemos estrechar la mano de los nuevos incorporados y presentarles a sus compañeros en persona o enseñarles donde pueden tomar un café, pero debemos conseguir darles la bienvenida de la forma más “personal y humana” posible y facilitarles al máximo la integración en nuestra compañía.

Nos toca adaptar todos los procesos de PRL a las nuevas normativas, establecer protocolos de actuación durante la crisis y diseñar medidas de protección para la posible vuelta a las oficinas (garantizando la seguridad de todos). Eso pasará por poder mantener el teletrabajo en un porcentaje muy amplio de nuestras plantillas para mantener las medidas de distanciamiento social, seguramente durante bastante tiempo.

Pero una vez que hemos garantizado que todo “sigue funcionando”, nuestra responsabilidad se centra en otros aspectos que esta situación hace más necesarios que nunca:

  • Ayudar en lo que esté en nuestra mano a mantener el bienestar psicosocial de nuestros empleados. Atender las necesidades de los compañeros que han sufrido en un grado u otro, de forma directa o indirecta, la enfermedad y/o las consecuencias de la situación sanitaria. Demostrarles con hechos y gestos que estamos ahí.
  • Evitar el posible sentimiento de aislamiento y desvinculación emocional de los trabajadores con la compañía. La tecnología nos permite mantenernos en contacto permanente, pero inevitablemente se han perdido cualidades y sensaciones del contacto social que sólo es posible tener cuando se comparte un espacio físico: las charlas en las comidas, las celebraciones de los cumpleaños, el café de media mañana. Vivimos en sociedad y para nosotros el contacto humano sigue resultando fundamental.
  • Sostener esta capacidad de mantener los vínculos sociales a través de las pantallas no es fácil. La distancia y la falta de contacto personal con compañeros y jefes puede llegar a generar una pérdida de identidad de los empleados con su empresa y una sensación de cierta soledad que puede llevar a una desmotivación.
  • Lograr mantener un buen ambiente laboral cuando todos los empleados de la compañía están teletrabajando, es algo que parce a priori complicado.
  • En definitiva, el reto de RR.HH. es hacer la empresa más humana y cercana que nunca en la situación de mayor distancia física que hemos afrontado. Desde RRHH debemos potenciar y poner en marcha iniciativas que favorezcan esa unión entre compañeros, sesiones de Ask Me Anything, “cafés virtuales”, concursos y retos divertidos que aporten algo de alegría en estas circunstancias complicadas, favorecer y potenciar la realización de reuniones por equipos de forma frecuente, fomentar la formación interna… Mantener el sentido de equipo hoy es más necesario que nunca. Es muy importante fortalecer la cultura de la organización en este momento

Como reflexión final diría que, con todos los retos y riesgos expuestos anteriormente, ¡la prueba está siendo superada! Estamos aprendiendo, un poco “de golpe”, a gestionar y poner en marcha buenas prácticas para que el trabajo a distancia sea eficiente, aun en circunstancias tan extraordinarias. Esto facilitará el camino para que una vez que volvamos a una cierta “normalidad”, las políticas de teletrabajo sean más habituales en aquellas tareas que lo permitan y las empresas se sumen a esta evolución que las tecnologías orientadas a la transformación digital nos facilitan.

Si hemos sido capaces de mantener el nivel de servicio en estas circunstancias tan complejas es porque el modelo de trabajo a distancia funciona. Quizás no hay funcionado para todos igual, quizá ahora no todos lo queremos mantener y estemos deseando volver a las oficinas, pero, en términos generales, se ha demostrado que podemos seguir siendo eficientes. Analizaremos tras estos meses qué se puede mejorar o que nuevas herramientas nos pueden facilitar la gestión y puliremos los detalles, pero la realidad es que, en general, las barreras que muchas empresas veían en su implantación se han derrumbado, al menos parcialmente, y que el teletrabajo ha venido para quedarse y ser una modalidad de trabajo que se hará mucho más cotidiana en nuestras vidas.

Desde aquí, quiero enviar un mensaje de agradecimiento al esfuerzo que todo el país está realizando y a todos los que cada día superan los retos.

Ángela Machado, Responsable de RRHH-IT Recruiting Manager at Devoteam Spain.


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