La gestión de salarios en las empresas puede ser un proceso complejo. Todos los meses hay que medir las horas trabajadas, tanto ordinarias como extraordinarias. Además hay que tener en cuenta las condiciones particulares de cada persona empleada, con sus complementos salariales y los desembolsos que correspondan hacer por la parte correspondiente a gastos de viaje.
Utilizar un software de gestión de nóminas puede ser la mejor solución para afrontar la gestión administrativa de este área tan importante de cualquier negocio, ya que la automatización y digitalización de procesos que permite facilitar un sistema de nómina es clave para simplificar dicha gestión. Entre los principales beneficios destacan:
- Datos detallados de los costes de las horas extra: una de las grandes ventajas de tener un software de gestión de nóminas es que permite automatizar el cálculo de las horas extra trabajadas según el registro horario del personal. Al trabajar con herramientas que comparten un registro único de datos, las nóminas se calculan de manera automática, reduciendo así la posibilidad de error.
- Extracto de los valores deducibles: una nómina está formada por diferentes elementos, entre los que se encuentran el salario bruto, los impuestos, las cotizaciones a la Seguridad Social y otros complementos como los seguros de salud y aportaciones a planes de pensiones. La complejidad para calcular manualmente el salario neto de las personas trabajadoras hace que utilizar un software de gestión de nóminas pueda ser la solución más adecuada.
- Integración con otros softwares: otro de los beneficios claros de utilizar un sistema de nómina es que, al poder integrarlo con otros tipos de herramientas, como software de gestión de RRHH o software de gestión de viajes, podrás facilitar la interoperabilidad de las distintas herramientas y mejorar la colaboración entre departamentos. De este modo, se pueden calcular los datos correspondientes a cada nómina de manera mucho más ágil y automática, eliminando así tareas manuales que reducen la eficiencia y productividad del área de gestión de personas.
- Automatizar los procesos de elaboración de las nóminas: otro de los aspectos clave en los que la digitalización de nóminas puede ayudarte es el proceso de elaboración y envío de las nóminas. Podrás crear los documentos de forma masiva, firmarlos, enviarlos a las personas trabajadoras y recoger los documentos firmados de forma digital. Este proceso se realiza de manera automática, de manera que el personal de tu empresa no tenga que estar ocupado en tareas manuales.
- Mejora sustancial del el funcionamiento del Departamento de Recursos Humanos: sus profesionales no tendrán que dedicar tanto tiempo a realizar cálculos manuales.
¿Es rentable para cualquier tipo de empresa adoptar un software de nóminas?
Estas aplicaciones pueden aportar una gran eficiencia al área de Recursos Humanos, ya que reducen considerablemente las horas que el personal tiene que dedicar a estas tareas. Al poder realizar automáticamente una serie de funciones que llevarían horas y horas por parte de diferentes personas, se produce un claro ahorro de tiempo que puede ser invertido en tareas de mayor valor añadido.
Por otra parte, hay que considerar los múltiples errores derivados de una gestión manual del cálculo de nóminas, y que pueden derivar en mayores complicaciones administrativas. Estos errores pueden ser, por ejemplo, cálculos incorrectos de impuestos, deducciones erróneas y retrasos en los pagos, lo que no solo puede acarrear sanciones legales, sino también pérdida de confianza entre el personal de la empresa.
¿Por qué las empresas deben digitalizar la gestión de nóminas?
En primer lugar, es vital abordar la automatización de procesos para reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas y poder enfocarse así en aspectos estratégicos, de modo que el área de Recursos Humanos pueda potenciar el rendimiento del personal y la retención del talento. Una solución de nóminas, por otra parte, ayuda a asegurar que las personas trabajadoras reciban las adecuadas compensaciones por su trabajo y evitar posibles complicaciones legales.
Otro de los aspectos clave es facilitar el acceso y la transparencia al personal, ya que a través de herramientas digitales se puede poner la nómina a disposición de la persona trabajadora en el Portal del Empleado y facilitar el envío y la firma de los documentos en línea, sin tener que gastar papel. La digitalización del proceso de nómina permite así reducir los costes a largo plazo, ya que se reducen errores y se mejora la eficiencia del departamento de Recursos Humanos, lo que compensa de manera significativa la inversión inicial realizada en el software de gestión de nóminas.