Por Sonia Casimiro Laudo, responsable de marketing y comunicación de Cegid Visualtime.- ¿Crees que tu organización debe adaptarse a una solución estándar? Esta pregunta que se hace a muchos responsables de recursos humanos suele tener una contestación negativa.
Sin embargo, el problema no reside en la respuesta, sino en la pregunta. Las empresas son, dentro y fuera de sus sectores, entes únicos con necesidades propias, difícilmente adaptables a un sistema de gestión del tiempo estándar y con una sola opción de registro de jornada.
Si dentro de nuestras organizaciones también tenemos distintas áreas y personas con tareas, disponibilidades o responsabilidades diferentes, la imposición de un estándar de gestión del tiempo todavía complica más las cosas.
La pregunta correcta que debe hacerse RR.HH. es “¿por qué obligar a mis empleados a adaptarse a una solución de fichaje que solo cuenta con un estándar, pudiendo ofrecerles un modelo mixto de fichaje?”
El Modelo Mixto de Fichaje es aquel que permite que dentro de una misma organización los empleados puedan elegir entre dos modelos de fichaje: registrar la jornada in situ o declarar la jornada a posteriori. En el modelo mixto la diferencia radica en cuándo informa de sus fichajes la persona trabajadora. La clave del éxito reside en gestionar ambos modelos dentro de una misma empresa desde una única solución, para compilar todos los datos, y sacarle el máximo partido al People Analytics.
Modelo Mixto de control horario: avalado por la legislación y adaptado al trabajo
En el caso de áreas con horarios rígidos o casi sin flexibilidad horaria, los expertos recomiendan el registro de la jornada in situ. Es decir, fichar entrada y salida en el momento en el que están o dejan de estar en su tiempo de trabajo efectivo en el centro de trabajo. Producción o atención al cliente, son un ejemplo claro.
En áreas en las que la puntualidad es indispensable -con horarios de entrada y salida muy marcados, cambios de turnos que deben respetarse, etc.- es mejor registrar la jornada en el momento en el que se entra a trabajar. Además, permite también contar con otras ventajas operativas como un Informe de Emergencias para una posible evacuación.
Las áreas que cuentan con un horario habitual pero que por su contacto con los clientes o proveedores deben adaptarse a las necesidades de los mismos: reuniones, llamadas que exceden esa jornada, etc. Además de aquellas áreas que deben realizar guardias para mantener la operatividad de las organizaciones 24/7 -como IT-, no pueden estar pendientes de fichar entrada y salida cada vez que reciben una llamada.
Adaptabilidad ante todo
Esta necesidad de adaptabilidad se ve compensada con una flexibilidad horaria que debe permitir, dentro de la legalidad vigente, garantizar el cumplimiento de las directrices del ET y de cada convenio colectivo.
Declarar la jornada al finalizar el día, o al comenzar el día siguiente, es la mejor opción para garantizar que la gestión del tiempo no entorpezca su trabajo. Poder declarar a posteriori los tiempos de trabajo efectivo que ha realizado la persona trabajadora permite esa adaptabilidad, sin dejar de lado la obligatoriedad del registro de jornada y la necesidad de que sea el empleado el que informe de su tiempo para garantizar su veracidad.
El paso clave para seguir transformando una organización en una organización SMART (por las siglas en inglés de Specific, Measurable, Attanaible, Relevant y Timely -Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Limitado en el tiempo-), es seleccionar conjuntamente entre RR.HH. y managers cuál de los dos sistemas se adapta mejor a cada área, o persona trabajadora.
Por ello, en el modelo mixto de fichaje la máxima es una persona trabajadora, un sistema de fichaje. Una empresa, varias opciones de fichaje.
Apuesta por que tus herramientas se adapten a tu empresa, no tu empresa a las herramientas.
