La aplicación de mensajería instantánea WhatsApp se ha convertido en mucho más que una herramienta de comunicación en las empresas. Tanto es así, que un estudio reciente de IABSpain sobre Redes Sociales afirmaba que WhatsApp ya es la red con más usuarios en España, por encima de Facebook. Este mismo estudio afirma que el 42% de los usuarios no pasa ni dos horas sin consultar los mensajes de su móvil.
“Indiscutiblemente, afirma Laura Gisler, consultora del área Digital de Nexian Digital Academy, la eficacia de esta herramienta ha cambiado la forma de comunicarnos tanto a nivel particular como profesional, aportándonos enormes ventajas y permitiéndonos realizar, con enorme facilidad, video llamadas o conversaciones grupales, con personas que teletrabajan o que incluso están a miles de kilómetros de distancia”.
No obstante, los expertos de la compañía de RRHH Nexian, alertan de las distracciones y la invasión en el terreno personal que ello supone, y recomienda a todos los profesionales conocer y seguir algunas normas a la hora de usar correctamente el en la empresa:
1. Respeta el objetivo de cada grupo. Muchos grupos se crean con un objetivo a largo plazo, otros son temporales y se utilizan de forma puntual para gestionar un asunto en concreto pero, “la creación de un chat en el ámbito laboral busca siempre un objetivo práctico por lo que por encima de todo debe prevalecer el uso útil y eficiente del mismo”, afirma Gisler. En el caso de que no sea así, el administrador del grupo debería ser la persona encargada de marcar el tono y el contenido del mismo.
2. Evita las conversaciones directas con un solo miembro del grupo de trabajo. Un grupo de WhatsApp no es el espacio para enviar mensajes de contenido personal, para eso ya están los chats privados. Y, por supuesto, “no compartas conversaciones privadas”.
3. Antes de mandar un mensaje, analiza si es útil y si es conveniente que lo reciba todo el grupo. Un chat de trabajo no debe ser el espacio para el envío de todo tipo de fotografías, videos, memes, ni tampoco de otros de contenido más formal como contratos, nóminas, solicitud de vacaciones, etc. Es necesario seleccionar la información que se redacta y a quien se le envía para evitar que esta se haga viral en contra de nuestros deseos o llegue a quien no debiera.
4. Sobre su redacción, lo ideal es que esta sea a través de frases cortas y concisas, que ofrezcan claridad e inmediatez al mensaje, afirma la consultora del área Digital de Nexian Digital Academy. También debemos tener presente que se trata de una herramienta de trabajo, por lo que debemos mantener un tono profesional, respetando la gramática, las reglas de puntuación y vigilando el uso excesivamente generalizado de los emoticonos.
5. ¿Debe estar el jefe en el chat? Depende del tipo de superior y depende de la cultura de empresa. En mi opinión, afirma Gisler, «el jefe no debería estar en todos los grupos, aunque solo sea por evitar el exceso de comunicaciones recibidas (al igual que ocurre con el mail). “Lo más sencillo y lo más recomendable es que este tipo de grupos sigan las mismas pautas de comunicación general de la empresa”.
6. ¿Es correcto comunicarse con el cliente a través del WhatsApp? Puntualmente, esta herramienta, por su rapidez y posibilidades, puede ser de gran ayuda para comunicarse con un cliente. No obstante, lo recomendable es emplear los medios habituales de comunicación en el entorno laboral, como es el correo electrónico corporativo.
7. Es importante distinguir entre el móvil de empresa y el móvil privado. En ambos casos es importante respetar los horarios de trabajo y no invadir el terreno personal de las personas, “ni aún en el caso de que el móvil sea de empresa”, afirma la consultora del área Digital de Nexian Digital Academy. El WhatsApp, por su inmediatez, transmite sensación de urgencia por lo que, antes de escribir fuera del horario laboral, debemos analizar si es el medio más adecuado para hacer una comunicación.
8. Un tema aparte, las fotos de perfil. Recuerda que la presencia en las redes transmite siempre una determinada idea de quien somos. “Lo más prudente es poner una foto ni bonita, ni fea, simplemente correcta, y que se ajuste lo más posible a la imagen que queremos transmitir de nosotros mismos”, concluye Gisler.
