Cómo diseñar un protocolo de desconexión digital que proteja a las personas y fortalezca la organización

El uso intensivo de herramientas digitales en el entorno laboral puede derivar en una sobrecarga de tareas y dificultar la desconexión fuera del horario de trabajo, impactando negativamente en la salud física y mental de las personas. Para ayudar a las organizaciones a abordar este riesgo emergente, la mutua Umivale Activa ha elaborado una guía de buenas prácticas orientada a diseñar e implantar protocolos efectivos de desconexión digital. Esta iniciativa se enmarca en la Semana Europea para la Seguridad y Salud en el Trabajo, impulsada por la Agencia Europea EU-OSHA, que por tercer año consecutivo centra su campaña en promover entornos laborales seguros y saludables en plena transformación digital.

En un entorno laboral cada vez más digitalizado, la hiperconectividad se ha convertido en un riesgo silencioso que impacta directamente en la salud de las personas y en la eficiencia de las organizaciones. La ausencia de límites claros entre el tiempo de trabajo y el tiempo personal puede derivar en sobrecarga, estrés crónico y dificultades de conciliación, afectando tanto al bienestar individual como al clima laboral.

Ante este escenario, contar con un protocolo de desconexión digital no es solo una medida preventiva, sino una herramienta estratégica para construir culturas laborales más saludables, sostenibles y comprometidas. Su implementación permite establecer pautas claras sobre el uso de la tecnología fuera del horario laboral, favoreciendo una relación más equilibrada entre vida profesional y personal.

Claves para elaborar un protocolo de desconexión digital

El propósito de la desconexión digital es garantizar el derecho a la conciliación entre la vida laboral, personal y familiar, estableciendo límites al uso de las comunicaciones profesionales fuera del horario pactado. La normativa vigente obliga a las empresas a restringir el uso de herramientas tecnológicas al tiempo máximo de jornada establecido, así como a desarrollar una política interna que defina claramente las condiciones de desconexión, ofrecer formación y sensibilización sobre el uso responsable de los dispositivos, y organizar los tiempos de trabajo de forma que se respete el descanso.

Medidas concretas para una desconexión efectiva

• Modalidades de ejercicio y reglas de disponibilidad: Identificar los puestos que requieren disponibilidad fuera del horario, establecer franjas de no disponibilidad y definir excepciones justificadas (como situaciones de emergencia).
• Horarios de desconexión: Determinar tramos horarios libres de comunicaciones, revisar los registros de jornada y comunicar estas pautas a clientes y proveedores.
• Fomento de una cultura orientada a la eficiencia: Impulsar la gestión eficaz del tiempo, el trabajo por objetivos y el papel activo de los mandos intermedios.
• Gestión de notificaciones fuera de jornada: Informar a la plantilla sobre cómo desactivar alertas, valorar herramientas que bloqueen el envío o recepción de mensajes fuera de horario, utilizar correos programados y activar respuestas automáticas durante ausencias.
• Política sobre dispositivos corporativos: Establecer el uso exclusivo de los equipos para fines laborales y definir los horarios de disponibilidad.
• Canal único para emergencias: Determinar una vía de comunicación preferente para situaciones excepcionales.
• Formación y sensibilización: Ofrecer sesiones sobre los efectos de la sobreexposición digital, la gestión del tiempo, el uso adecuado de dispositivos y recomendaciones prácticas.
• Planificación de reuniones: Celebrarlas dentro del horario laboral, limitar su duración y acotar los temas a tratar.
• Implantación de jornadas flexibles: Permitir que los empleados elijan sus horarios dentro de unos márgenes definidos para facilitar la conciliación.
• Promoción de pausas y descansos: Fomentar interrupciones del uso de tecnología durante la jornada para preservar la salud.

Es fundamental realizar un seguimiento periódico del protocolo para verificar su correcta aplicación y adaptarlo a posibles cambios organizativos o tecnológicos. Esta revisión debe incluir la recogida de opiniones de la plantilla mediante entrevistas o cuestionarios.

Beneficios de contar con un protocolo de desconexión digital

Beneficios para la persona trabajadora

• Protege el bienestar físico y mental.
• Previene riesgos psicosociales como el estrés o el burnout.
• Mejora la calidad de vida y la conciliación personal, familiar y laboral.
• Refuerza la motivación y el sentido de pertenencia.
• Fortalece el vínculo entre el empleado y la organización.

Beneficios para la empresa

• Aumenta la productividad y el rendimiento sostenible.
• Mejora el clima laboral y la reputación interna.
• Promueve el compromiso de los equipos.
• Reduce el absentismo.
• Posiciona a la empresa como un entorno saludable y responsable.
• Responde a las nuevas expectativas del mercado laboral.

Implicaciones para RR.HH.

• Es una palanca clave para avanzar hacia modelos de gestión más humanos, flexibles y sostenibles.
• Refuerza el rol estratégico del área de personas en la transformación cultural de la organización.