El absentismo virtual

Montse Rodríguez,
Directora de Asesoramiento Laboral de BDO Abogados.
www.bdo.es

No habremos evolucionado en los Recursos Humanos desde la época industrial si en las empresas continuamos preocupándonos por el “absentismo presencial” y no nos preocupamos por el “absentismo virtual”. Según los últimos datos a los que he tenido acceso, el 77% de los empleados disponen de correo electrónico y lo utilizan para fines personales durante su jornada laboral. De ellos, el 53% dedica al menos 30 minutos diarios a gestionar su correo particular, (que suponen casi 14 días laborables de una jornada anual). Hay que sumar a dicho tiempo el de navegación con motivos particulares, estimados en 40 minutos diarios, y que a su vez suponen 18 días laborables adicionales.

Y, además, teniendo en cuenta que más del 63% de los españoles está registrado en dos o más redes sociales, la pregunta es cuánto tiempo de la jornada laboral es dedicado a fines particulares.

Pues al menos 30 días laborables al año, y el coste empresarial se incrementa teniendo en cuenta el salario de esos días, junto con el coste de Seguridad Social, multiplicado por el número de trabajadores en plantilla.

Llegados a este punto hay que preguntarse cuál es la razón de que no se toman medidas en las empresas para paliar y frenar el absentismo virtual, así como por qué se prima en la jurisprudencia el derecho a la intimidad y el secreto de las comunicaciones frente al derecho a la libertad de empresa y el de protección de los medios de trabajo.

Resulta inconcebible que no exista en nuestro país legislación específica al respecto, obligándonos a acudir a la normativa general y, sobre todo, a la jurisprudencia, para resolver las cuestiones planteadas.

La clave para el Tribunal Supremo es que los derechos fundamentales del trabajador prevalecen sobre las facultades empresariales y básicamente porque no consta que, “de acuerdo con las exigencias de la buena fe”, la empresa hubiera establecido previamente algún tipo de reglas para el uso de dichos medios –con aplicación de prohibiciones absolutas o parciales– ni tampoco que se hubiera informado a los trabajadores de que se iba a proceder al control y de los medios a aplicar en orden a comprobar su correcto uso”.

¿Qué pueden hacer las empresas para evitar los posibles abusos, actuando de forma legal? En primer lugar, deben poner en conocimiento de los empleados, de forma bien clara, «unas normas corporativas del uso del correo electrónico», y por otra parte, hay que explicar a los representantes de los trabajadores el objeto y el sistema del control, por cuanto que éste tampoco puede ser indiscriminado. Lo mismo habría que hacer con respecto al uso de internet.
Resulta muy conveniente que los trabajadores conozcan y aprueben, con carácter previo, el control por la empresa de los medios puestos a su disposición para el desarrollo de las labores encomendadas, es decir, tanto internet como correo electrónico. Así lo más adecuado es implementar una política clara del uso de internet y del correo electrónico en la empresa».
El correo electrónico de los empleados puede ser objeto de control por el empresario, siempre que se realice atendiendo a los cuatro elementos que marca la jurisprudencia: razonabilidad, necesidad, idoneidad y proporcionalidad.

Adicionalmente es necesario que se lleve a cabo mediante el uso de la cuenta de correo de la empresa que perdure la relación laboral y se haga bajo el consentimiento del empleado. Finalizada la relación laboral, también puede ser objeto de control sin necesidad de consentimiento previo.

Por todo ello, entendemos que el absentismo virtual se postula como una variable más a ser tenida en cuenta en la política de Recursos Humanos de las empresas, como lo hacen desde el año 2008 en la mitad de las grandes empresas estadounidenses, que incluso han ido más lejos, por ejemplo, prohibiendo el acceso a las redes sociales desde el puesto de trabajo, aunque la mayoría aún no cuenta con una política formal sobre la materia.

Tres años más tarde las empresas españolas debemos empezar a plantearnos al menos qué hacer, principalmente cuando la protección de nuestro sistema legal hacia los trabajadores es muy superior a la estadounidense y tenemos una gran batalla por delante.