Desde el pasado 31 de mayo se vienen levantando las primeras actas realizadas desde la Inspección de Trabajo relacionadas con el registro de la jornada laboral, la mayoría motivadas por no tener implantado el correspondiente sistema que garantice su seguimiento de acuerdo con lo establecido en la normativa.
Desde B+SAFE, empresa especializada en sistemas de fichaje biométrico y vía web, cabe destacar 5 cuestiones clave que hay que tener en cuenta ante una inspección sobre el registro de la jornada laboral:
- Periodicidad. La norma no fija la periodicidad con la que se debe entregar una copia a cada trabajador detallando la información sobre la jornada, salvo que el convenio colectivo o un acuerdo con los trabajadores diga lo contrario. Sin embargo, el empresario debe conservar una muestra o justificante de que se ha ido facilitando dichos documentos al trabajador, bien con una copia firmada por parte del empleado o a través de un correo personalizado.
- Disponibilidad. En cuanto al documento que incluye todos los registros, se obliga a garantizar su veracidad y que esté disponible “en cualquier momento” y en el mismo lugar de trabajo si lo solicita un inspector, los representantes de los trabajadores o cualquier miembro de la plantilla.
- Tiempos de descanso. Según el criterio técnico recogido en la normativa, es conveniente que el registro de la jornada incluya las “interrupciones o pausas” que realizan los trabajadores y que no se consideran tiempo de trabajo efectivo. Este registro ayudará a los inspectores a totalizar el número de horas reales trabajadas de cada trabajador.
- Privacidad. El sistema implantado tiene que respetar la normativa sobre protección de datos (LOPD), por lo que se deberá de informar al trabajador del método empleado, la finalidad y alcance de la medida implantada. El uso de funciones más sofisticadas como la geolocalización deben estar debidamente justificadas y argumentadas.
- Conservar los datos. La norma apunta que la empresa tendrá que guardar los registros de la jornada durante al menos cuatro años y tenerlos disponibles ante la inspección. En caso de llevar un registro en soporte papel, este se podrá digitalizar. Sin embargo, se recomienda utilizar un sistema que ayude a conservar la información en perfecto estado y que permita reducir los procesos.
