por Jesús Javier Marcos, Agile Delivery Leader de Paradigma Digital.
Aunque parezca mentira, nuestro mundo exterior ha cambiado mucho, pero nosotros no hemos cambiado casi nada. Nuestro mundo actual se basa, en mayor medida, en un tipo de trabajo para el que no estamos listos: el trabajo del conocimiento, como lo denominó Peter F. Ducker. Y este difiere mucho de aquel para el que biológicamente estamos preparados, que es el trabajo manual.
Este trabajo era evidente, dado que la acción y el objetivo eran claros y había un balance claro entre el tiempo y el trabajo a realizar. Sin embargo, en el trabajo del conocimiento recibimos acciones y estímulos de forma constante a través de correos, llamadas… Muchas de estas tareas no sabemos el tiempo que nos van a implicar y siempre tenemos más trabajo del que podemos hacer.
Si a esto le añadimos que vivimos en un mundo de cambio constante, donde las distracciones están constantemente luchando por atraer nuestra atención y que tenemos acceso a una gran cantidad de información, el cóctel es explosivo: sensación de que no llegas a todo y viviendo en un estrés continuo.
¿Cómo trabajamos nuestra efectividad personal?
En esta situación, debemos trabajar una competencia clave si queremos sobrevivir en este contexto: la efectividad personal. Y sí, hablo de efectividad personal, no de productividad personal, aunque este último término es el más popular. La productividad va orientada a hacer más cosas en el mismo tiempo, mientras que efectividad va más unida a hacer aquellas cosas que más valor aportan en el tiempo disponible de la manera más eficiente posible.
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- Apuntar todo lo que me viene a la cabeza o me dicen. Nuestra cabeza está siempre pensando. Para no romper la concentración en lo que estamos haciendo ni “estresar” a nuestro cerebro, lo mejor es apuntar aquello que nos ha llamado la atención. También necesitaremos apuntar todo aquello que pueda implicar tareas a realizar o cosas a recordar.
- Aclarar qué significa para ti todo lo que has apuntado. Apuntar las cosas es solo el primer paso. Tras este, debemos ver si eso que hemos apuntado implica llevar a cabo alguna acción por nuestra parte.
- Tener una visión del día a primera hora. Es importante empezar bien el día y, para ello, una buena práctica es hacer una revisión completa de tu sistema.
- Antes de ponerte a hacer, revisa tu sistema. Todos hemos caído en la tentación de hacer el último correo, la última llamada o aquello que nos apetece más, pero eso no quiere decir que eso sea lo más relevante, respecto de todas las cosas que tengo en mi sistema. Debemos de evitar la urgencia constante.
- Actualizar tu sistema. Por desgracia, el día a día nos imposibilita tener un sistema actualizado completamente. Puede que se nos haya olvidado apuntar algo, tachar una tarea ya realizada, etcétera. Por eso, actualizar nuestro sistema de forma regular, es una de las claves más valiosas de la efectividad personal.
- Separar el pensar del hacer. Debemos separar cuando estemos organizando nuestro sistema de cuándo estamos haciendo las acciones. El proceso mental es diferente y la eficiencia viene justamente de hacerlo.
