La nómina sigue siendo un misterio para los trabajadores

La nómina es mucho más que un documento administrativo: es una herramienta clave de transparencia y confianza entre la empresa y sus empleados. Sin embargo, muchos trabajadores siguen sin comprender en detalle qué significa cada concepto que aparece reflejado en ella. Para los directores de recursos humanos, impulsar la claridad y la pedagogía en torno a las nóminas no solo reduce dudas y errores, sino que también fortalece el compromiso, la motivación y la percepción de equidad dentro de la organización.

Sin embargo, según un estudio de Payfit e Ipsos Digital realizado sobre una muestra de 650 empleados, el 42% de los trabajadores españoles asegura no entender completamente su nómina. El 5% no la entiende en absoluto y el 37% dice que sólo la entiende parcialmente. Por el contrario, solo el 54% la comprende en su totalidad.

“Muchos empleados consideran la nómina como un documento que les permite conocer su salario neto, pero es un documento que contiene mucha más información. Es fundamental que comprendan, por ejemplo, la finalidad de las remuneraciones, los costes para la empresa o las cotizaciones a la Seguridad Social, y que comprendan su situación financiera diaria”, afirma Julia Mediano, directora de ventas en PayFit España.

A nivel europeo, España se sitúa en un punto intermedio en comprensión de las nóminas. Destaca Reino Unido, ya que un 73% de sus trabajadores entiende perfectamente este documento. Por el contrario, llama la atención Francia, donde solo un 29% la entiende.

¿Qué les genera mayores dificultades para entender la nómina?

El desglose de los impuestos es uno de los principales problemas a la hora de entender la nómina al completo.

• El 41% de los encuestados declara verse limitado en todo lo relacionado con los impuestos de su nómina.
• El 20% no comprende los datos incluidos sobre la cotización a la Seguridad Social.
• El 21% tiene dificultades para entender sus bonus y pagas extras.
• El 16% no comprende cuánto cobrará ante una baja médica.

Otro de los principales inconvenientes a la hora de leer una nómina es su lenguaje técnico, pues muchos empleados se sienten perdidos ante la jerga y los acrónimos presentes en ella. Un hecho que lleva a que la mayoría de los trabajadores solo lea una línea de su nómina: el líquido a percibir.

¿A quién recurren cuando tienen dudas sobre su nómina?

Cuando un trabajador tiene una duda sobre su nómina, lo habitual es que acuda al departamento de RRHH o de nóminas (33% de los encuestados. Sin embargo, la realidad es que las consultas son limitadas: el 76% de los empleados declara hacer este tipo de preguntas al departamento, como mucho, dos o tres veces al año.

El 23% recurre a sus amigos o compañeros de trabajo para que le expliquen la nómina, mientras que un 16% recurre a la IA o a internet. En menor medida, el 12%, acude a su jefe directo para que le explique las dudas.

Conceptos clave en una nómina

Desde Payfit han diseñado una aplicación que simplifica las nóminas y las hace más compresibles y sencillas para los trabajadores. Con un simple clic en ciertos elementos, los usuarios pueden ver definiciones directas y explicaciones transparentes de los cálculos.

En este contexto, la compañía considera que existen 5 elementos clave en una nómina que el trabajador debe comprender:

• Beneficios en especie: Se refiere a cualquier forma de remuneración que la empresa otorga al empleado que no sea dinero en efectivo: coche de empresa, tickets restaurant, seguro médico privado, vivienda proporcionada por la empresa, móvil para uso personal, etc. Aunque el beneficio se entrega en especie, Hacienda lo trata como ingreso; su valor de mercado debe añadirse al salario bruto al calcular el IRPF y, salvo exención legal específica, también las cotizaciones a la Seguridad Social.
• Bajas médicas: Son períodos en los que el empleado no puede trabajar por enfermedad o accidente reconocido por la Seguridad Social. Una vez que el médico emite el certificado médico, el pago se rige de la siguiente manera: generalmente los primeros tres días no se cobran (salvo que el convenio colectivo diga lo contrario); los días 4 al 15 los cubre directamente la empresa al 60% de la base reguladora; desde el día 16, la Seguridad Social o la mutua paga la prestación, cubriendo el 60% hasta el día 21 y posteriormente el 75%. En cambio, los accidentes laborales y enfermedades profesionales (incluidos accidentes in itinere) tienen un régimen más favorable: desde el día siguiente al de la baja se cobra el 75% de la base reguladora. La empresa paga el primer día y la mutua se hace cargo desde el segundo día.
• Regularizaciones: Son ajustes aplicados en nómina para rectificar, añadir o deducir cantidades previamente pagadas. Surgen cuando es necesario recalcular una nómina anterior por motivos como una baja médica no reflejada, el abono de un plus pendiente, ausencias no descontadas o variaciones en la situación familiar del trabajador, entre otros. Se incorporan líneas de ajuste en la nómina siguiente, que regularizan cualquier diferencia respecto a la nómina anterior, en positivo o negativo.
• Seguridad Social: Financia pensiones, sanidad, prestación por desempleo, cobertura por accidentes laborales y formación profesional. Las cotizaciones se dividen entre la parte del empleado, descontada directamente de la nómina (aproximadamente un 6,5% de la base de cotización en un contrato estándar), y una parte empresarial mucho mayor (alrededor del 30%, variable según categoría laboral y riesgo de accidentes). La base de cotización incluye salario bruto y la mayoría de los beneficios en especie, sujeta a mínimos y máximos legalmente definidos. Cada mes la empresa transmite esta información a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y paga la parte retenida al empleado y la parte de la empresa, asegurando así la cobertura social del empleado.
• Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF): Es un impuesto progresivo sobre la renta que el empleador retiene en origen: cada período de pago deduce un anticipo calculado según los tramos fiscales legales, la remuneración anual esperada del empleado y datos personales como estado civil o discapacidad. Este mecanismo convierte a la empresa en recaudadora para la administración tributaria; las retenciones se remiten trimestralmente mediante el modelo 111 y se resumen anualmente en el modelo 190.