El pasado 16 de marzo tuvo lugar el Webinar ORH “Cómo implementar y gestionar el nuevo canal de denuncias en la empresa” organizado en colaboración con Cuatrecasas. En él, abordamos las dudas más frecuentes que ha suscitado la nueva normativa que regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Moderado por Verónica del Río, codirectora de ORH, este webinar contó con la participación de Jaime Pavía, asociado senior en Cuatrecasas, Pedro Llorente, consejero del Área Laboral de Cuatrecasas, y Guillermo Tena, director del Instituto Cuatrecasas de Estrategia Legal en Recursos Humanos.
11 preguntas que suscita la normativa sobre el canal de denuncias y sus respuestas
Hay muchas empresas que ya tienen sus canales éticos de información o denuncias, pero con la aprobación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, más conocida como “Directiva Whistleblowing”, deberán actualizar esas herramientas y hacerlo conforme a la normativa actual y aquellas organizaciones que no lo tenían y están obligadas a ello, deberán implementarlas.
Para Pedro Llorente, consejero del Área Laboral de Cuatrecasas, se trata de una ley que, aunque a priori pueda parecer que afecta al área de compliance de las empresas, impacta directamente en las relaciones laborales, ya que “la mayoría de esas denuncias se producen en el ámbito laboral y son infracciones laborales.”
Con todos estos cambios legislativos, a veces difíciles de poner en práctica en las empresas, surgen algunas preguntas que los expertos de Cuatrecasas han tratado de resolver:
1. ¿Qué tipo de comunicaciones están protegidas por esta ley?
La ley protege a personas físicas que informen a través de los canales habilitados sobre acciones u omisiones que impliquen:
- Infracciones del derecho de la UE
- Infracciones penales
- Infracciones administrativas graves o muy graves
Y que impliquen quebranto público a la Hacienda o la Seguridad Social.
Según Guillermo Tena, director del Instituto Cuatrecasas de Estrategia Legal en Recursos Humanos, “estos casos que recoge la ley son más concretos que muchas de las denuncias que se puedan haber recogido hasta ahora en las empresas que ya contaban con canales de este tipo.”
2. ¿A qué personas protege la ley?
- Trabajadores
- Antiguos trabajadores, siempre y cuando la denuncia se produzca en un período máximo de dos años desde que abandonó la compañía.
- Becarios
- Voluntarios
- Accionistas
- Personas de órganos de dirección y ejecutivos
- Subcontratistas, proveedores, etc.
3. ¿Tienen todas las empresas la obligación de disponer de estos canales de denuncia?
En el sector privado, deben contar con esta herramienta todas las empresas de más de 50 trabajadores.
¿Computan los trabajadores de ETT? Sí porque no hace diferencia entre trabajadores fijos y temporales.
¿Afecta a las patronales, asociaciones, partidos, sindicatos y entes públicos? Sí, también están sujetos a esta normativa.
En el caso de los grupos empresariales, ¿deben disponer de diferentes canales o pueden utilizar un canal conjunto? Se podría centralizar un único canal en la matriz del grupo.
4. ¿Qué requisitos debe tener el canal de denuncias?
Se deben crear sistemas que permitan informar sobre las infracciones antes citadas por parte de los sujetos que se acogen a esta normativa. Deben estar diseñados y establecidos dentro del grupo y asegurar la confidencialidad impidiendo el acceso a personal no autorizado.
También deben permitir la comunicación de irregularidades de manera anónima.
Además, deben permitir la comunicación escrita (correo postal o medio electrónico), verbal (llamada telefónica, buzón de voz o con reunión personal en los siguientes 7 días desde que se comunica) o de ambas formas e integrar los diferentes canales que existan dentro de una empresa.
Es imprescindible que se realice un tratamiento de estas denuncias y que cuente con un procedimiento bien definido de esa gestión de las informaciones.
Este canal debe diferenciarse de otros que existan en la empresa y deberá contar con un responsable del mismo.
5. ¿A quién corresponde la responsabilidad de implementar estos canales?
Serían los directivos de la empresa, el órgano de administración o el órgano de gobierno, previa consulta a los representantes legales de los trabajadores, que tienen capacidad de consulta, pero no de veto.
6. ¿Se puede externalizar su gestión?
Sí, existe esta posibilidad, pero en ese caso sigue existiendo la obligatoriedad de contar una persona de la empresa que sea responsable de ese sistema.
7. ¿Cómo quedarían registradas las denuncias verbales?
A través de una grabación con autorización previa o que la persona responsable registre de forma veraz y precisa esa conversación.
8. ¿Quién puede ser el responsable del sistema?
Persona física u órgano colegiado que designe una persona física.
Lo debe nombrar el órgano de administración o de gobierno.
Se debe informar a la Autoridad de Independiente de Protección del Informante (AIPI) sobre el nombramiento y cese (en los diez primeros días hábiles).
En el sector privado debe ser un directivo o persona con capacidad de decisión de la entidad.
9. ¿Cómo debe ser el procedimiento para gestionar las denuncias?
- Identificación de canal o canales internos.
- Información sobre los canales externos y organismos responsables nacionales y europeos.
- Acuse de recibo en un plazo máximo de 7 días naturales, salvo que ponga en riesgo la confidencialidad.
- El plazo de investigación no puede ser superior a 3 meses, salvo complejidad especial, que se podría ampliar a otros 3 meses.
- Posibilidad de interlocución con el informante por si fuera necesario recabar más información.
- El denunciado debe tener la oportunidad de ser escuchado acerca de los hechos de los que se le acusa.
- Confidencialidad y honorabilidad de las personas afectadas.
- Protección de los datos personales de todos los implicados.
- Asegurar la remisión al Ministerio Fiscal si existen indicios de delito o, en caso de que afecte a los intereses financieros de la UE, se debe remitir a la Fiscalía Europea.
10. ¿Cómo se deben registrar las denuncias?
Debe existir un registro privado tanto de las denuncias como de las investigaciones que se lleven a cabo en torno a ellas. Esta recopilación de información debe guardarse durante al menos 10 años.
11. ¿Qué tipo de protección ofrece la ley?
Obliga a no tomar represalias contra el denunciante.
Se entienden como represalias en cuanto al puesto de trabajo: despidos, extinción de contratos, no renovación, medidas disciplinarias, no conversión de contratos temporales en indefinidos, etc.
También se consideran como tal cualquier daño personal, coacción, intimidación o acoso, evaluaciones o referencias negativas, negación de la formación o inclusión en listas negras, entre otras.
Esta protección tendrá una validez de dos años.
Puedes visualizar y descargar la infografía completa en el siguiente enlace:
11 preguntas y respuestas sobre el nuevo canal de denuncias
