37.000 millones de euros es el coste bruto que tuvo el absentismo para la economía española en 2021, nada más y nada menos que un 3,1% de nuestro PIB. El absentismo en todas sus formas, el reconocido como tal y el oculto, el llamado presentismo o también ausentismo, es un indicador termómetro que mapea no sólo la salud de los trabajadores sino otras muchas cosas como la efectividad de las medidas de prevención de riesgos laborales, la “salud” de determinados procesos o de las relaciones en determinados departamentos, etc. Y es un indicador que hay que conocer a detalle para actuar sobre él con eficacia porque condiciona la productividad bien sea vía situaciones de ILT o bien via bajo desempeño causado por un, a su vez, bajo compromiso.
En este webinarORH, organizado en colaboración con Lucca, Jaime Pavía Nocete Asociado Senior de Cuatrecasas, y Luis Hidalgo, Partner de Lucca, han revisado las causas e impactos del absentismo y han aportado siete métodos para prevenirlo, siempre dentro de lo que dice la ley que se puede y no se puede hacer.
Ambos establecieron un diálogo inicial con el fin de poner en contexto el concepto de absentismo y sus posibles causas. “Hablamos de absentismo cuando un empleado se ausenta de forma repetitiva del lugar de trabajo. Sus causas son múltiples:
- riesgos psicosociales relacionados con las prácticas de gestión o la organización del trabajo;
- trastornos físico-sanitarios debidos a un puesto de trabajo inadecuado;
- accidentes laborales por falta de seguridad en el trabajo;
- falta de compromiso, lo que puede conllevar ausencias injustificadas (es decir, sin una razón válida)”.
7 métodos para prevenir el absentismo
En primer lugar, hay que medir el absentismo en la empresa. Para ello, los expertos aconsejaron generar informes en función de diferentes indicadores:
- naturaleza de las ausencias (no todas se consideran necesariamente como absentismo; solo guardar las ausencias por enfermedad común, las enfermedades profesionales, los accidentes de trabajo y de viaje, y las ausencias injustificadas),
- duración de las ausencias, edad, género, antigüedad, tipo de puesto, equipo o departamento, tamaño de los equipos…
Los datos, siempre complejos de recopilar, habrá que buscarlos en gestor de nóminas corporativo o en el software que registre las vacaciones y las ausencias.
Lo importante del proceso de medición es, por supuesto, ponerle un porcentaje al dato del absentismo, pero lo es más aún identificar dónde se produce, porque eso nos permitirá actuar con decisiones “quirúrgicas” creadas adhoc para el problema y/o prevenirlo.
Luis Hidalgo recomendó los siguientes 7 métodos de prevenición del absentismo:
- Revisar vuestras prácticas.
Lanzad una encuesta (anónima) para recoger las opiniones de vuestros empleados y de esta forma identificar las causas del absentismo. ¿Es el resultado de problemas relacionados con las condiciones de trabajo, la organización del trabajo, la gestión de los equipos?
Consejo: Basándoos en vuestro análisis, organizad talleres colectivos (de forma voluntaria) para revisar periódicamente vuestras prácticas. Lo que funcionaba hace unos años seguramente ya no es válido hoy.
- Adoptar nuevos modos de organización.
Algunas formas de organización tienen un impacto positivo en el absentismo. Por ejemplo, los empleados que teletrabajan ocasionalmente se ausentan menos que los que no tienen la oportunidad de hacerlo. Lo mismo ocurre con el tamaño del equipo. Cuanto más pequeño sea el equipo, menor será el índice de absentismo.
Consejo: se pueden añadir preguntas sobre la organización del trabajo en los formularios de evaluación anual para recoger ideas de mejora: ¿Te gustaría teletrabajar? De ser así, ¿con qué frecuencia y en qué condiciones? ¿Te sientes suficientemente apoyado por tu equipo y tu jefe? ¿Te sientes cómodo con la actual organización del trabajo? ¿Tienes alguna sugerencia de mejora?
- Formar a los managers en la gestión de equipos
Los managers se están convirtiendo, por necesidad, en protagonistas de la prevención del absentismo en su empresa. Sin embargo, hay que darles métodos y herramientas para:
- realizar entrevistas de seguimiento;
- establecer rituales de equipo;
- establecer objetivos claros y alcanzables;
- dar feedback;
- detectar situaciones de riesgo y de malestar;
- hablar en positivo.
Consejo: La regularidad y la frecuencia del seguimiento por parte del mánager también influyen en el índice de absentismo. Es necesario planificar reuniones individuales y de grupo periódicas para fomentar el diálogo. Por ejemplo, una breve reunión de equipo cada mañana, una reunión 1to1 para dar feedback una vez a la semana, una cada mes para medir el progreso de los objetivos, etc. Un empleado no debería pasar 15 días sin una reunión individual con su jefe.
- Organizar una reunión a cada vuelta al trabajo después de una ausencia
Organizar una entrevista individual después de cada ausencia puede ser una buena idea. En primer lugar, porque permite al mánager evaluar el estado de ánimo del empleado y su capacidad para volver al trabajo. En segundo lugar, porque permite tranquilizar al trabajador informándole de lo que se ha perdido durante la ausencia. En este sentido, algunas de las pregunts a manejr, simpre con sensibilidad y conocimiento de las implicaciones puedan tener en materia de información sensible o datos personales, serían:
- preguntar al empleado cómo se siente y si tiene algún temor de volver al trabajo;
- detallar lo que ha ocurrido durante la ausencia (reuniones formales o informales);
- anotar sus necesidades para ajustar su puesto o su horario de trabajo;
- ajustar su carga de trabajo o revisar sus objetivos;
Consejo: La entrevista debe ser breve (20 minutos como máximo) para que no se convierta en un momento incómodo para el empleado.
- Acompañar al empleado después de una ausencia muy larga
Se debe acompañar la vuelta al trabajo del trabajador ausente con acciones concretas para evitar cualquier riesgo de recaída y desocialización del trabajador:
- adaptar el puesto de trabajo;
- modificar las prácticas de gestión de equipos;
- aumentar la frecuencia de las reuniones de seguimiento;
- reevaluar la carga de trabajo;
- revisar la prioridades del empleado.
Consejo: Implicar a todos los empleados en el regreso de un compañero (especialmente si la ausencia ha sido larga) creando un objetivo de equipo.
6.- Revisar la política de remuneración y beneficios
Según la guía Hays 2022, el motivo principal por el que los empleados quieren cambiar de trabajo es el salario y los beneficios sociales. El 62% de los empleados encuestados declararon que un aumento salarial podría volver a motivarlos. Más allá del poder adquisitivo que ofrece el salario, también es una fuerte señal de reconocimiento para los empleados. De ahí la importancia de establecer una tabla retributiva en línea con los salarios del mercado y que ofrezca oportunidades de evolución salarial. También, bonos, gratificaciones, servicios de salud y vales de comida son unos pluses que pueden marcar la diferencia para tu personal.
7.- Prevenir los riesgos psicosociales en coordinación con la mutua.
Establecer claramente las normas a seguir por los trabajadores yen cuanto a los equipos de protección, los protocolos a seguir, las medidas de prevención, así como sobre la política de la empresa en materia sanciones. la comunicación ha de ser una constante en toda política de gestión de preención de reisgos laborales.
Posteriormente, Jaime Pavía ha abordado las herramientas que actualmente nos ofrecen el ordenamiento jurídico y la jurisprudencia para limitar el absentismo laboral.
- Herramientas del ordenamiento jurídico frente al absentismo laboral: Régimen disciplinario y posibilidades sancionadoras.
- Límites y seguimiento de las situaciones de IT.
Herramientas del ordenamiento jurídico frente al absentismo laboral: Régimen disciplinario y posibilidades sancionadoras.
En primer lugar, se debe diferenciar entre faltas justificadas y faltas injustificadas de asistencia que motiven el absentismo laboral. En principio, las causas justificadas serán aquellas que vengan motivadas por una causa legítima (“válida”), mientras que las injustificadas serán las que no obedezcan a una causa válida.
Frente a las causas injustificadas de asistencia se podrán adoptar las correspondientes medidas disciplinarias (amonestación verbal, amonestación por escrito, suspensión de empleo y sueldo, e incluso el despido disciplinario -art. 54.2.a del ET-), teniendo en cuenta siempre los siguientes elementos:
-
- Faltas identificadas y necesidad de ausencia de justificación de las mismas.
- Capacidad de prueba de las faltas.
- Tipificación de la infracción cometida (leve, grave o muy grave) conforme al convenio colectivo de aplicación.
- Periodo de prescripción conforme a la tipificación de la infracción cometida.
- Graduación de la sanción que se pueda imponer observando la “teoría gradualista”.
- Necesidad de comunicación por escrito con descripción detallada de los hechos identificados, infracción imputada y sanción propuesta.
- Finalidad: evitar la indefensión jurídica del trabajador.
Y respecto a las faltas justificadas de asistencia, la empresa tiene la capacidad y el deber de efectuar un seguimiento de que dichas faltas obedecen efectivamente a la causa legítima que las motiva. Por ejemplo: En el supuesto de los permisos retribuidos, deberá solicitar la documentación acreditativa del acontecimiento que justifique el permiso en cuestión. En este sentido, se recomienda desarrollar una política que determine en cada caso la documentación/información que haya que aportar para cada permiso. En los casos de incapacidad temporal es muy importante tener en cuenta que si la empresa no está conforme con la concesión de esta situación, tendrá la posibilidad de impugnar dicha baja administra y judicialmente, pero que resultará muy complicado sancionar al trabajador que se encuentre en situación de baja legalmente concedida por los servicios públicos correspondientes (salvo en supuesto de flagrante transgresión de la buena fe y con muchas limitaciones).
La posibilidad de proceder al despido por faltas repetidas de asistencia, aun justificadas (antiguo artículo 52.d del ET), fue eliminada por el Real Decreto-Ley 4/2020 de 18 de febrero y posteriormente por la Ley 1/2020 de 15 de julio.
Regulación y límites a la compensación durante las situaciones de falta efectiva de prestación de servicios (suspensiones del contrato, permisos retribuidos, vacaciones).
Como alternativa a las herramientas anteriores, las empresas pueden plantearse la posibilidad de limitar el devengo de ciertos incentivos durante la falta efectiva de prestación de servicios (ya sea justificada o injustificada). Por ejemplo, en los casos de incapacidad temporal o permisos retribuidos. A este respecto, se deben tener en cuenta las premisas siguientes, determinadas esencialmente por la jurisprudencia de nuestros Tribunales de Justicia (Entre otras, Sentencias del Tribunal Supremo de 3 de diciembre de 2019 y 23 de junio de 2021):
-
- La posibilidad de limitar el devengo de conceptos retribuidos se deberá conjugar con lo previsto en el convenio colectivo de aplicación.
- Con carácter general, la limitación se debe referir a incentivos vinculados a la producción individual del trabajador.
- En casos de ausencias vinculadas directa o indirectamente a situaciones especialmente protegidas (maternidad, paternidad, riesgo durante el embarazo, cuidado del lactante, etc.) o que puedan afectar en mayor porcentaje al colectivo de trabajadoras (disfrute de permisos por hospitalización, pruebas prenatales, etc.) no será posible limitar el devengo de los incentivos.
- Conforme a la jurisprudencia, en el supuesto de vacaciones también se deberá tener derecho a la retribución habitual.
- Resulta muy recomendable establecer una política específica, revisada y suscrita por cada trabajador, sobre el devengo de incentivos en supuestos de ausencias.
Photo by Maxwell Nelson on Unsplash.
