del blog Glocalthinking.- En la actualidad, la gestión de la nómina está caracterizada por su complejidad. De hecho, en Europa nos encontramos con varios de los países con los procesos de cálculo de nómina más complejos del mundo, poniendo de manifiesto que las organizaciones se enfrenten a múltiples desafíos a la hora de gestionar las nóminas de sus empleados. Los errores en la gestión de la misma pueden provocar consecuencias fatales para las organizaciones y para los empleados, por lo que es importante minimizarlos.
¿Cómo se puede mejorar el proceso de nómina?
Si crees que en tu organización es posible optimizar el proceso de gestión de nómina, los pasos que recomendamos seguir son los siguientes:
1. Identificar los errores existentes
Mejorar la gestión de la nómina pasa, en primer lugar, por reconocer los errores más habituales que son los siguientes:
- Registro incorrecto del tiempo de trabajo de los empleados.
- Retrasos o errores en el pago de impuestos.
- Retrasos en el pago de las nóminas.
- Errores en las categorías laborales de los empleados.
- Equivocaciones en el registro de los cambios en las nóminas.
2. Determinar el origen de estos fallos
Una vez identificados los errores, se debe definir el origen de los mismos, que puede ser de tipo humano, motivado por la ineficiencia de la analítica o por no aplicar a tiempo las novedades legales.
3. Escuchar a los empleados
Las conversaciones e incluso los rumores de los empleados pueden ser una fuente de información muy útil para saber dónde están los fallos y cómo se pueden mejorar los procesos de gestión de nóminas.
4. Automatizar procesos
La automatización de tareas repetitivas permite aliviar la carga de trabajo, agilizar y simplificar procesos, minimizar los errores y liberar recursos para que los profesionales de nómina puedan enfocarse en tareas de mayor valor añadido. Otra opción es la externalización, con la que las empresas confían la gestión de nóminas a proveedores especializados, que garantizan una gestión de nóminas precisa, puntual y en cumplimiento con las normativas vigentes.
5. Integra beneficios y tipos de retribuciones que no vuelvan más compleja la gestión de nóminas
La integración de beneficios y retribuciones, como la retribución flexible o el fomento del teletrabajo y el flex office, puede ser una manera de mejorar la gestión del proceso de nómina sin añadir complejidad adicional para los profesionales de este área. Estas prácticas proporcionan opciones personalizadas para los empleados y contribuyen al bienestar laboral, sin afectar directamente los procesos de nómina tradicionales.
Existen otros dos elementos que sirven para minimizar los errores en las nóminas:
- Utilizar la analítica: la aplicación de herramientas analíticas en la gestión de nómina permite recopilar y analizar datos relevantes para identificar los errores y las inconsistencias. Al hacer uso de la analítica, es posible obtener información valiosa sobre el proceso de nómina, como identificar patrones, tendencias y posibles áreas de mejora. Esto facilita la toma de decisiones basada en datos y ayuda a prevenir errores antes de que se conviertan en problemas mayores.
- Asegurar el cumplimiento normativo: las leyes y regulaciones relacionadas con la gestión de nómina están en constante evolución. Es esencial que los profesionales de Recursos Humanos se mantengan actualizados y cumplan con todas las normativas laborales y fiscales vigentes. Esto implica estar al tanto de los cambios en las legislaciones, actualizaciones en las tarifas impositivas y los requisitos de presentación de informes. Mantenerse al día con las normativas garantiza la conformidad legal y reduce el riesgo de cometer errores en la gestión de nómina.
¿Cuáles son los principales beneficios de la externalización de la nómina?
La externalización de la nómina o “outsourcing” puede tener un impacto significativo, especialmente en dos aspectos clave:
- La adaptación a nuevas tecnologías
- El ahorro de tiempo y costes
En primer lugar, contar con un proveedor externo especializado en la gestión de nómina implica que los profesionales de Recursos Humanos pueda adquirir nuevos conocimientos y habilidades en el ámbito tecnológico. Esto facilita la transición hacia procesos más eficientes. Además, permite adoptar nuevas prácticas de trabajo, alineadas con las tendencias actuales, y abandonar tecnologías obsoletas por soluciones modernas.
Además, externalizar la gestión de la nómina permite liberar recursos internos y enfocarlos en actividades de mayor valor añadido, como el análisis de datos y la generación de informes estratégicos. También garantiza una nómina puntual y precisa, evitando retrasos y errores, a la vez que añade un plus de seguridad sobre los datos sensibles de los empleados, asegurando la protección de la información confidencial.
