La factura invisible de los viajes de trabajo: un coste de más de 504 millones de euros al año por imprevistos

TravelPerk ha publicado su Informe anual sobre las incidencias en los viajes de trabajo, revelando que casi nueve de cada diez profesionales que viajan por trabajo en España (88%) y a nivel mundial (89%) enfrentaron problemas en sus desplazamientos durante el último año, lo que generó un coste de más de 504 millones de euros para las empresas.

504 millones de euros es el gasto directo para mitigar las consecuencias de estas interrupciones, aproximadamente el 2,2% del presupuesto total de viajes de negocios del país, estimado en 23.217 millones de euros por la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA).

En el último año, los profesionales que viajan por trabajo en España se vieron obligados a cancelar o aplazar una media de dos desplazamientos, con un impacto directo en las oportunidades de negocio: el 16% perdió al menos una, un porcentaje que asciende hasta el 23% en el caso de los directivos.

A este coste se suma el impacto económico de los imprevistos que deben cubrir las compañías. Más de un tercio de los viajeros (36%) declaró haber generado gastos adicionales, que se traducen en un sobrecoste anual por empleado de 256€ en alojamiento no previsto, 200€ en transporte local, 194€ en manutención y 232€ en horas extraordinarias.

Roy Hefer, director financiero (CFO) de TravelPerk, comenta: “Los viajes no son solo una línea más del presupuesto, son una inversión en el éxito futuro de la empresa. Como tal, merecen el mismo enfoque cuidadoso que aplicaríamos a otras inversiones. Un retraso o una cancelación no tienen por qué arruinar un viaje completo ni disparar los costes. Las empresas que incluyen tarifas flexibles, cobertura de cancelación y tiempo adicional en sus políticas de viaje están mucho mejor posicionadas para impulsar la productividad y garantizar el retorno de la inversión en viajes”.

Viajes corporativos bajo presión: aumentan los retrasos, cancelaciones y conflictos laborales

• Aumentan los retrasos y cancelaciones
  El panorama de los desplazamientos laborales en 2025 revela una creciente vulnerabilidad ante factores externos. Más de seis de cada diez viajeros de negocios (61%) sufrieron demoras superiores a una hora, mientras que las cancelaciones afectaron al 30% de los desplazamientos, un incremento respecto al 25% registrado en 2024. Esta tendencia no es exclusiva de España: a nivel global, el 36% de los viajes corporativos fueron interrumpidos por cancelaciones.
• El clima, un factor cada vez más determinante
  En el caso español, los fenómenos meteorológicos adversos impactaron al 24% de los profesionales en tránsito, frente al 16% del año anterior. Aunque el aumento es significativo, la cifra aún se sitúa por debajo de países como Estados Unidos, donde el 50% de los viajeros corporativos se vieron afectados por condiciones climáticas extremas.
• Huelgas: una amenaza creciente para la movilidad empresarial
  Las interrupciones por conflictos laborales continúan escalando. En 2023, el 17% de los viajes se vieron comprometidos por huelgas; en 2024, la cifra ascendió al 21%, y en 2025 alcanza ya el 28%. Este repunte plantea desafíos logísticos y financieros para las organizaciones que dependen de la movilidad de sus equipos.
• Otros obstáculos recurrentes
  Además de los factores mencionados, persisten incidencias como la pérdida o retraso de equipaje (25%), la pérdida de conexiones (25%) y el overbooking (15%), que siguen afectando la experiencia del viajero y, por ende, la eficiencia de los desplazamientos corporativos.

El coste humano de los viajes corporativos: estrés, desequilibrio personal y tiempo perdido

Las interrupciones en los desplazamientos laborales están generando un impacto cada vez más profundo en la experiencia del viajero corporativo en España. En 2025, los retrasos prolongaron los trayectos en una media de 3 horas y 45 minutos, una cifra que no solo afecta la productividad, sino también el bienestar de los empleados.

• Bienestar en riesgo: estrés y desequilibrio personal-laboral
  Más de la mitad de los profesionales (57%) afirma que estas incidencias incrementan sus niveles de estrés, mientras que el 52% señala que repercuten negativamente en su equilibrio entre vida personal y laboral. Para los departamentos de recursos humanos, este dato subraya la necesidad de revisar políticas de movilidad y apoyo emocional.
• El impacto se extiende al ámbito personal
  Las consecuencias no terminan en el entorno profesional. Las interrupciones han obligado al 28% de los viajeros a modificar o cancelar planes personales, incluidas vacaciones. Además: El 24% no pudo cumplir con compromisos familiares importantes. Y el 17% reportó un aumento en los costes relacionados con el cuidado de hijos o personas dependientes.

Estrategias frente a las interrupciones: tecnología, previsión y contacto humano

Ante el aumento de incidencias en los desplazamientos laborales, tanto empresas como profesionales en España están adoptando medidas para mitigar su impacto. La clave está en la anticipación, el uso inteligente de herramientas digitales y el refuerzo de políticas corporativas.

• Planificación proactiva para evitar contratiempos
  Un tercio de los viajeros (33%) opta por tarifas flexibles que permiten cambios sin penalización, mientras que el 28% añade márgenes de tiempo adicionales a sus itinerarios. Además, el 35% consulta con mayor frecuencia las actualizaciones de estado de sus vuelos y conexiones, en un intento por adelantarse a posibles imprevistos.
• Tecnología al servicio del viajero
  El 20% de los profesionales confía cada vez más en aplicaciones móviles para mantenerse informado en tiempo real. Esta tendencia refleja una creciente digitalización en la gestión de viajes, aunque no sustituye por completo el valor del contacto humano.
• Políticas corporativas más robustas
  Más de una cuarta parte de las empresas (28%) ha reforzado sus protocolos de viaje, incorporando billetes flexibles, seguros específicos y el uso exclusivo de plataformas de reserva autorizadas. Estas medidas buscan garantizar mayor control y capacidad de reacción ante interrupciones.
• El factor humano sigue siendo decisivo
  A pesar del avance tecnológico, el 68% de los viajeros españoles prefiere resolver incidencias hablando directamente con un agente, ya sea por teléfono o en persona. El autoservicio digital ocupa el segundo lugar (24%), mientras que los chatbots de inteligencia artificial apenas son utilizados (5%), lo que evidencia una clara preferencia por la atención personalizada en momentos críticos.