Cómo comunicarte adecuadamente en el trabajo

por Ángela Sierra, Psychologist Chat Specialist.- Trabajar en equipo para crear un ambiente laboral feliz y próspero empieza por mejorar la inteligencia emocional. Cuando los grupos están mejor alineados y dotados de habilidades de comunicación sencillas, los equipos se sienten valorados y apoyados. Los beneficios de observar y trabajar con nuestras emociones son enormes y dan como resultado menos conflictos y una mejor comprensión de los demás. El autoconocimiento, la comunicación efectiva y las habilidades de empatía son rasgos de carácter valiosos que podemos desarrollar y mejorar. 

La comunicación es la acción consciente de intercambiar información entre dos o más participantes con el fin de transmitir o recibir información u opiniones distintas.​ Su propósito u objetivo es informar, generar acciones, crear un entendimiento o transmitir cierta idea.

En el trabajo, como en cualquier otro contexto en el que haya varias personas involucradas, nos veremos continuamente con la necesidad de comunicarnos, ya sea para dar o recibir un feedback de algún compañero, para informar de alguna irregularidad, para saber indicar posibles mejoras, para solicitar algún trámite, etc. Pero comunicarse es algo más que un simple intercambio de palabras. El contenido del mensaje es muy relevante pero siempre va acompañado de ciertas características que son las que le van a dar forma y hacer que sea transmitido con una intención determinada.

Algunas de estas características de la comunicación no verbal que pueden ser determinantes para una buena comunicación son: 

• Cercanía 
• Tono de voz 
• Capacidad de escucha
• Comprensión 
• Postura corporal 

Estas son variables que, según cómo se usen, van a modular la intención del mensaje. Según las usemos tendremos un estilo de comunicación determinado. 

Estilos de comunicación

Los estilos de comunicación son los tres patrones que resultan al fusionar los elementos verbales, los no verbales y los elementos paraverbales, que son los elementos no verbales de la voz, es decir, el uso de silencios, tono de la voz, ritmo, volumen, etc. Estos estilos de comunicación determinan la forma en la que intercambiamos la información e interactuamos con los demás.

Aunque el estilo de comunicación puede cambiar según la situación en la que nos encontremos, en cada persona siempre predomina un estilo de comunicación. 

Aunque hay tres estilos de comunicación el estilo asertivo sería el más indicado para comunicarnos de manera eficaz: 

• Estilo de comunicación pasivo: es un estilo de comunicación basado en la inhibición de los pensamientos y sentimientos que en situaciones normales podrían ser expresadas. El estilo de comunicación pasivo es típico de las personas tímidas, que se muestran inseguras en las relaciones personales. Entre las características de este estilo de comunicación destacan el contacto visual relativamente escaso, el tono de voz bajo, las respuestas cortas o con poca relación con lo que se habla, y un lenguaje no verbal que expresa actitud a la defensiva o inseguridad. 

• Estilo de comunicación agresivo: los elementos que lo caracterizan son las amenazas verbales y no verbales, así como las acusaciones directas y los reproches. El objetivo de este conjunto de iniciativas es entrar en una dinámica de poder en la que uno mismo tenga el dominio y la otra parte quede minimizada. Este estilo de comunicación agresivo también se caracteriza por elementos paraverbales y no verbales que expresan enfado o bien hostilidad. Por ejemplo, tono de voz elevado, tensión de los músculos, etc. 

• Estilo de comunicación asertiva: en el estilo asertivo, se comunica de manera directa aquello que uno mismo piensa y siente. Se comunica de manera honesta y transparente, sin intentar dominar a la otra persona. Así pues, se intenta que las propias habilidades sociales establezcan un equilibrio en el que se tienen en cuenta tanto los propios intereses como los de la otra persona. Dadas estas características, se considera que este es el estilo de comunicación más deseable para la mayoría de situaciones. 

Pasos para una comunicación asertiva 

Ya hemos hablado sobre los distintos estilos de comunicación y cuál de ellos sería el más deseable. Pero, ¿cómo lo llevamos a cabo? A continuación, explicamos tres pasos para comenzar a comunicarnos de manera asertiva tanto en el trabajo como en otros contextos de nuestra vida: 

1. Explica lo que sucede: primero describe los hechos de manera muy específica, intentando no hablar de juicios, sino desde una visión muy objetiva, ya sea una situación o la conducta de una persona. 
2. Expresa cómo te sientes: habla desde el «ti» y no desde el «yo». Recuerda que lo que intentas manifestar es lo que sientes, crees y opinas acerca de esa situación o persona. Hablando desde el «yo» evitas que la persona se ponga a la defensiva. 
3. Expresa tu necesidad: explica esa necesidad no satisfecha. 
4. Manifiesta lo que te gustaría que sucediera: en este punto expresa tu petición de manera concreta.  

Ejemplo: «Estoy harto de que no se reconozca mi trabajo y esfuerzo» 

Expresado de manera asertiva sería: 

• En las dos últimas reuniones que hemos tenido con el equipo no se han mencionado mis aportaciones (situación)  
• y eso me hace sentir muy confundido (tu sentimiento)  
• porque me gustaría que se reconociera mi trabajo (tu necesidad). 
• ¿Te importaría mencionar de qué forma yo también he colaborado la próxima vez que nos reunamos? (tu petición) 

Cómo comunicarse en el trabajo 

Hasta ahora hemos hablado de los estilos de comunicación y cuál sería el más correcto. Pero, ¿cuándo es el mejor momento para comunicar algo en el trabajo? 

Hoy en día tenemos muchos medios para comunicarnos en el trabajo (videollamadas, correo electrónico, plataformas de chat para empleados, etc). Para una comunicación eficaz debemos intentar priorizar la comunicación cara a cara siempre que sea posible para reducir malinterpretaciones. En el caso de que no sea posible una comunicación cara a cara y tengamos que comunicarnos online existen varios consejos para evitar malos entendidos: 

• Tómate el tiempo necesario para escribir la respuesta adecuada 
• Evita el uso de las mayúsculas para evitar que se interprete el mensaje de manera negativa 
• Evita el sarcasmo 
• Controla el uso de puntos suspensivos 
• Prioriza la comunicación por chat individual si es un tema que puede generar tensión 
• No abuses de emoticonos 

Intenta comunicarte con la persona correcta en un contexto adecuado, si la información es delicada procura buscar un espacio seguro que favorezca un clima de confianza. 

La comunicación efectiva en el trabajo es más que un simple intercambio de información. Se trata de entender al otro, su intención, sus emociones y todo lo que está detrás de lo que dicen sus palabras o gestos.

Al cuidar nuestra manera de comunicarnos también estamos cuidando al otro.

Con estas pautas podemos hacer del trabajo un lugar amable y libre de tensiones, donde poder comunicarnos de manera cómoda y segura.