Doce métricas para evaluar el éxito de las reuniones

Las reuniones forman parte del día a día en las organizaciones. Con demasiada frecuencia, los empleados asisten a una avalancha de reuniones en las que se invita a mucho personal, alargándose la sesión fuera de la hora laboral. Las reuniones son la fuerza motora en una organización para colaborar y conectar entre los miembros de un equipo. Sirven para clarificar, exponer, abordar problemas, y por supuesto, motivar. Ese tiene que ser el objetivo principal de lo que viene a denominarse una cultura de reuniones efectiva. En este artículo titulado “12 Metrics for More Effective Meetings” se expone una amplia tipología de métricas para promover la convocatoria de reuniones exitosas.

 

Cuántas veces hemos escuchado decir a compañeros nuestros que “la reunión no ha servido para nada” después de pasar varias horas conectados o de forma presencial. Esta opinión generalizada se agrava cuando están presentes los equipos remotos e híbridos, donde la necesidad de coordinación de equipos a menudo conduce a una explosión de reuniones y sobrecolaboración. Y después de estas interminables reuniones, los empleados deben trabajar jornadas más intensas para compensar el tiempo perdido. “Esta tendencia auto-reforzante puede ser una fuente significativa de frustración y un factor clave de agotamiento para los equipos”, según se recoge en este artículo publicado en Worklytics.

Ante esta situación, ¿Cómo se puede valorar si las reuniones están realmente ayudando a que los empleados se conecten? O si, por el contrario, ¿están causando estrés?

Aquí se exponen 12 métricas clave que algunas de las empresas con las mejores culturas de reuniones ya están aplicando para comprender y mejorar sus hábitos de reuniones.

Métrica 1: Tiempo dedicado a las reuniones

Métrica 2: Número de reuniones recurrentes

Métrica 3: Duración de las reuniones

Métrica 4: Tamaño de las reuniones

Métrica 5: Uso de videoconferencias

Métrica 6: Distracciones durante las reuniones

Métrica 7: Comienzos tardíos y finales tardíos

Métrica 8: Participación en las reuniones

Métrica 9: Inclusión en las reuniones

Métrica 10: Redundancia en los tomadores de decisiones

Métrica 11: Número de colaboradores fuertes

Métrica 12: ¿Se están reuniendo los grupos adecuados?

 

Métrica 1: Time invertido en reuniones

Más de 10 horas por semana para los profesionales del conocimiento suelen correlacionarse con puntuaciones de compromiso más bajos, menos tiempo para enfocarse en realizar un trabajo intenso y días laborales más largos. Es importante realizar un seguimiento y entender qué porcentaje de su organización se encuentra en esta categoría para identificarla y adoptar medidas.

 

Fuenter: Worklytics

 

Métrica 2: Número de reuniones recurrentes

Las reuniones recurrentes suelen crearse con el propósito de coordinación y a menudo continúan más allá de su utilidad inicial. Esta casuística se da en las reuniones recurrentes más grandes, donde los participantes individuales pueden si lo desean, solicitar su cancelación, aunque, debido a su tamaño, es posible que estas reuniones no resulten tan efectivas. Los equipos remotos e híbridos a menudo son los que suelen experimentar un aumento en sus reuniones recurrentes, lo que puede llegar a ocupar la mayor parte del tiempo durante el día laboral.

 

Fuente: Worklytics

 

Métrica 3: Duración de las reuniones

Lo bueno si es breve, dos veces bueno. Así reza el refrán más que aplicable a las reuniones cortas. Suelen ser más eficientes, permitiendo que los contrapuntos de vista sean más rápidos y concisos. Sin embargo, el trabajo remoto e híbrido a menudo conduce a una proliferación de reuniones cortas de 1:1 utilizadas para coordinación. Estas reuniones, aunque útiles, pueden generar una mayor fragmentación del calendario y disminuir el tiempo de enfoque, ya que cada tarea requiere una media de 23 minutos de intermedio entre reuniones.

 

Fuente: worklytics

 

Métrica 4: Tamaño de las reuniones

La investigación indica que el tamaño ideal para una reunión está en un punto intermedio entre 3 y 8 participantes. Las reuniones más grandes tienden a ser sesiones de intercambio de información y participación individual disminuye. Los datos indican que, en las reuniones numerosas, las personas tienden a distraerse más, mirando sus correos electrónicos y mensajes. Esta situación es más común en entornos de trabajo remotos.

 

Fuente: Worklytics

Métrica 5: Uso de videoconferencias

La investigación indica que períodos prolongados de videoconferencias a través de herramientas como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams pueden provocar agotamiento o estrés. Esto es evidente cuando los usuarios conectados se sienten obligados a permanecer en video durante toda la llamada. Este artículo indica que según alguna investigación las mujeres son afectadas de manera desproporcionada por esta cuestión.

 

Fuente: Worklytics

 

Métrica 6: Distracciones durante las reuniones

En un entorno laboral cada vez más conectado, una constante avalancha de notificaciones push y otras distracciones puede dificultar la concentración en las reuniones. Estas distracciones de herramientas como Slack, Microsoft Teams y el correo electrónico pueden provocar que las personas estén menos presentes durante las reuniones. Utilizando estadísticas de uso anónimas de estas diversas plataformas, es posible comprender el volumen de actividad concurrente y, con esto, generar una estimación de cuánto suelen estar concentradas las personas en las reuniones. Por ejemplo, el artículo recoge que las reuniones más grandes y remotas tienden a tener mucho menos enfoque.

 

Fuente: Worklytics

 

Métrica 7: Comienzos tardíos y finalizaciones tardías

El número de reuniones que comienzan tarde o terminan más allá del tiempo programado puede ser una medida muy útil de la eficacia de las reuniones. Esto se puede medir utilizando métricas de uso anónimas de herramientas como Zoom y Teams, combinadas con la hora programada de la reunión según los datos del Google Calendar u Outlook de la persona que la convoca.

 

Fuente: Worklytics

 

Métrica 8: Participación en las reuniones

La inclusión en las reuniones es un indicador importante de cómo se percibe la contribución de un empleado. Es común que solo unas pocas personas dominen la mayoría de los grupos y reuniones grandes, lo que está altamente correlacionado con que los equipos sientan que no tienen voz o no son considerados valiosos. Este fenómeno es particularmente desafiante para los grupos subrepresentados en el arreglo de trabajo remoto o híbrido, cuando la única contribución o exposición al equipo o la dirección se da a través de reuniones grandes. A través de aplicaciones como Zoom y Microsoft es posible estimar la participación en las reuniones utilizando datos de uso anónimos.

 

Fuente: worklytics

 

Métrica 9: Inclusión en las reuniones

Las reuniones no se convocan con el fin de charlas o adoptar decisiones. También adquieren este formato las exposiciones de los empleados, la construcción de relaciones o demostraciones de valor en equipo. Una tendencia común vista en el trabajo remoto e híbrido es que los empleados juniores a menudo son excluidos de las reuniones clave, por lo que su participación en éstas se ve como “una oportunidad limitada para ganar exposición y aprender más sobre la organización”. Medir la composición de las reuniones comunes puede darnos una idea del nivel de inclusión en estas discusiones clave.

 

Fuente: Worklytics

 

Métrica 10: Redundancia en los que adoptan decisiones

Observar a los asistentes de las reuniones clave también puede ser un indicativo para entender el nivel de redundancia dentro de su organización. ¿Hay muchas reuniones que incluyen a varios líderes en el mismo ámbito de control? ¿Hay muchas reuniones llenas de vicepresidentes o líderes senior que llevan a la redundancia en la toma de decisiones? Esta métrica también es útil para entender si las decisiones son benignas y se toman de la manera más efectiva dentro de la organización.

 

Métrica 11: Número de colaboradores eficaces

Una tendencia común en el trabajo remoto e híbrido ha sido la cultura general de sobrecolaboración impulsada por las reuniones, y extendida a otros canales como Slack, Teams y el correo electrónico. Una forma de medir la sobrecolaboración es considerar el número de conexiones sólidas que tiene en promedio cada individuo en un equipo. Las conexiones eficaces son aquellas personas con las que usted pasa consistentemente al menos 2 horas por semana, ya sea en reuniones o comunicándose.

Si este número es alto (más de 10 más o menos), la mayoría de las empresas encuentran una fuerte correlación con puntuación negativa en encuestas sobre «Toma de decisiones lenta», «Demasiados procesos», etc. Esto indica que “la sobrecolaboración también implica que, para completar su trabajo, debe colaborar estrechamente con otras 15 personas, y que las decisiones solo se toman por consenso”. Este es un indicador clave líder de procesos ineficaces e ineficientes, apunta el artículo.

 

 

Fuente: Worklytics

 

Métrica 12: ¿Se están reuniendo los grupos adecuados?

La clave para mejorar la cultura de las reuniones es entender cómo diferentes grupos dentro de una organización comparten información y pasan tiempo juntos. Utilizando datos anónimos de herramientas como Zoom, Teams y calendarios, se puede generar un mapa de colaboración a través de reuniones en toda la organización. Estudiar este mapa puede ayudar a proporcionar información sobre cómo unir funciones desconectadas o gestionar grupos que consumen una cantidad excesiva de tiempo de reunión de otras funciones.

 

 

Fuente: Worklytics