Los trabajadores de organizaciones con análisis de datos están, de media, un 24 % más comprometidos con sus organizaciones, puesto que estas hacen más hincapié en el desarrollo de las personas fomentando la cultura basada en datos, tal y como afirma el informe «Data Driven Organizations. Boosting change success with data» de Capgemini. Aunque con una “timidez instintiva”, la mayoría de las empresas están bien posicionadas cuando se trata de aprovechar sus datos de inteligencia empresarial, según este estudio. Sin embargo, la consultora señala como principal obstáculo para su completa explotación que la implantación de la gestión del cambio basada en datos aún no se ha producido.
Son múltiples las cuestiones que se plantean directivos de empresas y responsables de RRHH a la hora de afrontar la toma de decisiones en los procesos de cambio basados en datos, debido al propio conocimiento del escenario y de la tecnología, a la incertidumbre, la normativa, los costes o la obtención de esos datos: ¿cómo funciona?, ¿es eficaz?, ¿qué sentido tiene?, ¿qué datos hay disponibles y cuáles se pueden obtener, respetando la protección de datos?, ¿qué cuesta la tecnología?, ¿a cuántos informáticos hay que contratar, en momentos en los que no están disponibles en el mercado laboral?, ¿están de acuerdo los empleados con este tipo de gestión de datos?
Potencial por explorar
Estas dudas llevan a subestimar las oportunidades que ofrece la gestión del cambio basada en datos, ya que, gracias al análisis predictivo, los directivos pueden obtener una imagen a gran escala y, al mismo tiempo, detallada, de las acciones y comportamientos futuros de clientes, proveedores y empleados. Esta foto les permitirá, por tanto, actuar con previsión, mediante un conocimiento analítico que abre las puertas a resultados con mayor probabilidad.
La forma más eficaz de hacerlo es creando un equipo de arquitectos de datos y analistas de negocio, e implantando el modelo de las 8 palancas de las organizaciones adaptativas, que plantea Capgemini, y que ilustra cómo desarrollar y aplicar la gestión del cambio basada en datos, como parte de una estrategia holística de la organización.
Fuente: Informe «Data Driven Organizations. Boosting change success with data» de Capgemini.
1. Cultura corporativa
Es la primera y más importante palanca para implantar con éxito la gestión del cambio basada en datos. Una visión y una mentalidad comunes proporcionan un fuerte sentido de comunidad y es la base para la colaboración, la capacitación y la innovación.
El conjunto de valores, normas y actitudes compartidos determina cómo trabajan juntas las personas. Pero para que la gestión del cambio pueda intervenir de forma específica, necesita datos objetivos y fiables -no impresiones- que se recojan y se compartan con la plantilla. Solo así se podrá orientar el cambio en la dirección correcta.
2. Liderazgo y personas
El liderazgo está estrechamente vinculado a la cultura de empresa. Cuando las decisiones se toman de forma transparente, los conocimientos y sensibilidades hegemónicas pierden su importancia y dejan paso a la comprensión y el acuerdo del conjunto.
El ámbito de la gestión de las personas dispone de muchos datos relacionados con la plantilla (número de trabajadores internos y externos, frecuencia de las bajas, participación en eventos sociales voluntarios, encuestas de opinión, entrevistas anónimas…) y el análisis de personas puede utilizarse para saber exactamente lo que va bien o las carencias de la organización, de manera medible, porque ¿cómo podríamos gestionar algo que no se mide?
Encuestas anonimizadas, análisis de las evaluaciones de rendimiento, encuestas de 360 grados… proporcionan datos escalables, muy útiles para el cambio. Además, marcan líneas para el desarrollo personal y la formación, importantes pistas que ayudarán a los líderes – como entrenadores, coordinadores del ecosistema y promotores del talento que son- a desarrollar las competencias y habilidades de los empleados. Esto incluye capacitarles para trabajar con datos y tomar decisiones basadas en ellos.
3. Procesos
El diseño de procesos es un “juego” para la gestión del cambio basada en datos. Esto se debe a que los procesos se basan en datos de flujos de trabajo y modelos de dependencias e interacciones. Pero para que estos datos puedan ser compartidos, utilizados y comparados entre departamentos, deben estar suficientemente estandarizados.
El equipo de gestión del cambio y los departamentos especializados necesitan suficiente libertad para evaluar fuentes de datos y aplicar las medidas ad hoc adecuadas, así como la imprescindible asignación de derechos de acceso a los datos con la protección pertinente.
4. Conocimiento de datos
Es indispensable un alto nivel de concienciación de toda la empresa sobre los datos, con el fin de tomar decisiones acertadas y basadas en hechos y aprovechar la potencia de la tecnología que, con el uso inteligente de algoritmos, facilita el filtrado de información relevante entre la gran masa de datos.
Además, por un lado, los datos ofrecen a los directivos un mayor peso en sus argumentos frente a los empleados, lo que permite, por tanto, una puesta en marcha más ágil de soluciones eficaces y sostenibles. Por otro, con la formación adecuada, facilita el trabajo de los empleados, porque con los datos van al grano mucho más rápido.
Basta con recordar que las cinco multinacionales que basan sus negocios en la recopilación, el análisis y el procesamiento de datos -Google, Amazon, Microsoft, Meta, Apple- están entre los grandes ganadores del mercado.
Cuanto más cuidadosamente sean interpretados y procesados los datos, más válidas serán las decisiones que se tomen y, por tanto, garantizarán mejores resultados”, Capgemini.
5. Gobernanza
La gobernanza debe ser éticamente inatacable, consciente de los datos y su gestión, transparente y orientada a la comunicación, actuando como palanca indirecta del cambio.
En muchos proyectos de cambio, cuando la gobernanza fomenta decisiones de mejor calidad que son aceptadas por todos los miembros de una organización, aumentan las posibilidades de éxito del equipo.
6. Estructura
Algo similar ocurre con la estructura de la empresa, que debe dejar claros los cargos, las funciones, las capacidades y los roles de directivos y empleados, permitiendo la colaboración entre unidades de negocio y redes de socios. Si se incluye el comportamiento en la red dinámica de relaciones y habilidades de los miembros de la organización, la importancia de la estructura corporativa para el éxito de la gestión del cambio basada en datos se hace evidente.
7. Lugar de trabajo
En las organizaciones más pequeñas, las estructuras suelen ser más flexibles que en las grandes empresas, aunque suelen carecer del dinero o la voluntad de asumir riesgos para invertir en el desarrollo de la analítica empresarial. A las grandes empresas les resulta más fácil implantar organización y, por tanto, también la gestión del cambio basada en datos.
Para ambos casos, solo un lugar de trabajo con acceso a los datos para todos los participantes en el proyecto garantiza el intercambio interfuncional y jerárquico de datos e información, fundamental para el éxito.
Por tanto, si bien el éxito de la gestión del cambio depende del compromiso de las personas implicadas, un mayor valor de los datos y de su uso específico facilita el compromiso de la plantilla.
8. Ecosistema
Las empresas están conectadas con sus grupos de interés, interacciones inevitables que para la transformación hay que tener en cuenta. Por ello -y por las normativas de obligaciones en las cadenas de suministro-, es aconsejable integrar en la red a los socios externos -clientes, proveedores y colaboradores-, para que todas las partes puedan generar y explotar nuevos y valiosos datos.
Cuanto más madura en datos sea una empresa, más se centrarán los directivos en los factores críticos del éxito de la transformación. Esos aspectos incluyen: la confianza de los empleados en la organización, su uso de los datos, su nivel de información sobre el cambio, su control percibido sobre los datos utilizados y los procesos basados en ellos, así como la cultura de aprendizaje.
Las personas son sensibles al cambio, por lo que se hace indispensable que la gestión del cambio se centre en los siguientes factores humanos, según Capgemini:
- Ganar confianza: Lo que entiendes, ya no lo temes. Se puede ganar confianza cuando se ofrece un espacio protegido para probar cosas nuevas de forma segura.
- Saber de qué se trata: Existen varios efectos positivos sobre el éxito, si los empleados de los proyectos de gestión del cambio se sienten informados sobre el progreso y los hitos alcanzados, pero también sobre los contratiempos. De este modo, se fomenta el compromiso y la acción proactiva.
- Sentir seguridad: Aunque trabajar con datos corporativos forma parte de la vida cotidiana para la mayoría de los empleados, a menudo reaccionan escépticos cuando se trata de utilizar la analítica de personas. Esto se debe a lo poco que saben sobre sus posibles usos y limitaciones, lo que lleva a crear resistencia interna. Para motivar a la gente para que cambie comportamiento, necesitan sentir que controlan del proceso de cambio.
- Tener ganas de aprender: En un mundo de volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad (Volatility, Uncertainty, Complexity, and Ambiguity -VUCA-), las empresas están perdidas sin una cultura aprendizaje, sobre todo cuando hablamos de procesos de cambio, puesto que es imperativo que los empleados adquieran conocimientos y nuevas habilidades.
Imagen de 3dsculptor en 123rf.
