Cómo ser un nuevo gerente y no morir en el intento: desafíos y soluciones

El 68 % de los líderes de recursos humanos consideran que los gerentes al frente de organizaciones con formatos híbridos están atravesando dificultades para adaptarse, así como en el desarrollo de habilidades necesarias para mantener un equipo cohesionado y productivo. Más costoso supone para aquellos gerentes que se incorporan tras desarrollar funciones de carácter individual, y que ahora tienen entre sus responsabilidades, la motivación de sus equipos. Son varios los errores que cometen, pero existen soluciones para alcanzar el éxito.

 

Un empleado con una trayectoria excepcional es fichado como gerente en una gran organización. Su propósito es querer causar una buena impresión, pero está comprobado que muchos como él cometen errores comunes durante los primeros meses en el desempeño de su función como gerentes. Así lo recogen los instructores Dave Bour y Frank Kane de Udemy que han elaborado una serie de insights a raíz de una encuesta realizada a varios gerentes tras sus experiencias en la transición hacia puestos directivos.

Estas recomendaciones son válidas para nuevos gerentes, líderes que ayudan a nuevos gerentes en el perfeccionamiento de habilidades e incluso a colaboradores individuales con pretensiones de convertirse en un gerente.

 

Errores comunes y forma de superarlos

Desafío n.º 1 ⇒ Prometer más de lo que el equipo puede realmente entregar
La sobrecarga de tareas al equipo resulta contraproducente a todas luces si se quiere obtener el éxito a largo plazo. “Crea un entorno de gran estrés para ti y para tu equipo, lo que lleva al agotamiento y a una alta probabilidad de que no se cumpla con el trabajo prometido”, señalan.

Cómo superar este desafío

Lo primero que se marca un gerente son objetivos pretenciosos. Lo primero es aprender a reconocer las limitaciones de recursos para lograr una gestión efectiva.

 

Por ello, recomiendan “tómate el tiempo necesario para analizar los proyectos antes de que empiecen, a fin de determinar con precisión los plazos y los resultados prometidos”, y apuntan como opción adaptar el modelo del «producto mínimo viable» (MVP). De esta forma, el equipo empieza con una versión sencilla para mejorarla progresivamente.

 

Pasos que seguir:

• Planifica los principales proyectos en los que participará tu equipo durante el próximo trimestre, semestre o año según el enfoque de la planificación de la organización). Después decide qué miembros del equipo trabajarán en esos proyectos. Esta planificación anticipada facilitará la consecución de logros sin superar las capacidades.
• Crea acuerdos de nivel de servicio (SLA) para proyectos de equipo más habituales. Por ejemplo, ¿tiempo para elaborar un informe? Realizando esta documentación facilitará la capacidad del equipo para no prometer más de lo que se puede realizar.
• De cara a panificar la capacidad de tu equipo, es recomendable no abarcar el 100 % de sus horas de trabajo. Todos los empleados desarrollan actividades rutinarias y necesarias que ocupan tiempo durante su jornada laboral. Establece con el supervisor una regla general sobre la capacidad productiva de tu equipo. Recordar que se trata de una estimación realista y probable del tiempo disponible para trabajar que se sitúa entre el 65 y el 80 % de las horas de trabajo totales.
• Asigna un margen de tiempo adicional para situaciones desconocidas, lo que permitirá emplear parte del tiempo no asignado para resolver cuestiones pendientes.

 

Desafío n.º 2 ⇒Intervenir para hacer el trabajo uno mismo (microgestión)

En el caso de los gerentes nuevos realizar el trabajo ellos mismos o informar a los miembros de su equipo de cómo deben desarrollarlo representa una tentación muy común. Según señala Bou, este error es muy frecuente debido a «la gran confianza que tienen en sus propias habilidades técnicas».

Este hecho es comprensible ya que los gerentes suelen ascender por mostrar una gran destreza en el desempeño de actividades concretas en la ejecución de sus proyectos. Estos expertos indican que este enfoque puede resultar «perjudicial para fomentar la motivación del equipo, a lo que se añade que supone un desvío de tareas de carácter estratégico que son importantes para ejecutar una dirección eficaz».

 

Conviene tener presente que la dirección eficaz de un gerente es la que resulta de conjugar las derivadas del tiempo, el esfuerzo y la preparación. Esta fórmula constituye un axioma destacado de las responsabilidades que deben desarrollar los gerentes en su nuevo puesto, según indican estos expertos de Udemy.

 

Cómo superar este desafío

Adopta el método socrático, lo que se traduce en «dar instrucciones o decirles a los miembros de tu equipo cómo hacer algo, hazles preguntas cuando enfrenten dificultades». El objetivo es ayudarles a estudiar sus opciones. Deja que adopten sus opciones. De esta forma, tu equipo se sentirá más cómodo con sus capacidades y mucho más comprometidos para alcanzar sus objetivos. Con ello, conseguirás disponer de mayor tiempo para reorganizar tus tareas a largo plazo así como en gestión de los miembros de tu equipo.

Pasos que seguir:

• No dejes de animar al equipo en la reflexión ante los desafíos que se presenten ya sea en reuniones individuales o bien con tus subordinados directos. El mantenimiento del este flujo constante de reuniones supondrá un empuje en el desarrollo de hábitos para adoptar decisiones y comentar todo tipo de resultados.
• Planifica tus iniciativas y proyectos como responsable que eres del equipo. Puede ser que esta planificación abarque también cuestiones como la estimación de la capacidad del equipo, la colaboración con equipos multifuncionales que exijan una alineación o la asignación de proyectos varios. Aclara tus objetivos, prioridades y calcula el tiempo que pueden llevarte. Esto hará que los miembros del equipo realicen sus tareas.

 

Desafío nº 3 ⇒ No ver el panorama general (de la empresa)

El cargo de gerente implica responsabilidad de cara a la producción de un equipo. Por ello es imprescindible tener presente «cómo se relaciona el trabajo con los objetivos más amplios de la organización. No te centres únicamente en tus tareas diarias o en tu rendimiento personal: ten presente el panorama general», recomiendan desde Udemy.

Cómo superar este desafío

Bour apunta que el hecho de adoptar una perspectiva con mayor amplitud «siempre ayuda a identificar tendencias y detectar posibles problemas». Dispones de un equipo, no estás solo. Por lo tanto, orquesta en tu mente un proyecto. Por tu parte queda marcar un camino y confiar en que los miembros del equipo lo desarrollarán hasta el final.

 

Es importante comprender de qué manera se relaciona el trabajo de tu equipo acorde a los objetivos empresariales. Debes profundizar en la alineación de los valores de la organización con su tarea para reforzar su propósito en el desempeño de los proyectos. También es importante que se compartan los éxitos o el fin de proyectos que han supuesto mucho esfuerzo en el equipo.

 

Pasos que seguir:

• Aprovecha en las reuniones con el equipo a destinar el tiempo necesario para tratar los objetivos de la empresa y de qué manera se está llevando el trabajo para lograrlo entre todo el equipo.
• Crea tus propios objetivos de equipo en coherencia con los objetivos de la empresa. En este paso anima siempre a tus subordinados directos para que desarrollen su lista de objetivos en coherencia los de los miembros del equipo. Así reforzarás el trabajo individual y con ello la contribución a los objetivos empresariales.
• Los subordinados directos siempre tienen que estar al tanto de los logros y éxitos alcanzados. Esta labor les motivará y contagiará al resto de los miembros del equipo, reforzando su perfil dentro de la organización.

 

 Desafío nº 4 ⇒ Agobiarse con la lista de tareas pendientes

Gestionar implica que la bandeja de tu email puede estar repleta de reuniones, actualizaciones de progreso en el desempeño de proyectos y un sinfín de información. «Se requiere disciplina y enfoque para manejar eficientemente tus responsabilidades, la lista de tareas pendientes y el correo electrónico», afirma Frank Kane en el curso «De ingeniero a gerente técnico: Guía de supervivencia».

Cómo superar este desafío

El agobio es humano y consustancial al cargo de responsabilidad. Para salir airoso conviene reservar tiempo específico en el calendario para destinarlo a aquellas tareas que requieren atención. Si hay que renunciar a alguna solicitud, se puede hacer. Es importante no cargarse con actividades que no aportan nada.

 

Antes de aceptar asistir a una reunión, es importante obtener información sobre el propósito, la agenda y los resultados esperados (PAO) para tomar una decisión sobre tu participación. Esta tarea te ofrecerá una mejor perspectiva de cómo contribuir a una mejor productividad. Kane también recomienda delegar tareas o incluso la asistencia a reuniones en tu equipo. «Si alguien de tu equipo tiene la capacidad y los medios para hacerse cargo de algo, podría ser una buena oportunidad de crecimiento profesional para esa persona», comenta.

 

Pasos que seguir:

• Cuando se dedique un tiempo sobre una cuestión concreta, conviene reducir toda distracción para conseguir la meta. Aíslate temporalmente, desactiva las notificaciones para prestar toda la atención posible a lo que tengas que acometer.
• Un paso importante es el desarrollo de nuevos hábitos para manejar nuevas comunicaciones, solicitudes u otros materiales. Aplica filtrados automáticos de cara a la llegada de proyectos, procesos, colaboraciones o peticiones. Fija un tiempo diario para chequear y dar respuesta a todo lo nuevo para dedicarte el resto del día al trabajo importante que debes realizar.
• Por orden de importancia siempre hay que priorizar lo que atañe a comunicaciones, o bien peticiones de los miembros del equipo. Las dudas o planteamientos de los subordinados siempre deben ser lo primero. Facilitar apoyo e información siempre les mantiene en marcha y demuestra que constituyen tu prioridad.

 

Desafío nº 5 ⇒Sentir que estás solo en esto

El desempeño de gerente puede resultar un gran cambio profesional. Es comprensible ya que requiere un cambio de mentalidad, comportamiento, así como preocuparse sobre el rendimiento del equipo y de cómo se están cumpliendo los objetivos empresariales. Y como dicen Bour y Kane puede parecer «una carga pesada, en especial, si ahora diriges a tus antiguos colegas y tu relación con tus compañeros más cercanos ha cambiado».

Cómo superar este desafío

Hay que tener presente que la percepción de soledad puede ser engañosa. Ten presente que otras personas de la organización han estado desempeñando el mismo puesto o quizás en otro puesto similar. En el caso de sentirse así, desde Udemy recomiendan «crear una red integrada por personas que sean de tu confianza. En el caso de que tu empresa disponga de algún programa interno de mentores, aprovecha e inscríbete en él».

 

Un buen consejo ante la soledad del gerente: buscar posibles mentores en cualquier persona con más experiencia que tú y que no pertenezcan a tu cadena de mando inmediata. No olvidar que tu propio gerente es un recurso al que se puede recurrir, por lo que aprovecha a comunicarle los desafíos que enfrentas y solicita su orientación.

 

Pasos que seguir:

• Organiza reuniones informales mensuales o trimestrales con otros nuevos gerentes y así tener conocimiento de cómo afrontan las dificultades y qué retos se les plantean. Este sistema de apoyo verás que te ayuda a tener otra visión sobre tu «soledad» porque ser un buen gerente y líder nunca ha resultado fácil. Desde Udemy proponen también «sugerir que el equipo de capacitación de tu empresa formalice este proceso para todos los gerentes».
• Cuando descubras una nueva habilidad o técnica, aplica ese enfoque ante situaciones específicas que puedan resultar de utilidad para el equipo. Prueba usar el nuevo enfoque y lleva un registro de su funcionamiento. Comparte los resultados con el grupo de gerentes, y solicita su opinión.