por Manuel Villa, responsable del área de servicios profesionales de Cezanne HR España.
¿Ha muerto el horario de oficina tradicional? Lo cierto es que el debate sobre la flexibilidad laboral y los modelos híbridos está más abierto que nunca. Es fácil entender por qué. Aunque el trabajo en remoto ya era propio en algunas industrias, el auge de las tecnologías colaborativas y la pandemia han acelerado la discusión sobre cuándo y dónde realizar las funciones del día a día. Para muchos, el trabajo flexible es ya una alternativa real a la jornada convencional de “9 a 18”. También, una alternativa al espacio de trabajo habitual.
Pero, aunque trabajar de manera flexible se ha vuelto -a priori- más fácil que nunca, sigue siendo campo de batalla para algunas organizaciones. Con la vuelta a la “normalidad” se han denegado muchas solicitudes para trabajar en remoto. Sigue habiendo directivos que quieren que sus colaboradores trabajen en formato presencial.
Sin duda, el trabajo flexible será uno de los grandes protagonistas en el entorno de los recursos humanos en 2022. Pero ¿qué significa esto? ¿Qué implica?
El derecho a exigir flexibilidad
En la primavera de 2020, cuando estalló la pandemia, muchas personas cambiaron de trabajo. Y comenzaron a trabajar en una nueva organización de forma remota. No pusieron un pie en la oficina. ¡Y funcionó! Por supuesto, a nivel humano es muy diferente incorporarse a la empresa desde un ordenador o hacerlo físicamente. Estrechar la mano a los compañeros. Coger confianza tomando un café…
Pero en la práctica no hubo especiales dificultades en el onboarding. El coaching funcionó y la gente aprendió a desempeñar su rol en el mismo tiempo que cuando las incorporaciones eran presenciales. Además, para las empresas que buscan talento, esto les abre la oportunidad de buscar en un grupo mucho más amplio. Talento distribuido por todo el territorio y no necesariamente cerca de la sede de la empresa.
Claridad con lo que significa trabajo flexible para tu empresa
Esto puede parecer obvio. Pero es muy importante que la fuerza laboral conozca las diferentes opciones de trabajo flexible en el contexto de su negocio.
Por ejemplo, un aspecto del trabajo flexible se ha basado tradicionalmente en las horas de trabajo de un empleado. Y en cómo se puede adaptar la jornada laboral estándar para facilitar el equilibrio entre la vida laboral y personal. Otra es la posibilidad de trabajar desde casa al menos parte de la semana.
Asegúrate de que los empleados entienden qué tipo de trabajo flexible es mejor para todos, compartiendo información sobre las diferentes formas de trabajar a través de los portales y espacios de trabajo compartidos, tu software de recursos humanos y las comunicaciones internas. Y hablando de información…
Políticas y procedimientos de trabajo flexible transparentes
Las políticas y procedimientos formales sirven para proteger tanto a la empresa como a los empleados. Si no están actualizados o no reflejan la legislación laboral más reciente, podría dejar a la empresa expuesta a acciones judiciales. Por lo tanto, realmente vale la pena revisar de forma regular las políticas y procedimientos para comprobar que todavía son aptos para su propósito.
En este sentido, es clave facilitar el acceso a la información. Y la transparencia.
Tener políticas y procedimientos establecidos no solo orientará las expectativas de los empleados, sino que también ayudará a mantener el cumplimiento normativo que protege a todos.
El uso de portales de recursos humanos internos es una excelente manera de hacer que las políticas y los procedimientos sean visibles para toda la fuerza laboral. Los portales también tienen otro beneficio inherente. Facilitan el intercambio de información y el trabajo colaborativo, estén donde estén. Y todo ello, mejora la experiencia del trabajo flexible para todos.
Generar confianza dentro de la empresa
Si bien el trabajo flexible es algo de lo que ya todo el mundo habla, muchos mánager siguen siendo reticentes. Y muestran poca confianza en que los empleados trabajen en un entorno remoto con el mismo nivel de desempeño que desde la oficina. No hay una confianza plena en que el empleado haga bien su trabajo desde casa. Y, muchos siguen pensando que la eficacia del trabajo en remoto tampoco es la misma.
En todo caso, para que cualquier acuerdo sobre la flexibilidad laboral sea efectivo, todos en la organización deben tener confianza en los procesos, en las actividades y, en los demás.
Revisar los procesos de onboarding
¿Tus procesos de incorporación son adecuados para una fuerza laboral flexible? Es importante verificar si las políticas y los procesos de incorporación satisfacen las necesidades de los empleados que trabajarán en horarios no estándar o en ubicaciones remotas.
Por supuesto, deberás comprender los objetivos que hay detrás de las actividades de incorporación actuales. Y pensar en cómo se pueden lograr esos objetivos online o fuera del horario comercial normal, en lugar de forma presencial. Afortunadamente hay soluciones de recursos humanos que ayudan a superar estos desafíos de la incorporación remota. Unos desafíos que son más administrativos y psicológicos que operativos.
Comprobar que el software de RRHH puede gestionar una fuerza laboral flexible
Tu software de recursos humanos debe simplificar el proceso integral de implementación y gestión de prácticas de trabajo flexibles en tu organización. De hecho, debería poder hacer gran parte del trabajo duro por ti.
Desde la perspectiva de RRHH, hacer un seguimiento de quién está cerca y cuándo, puede ser la parte más complicada de gestionar con éxito una plantilla flexible. Por lo tanto, tener calendarios de equipo abiertos, ya incluidos en el software de recursos humanos, es una excelente manera de respaldar la visibilidad del personal. Visibilidad que ayudará a los mánager a mantener ese elemento de confianza tan importante del que hablamos antes.
Tu software de RRHH también debe ayudarte a calcular las vacaciones en función de las horas trabajadas. Y hacer frente a la demanda de horas de trabajo adicionales. Esto implica que los empleados tendrán la certeza de que serán recompensados conforme al tiempo que trabajen.
En todo caso, la tecnología simplifica la vida del entorno de RRHH porque contabiliza, centraliza y gestiona las horas trabajadas o las ausencias. Los mánager también podrán verificar fácilmente la cobertura de recursos, por ejemplo, antes de aceptar una solicitud de vacaciones, o ver quién está disponible para cubrir la baja de otro compañero enfermo. Esto, como digo, simplifica todo el proceso de RRHH y reduce los gastos administrativos derivados de la gestión del talento.
