Sara Victoria Ranz Ortego, abogada corporativa de Grupo Castilla.- En el contexto empresarial actual, el canal de denuncias se ha establecido como una herramienta fundamental y obligatoria para promover la integridad y la transparencia. Sin embargo, la pregunta que persiste es: ¿realmente cumple con su propósito, o se convierte en una mera formalidad?
¿Qué es un canal de denuncias?
Un canal de denuncias es un sistema diseñado para que miembros de la propia empresa (empleados…) u otras personas vinculadas a ella (proveedores, clientes y otras partes interesadas…) puedan reportar confidencialmente conductas indebidas, irregulares o ilícitas dentro de la propia empresa contrarias a las políticas de esta. Este mecanismo debe recibir, gestionar y resolver las denuncias de manera eficaz para ser verdaderamente funcional.
¿Qué beneficios aporta?
- Fomento de la transparencia: proporciona un medio seguro para reportar irregularidades, alentando a los empleados y clientes a expresar sus preocupaciones sin temor a represalias.
- Detección anticipada de problemas: permite identificar y abordar problemas antes de que escalen, protegiendo la reputación y los recursos de la empresa, combatiendo irregularidades o comportamientos delictivos en todas las áreas; como contratación pública, protección de datos, competencia, fraudes y estafas, irregularidades con la Seguridad Social o con la Agencia Tributaria entre otros…
- Cumplimiento normativo: facilita el cumplimiento de leyes y regulaciones, evitando sanciones y fortaleciendo la relación con los reguladores.
- Eficacia de los sistemas de compliance y controles del mismo.
- Impulso a la mejora continua: los datos recogidos ayudan a mejorar políticas y procedimientos internos, promoviendo un entorno laboral más justo.
- Colaboración en investigaciones judiciales, si se produce un procedimiento penal que afecte a la empresa, atenuando o eximiendo de responsabilidad penal a la misma.
Para que un canal de denuncias cumpla realmente con su propósito de promover la ética y la transparencia, no basta con establecerlo; es crucial que su implementación sea meticulosa y estratégica. Veamos a continuación una serie de medidas para tener en cuenta:
- Accesibilidad y confidencialidad: debemos asegurar que el canal sea accesible y que la confidencialidad esté protegida es esencial para fomentar la participación y la confianza.
- Gestión externa: la administración por terceros puede incrementar la imparcialidad, pero también puede presentar desafíos en términos de comunicación y control.
- Respuesta y seguimiento: es muy importante que exista un equipo especializado para gestionar las denuncias con rigor y tomar acciones correctivas efectivas para mantener la credibilidad del sistema.
El canal de denuncias debería ser más que una formalidad: debe ser un auténtico pilar de la ética empresarial. Sin embargo, su éxito depende de una implementación robusta y un compromiso genuino con la transparencia. Para que sea efectivo, las organizaciones deben superar los desafíos asociados y asegurar que no se convierta en una simple formalidad que no contribuye a una verdadera cultura de integridad.
