La cobertura de vacantes es un proceso por el que el negocio suele medir el valor que le aporta RR.HH. Le pide que sea rápida y, por supuesto, exitosa. En ambos objetivos ha de trabajar el departamento de personas, pero otros actores, incluido negocio, han de implicarse en la definición previa que ha de acompañar la búsqueda posterior y, en el ínterim, en la evaluación de los candidatos preseleccionados.
Un debrief de entrevista es una reunión del equipo de contratación -director de contratación, reclutador y departamento peticionario y otras partes interesadas- para hablar de cada candidato y tomar decisiones informadas conjuntamente. Lejos de recomendar reposar la información después de una jornada de entrevistas a candidatos, la consultora BrightHire recomienda a los equipos de reclutamiento que organicen y consoliden las notas obtenidas durante las entrevistas nada más terminarlas y que pasen a organizar el debriefing con sus colegas lo antes posible.
Tanto si esta reunión se realiza de forma asíncrona -mediante correos electrónicos, chats o documentos compartidos- como síncrona, debería tener lugar justo después de que hayan finalizado todas las entrevistas. De este modo, cada parte interesada tiene la oportunidad de compartir sus ideas mientras están frescas, minimizando las posibilidades de que olviden cosas o se vean influidas por otros factores.
Los procesos intensivos de reclutamiento y selección dificultan este ejercicio tedioso para profesionales con agendas muy cargadas pero es necesario porque la práctica demuestra que ayuda a tomar más ágilmente la decisión de contratación y las más de las veces con un porcentaje de éxito mayor. La razón: el análisis de las notas por parte de todos los implicados y el intercambio impresiones entre ellos les permite «conocer» mejor a los candidatos y sentirse más confiados de que la decisión final será la correcta.
La respuesta a las necesidades de contratación cíclica
Los debriefs de entrevistas son una respuesta directa a los problemas de contratación cíclica, falta de comunicación entre el equipo de contratación y calidad de la contratación. No importa lo largo que sea el debrief o si es sincrónico o asincrónico; el tiempo de cada uno lo marcará lo que dé se sí el debate entre los participantes.
Un debrief eficiente incluye los siguientes imputs:
- Un equipo bien entrenado en escuchar para reflejar lo más importante de cada candidato y un sistema de acceso a la información que permita su análisis previo. Además de las notas sobre cada candidato y las puntuaciones o evaluaciones registradas durante entrevista, el resto del equipo de debriefing debe poder escuchar las grabaciones de las entrevistas -o incluso mejor, consultar toda la información a través de una plataforma de inteligencia de entrevistas-.
- Seguir el ritmo del reclutador. El responsable de contratación que haya supervisado el proceso de entrevistas debe dirigir y moderar la conversación, y los demás compañeros deben someterse a su liderazgo. El reclutador es responsable de controlar el tiempo y asegurarse de que todos sean escuchados por igual.
- Mantener un flujo de discusión estructurado. Una discusión estructurada deja menos lugar a los prejuicios y crea oportunidades más equitativas para que todos aporten sus opiniones
- Estructura. El debrief debe comenzar por ofrecer una visión general del proceso y establecer normas básicas como no interrumpir durante el turno de palabra y respetar las opiniones de los demás. Además, se debe seguir un orden estructurado para examinar a cada candidato y pedir, al que ha realizado la entrevista, que de su puntuación y comente lo más destacado. Una vez analizados todos los candidatos, el último paso del proceso será examinar las puntuaciones en su conjunto y tomar la decisión.
