¿Cómo, cuándo y para qué nos reunimos? Es cierto que los modelos de trabajo han cambiado en los últimos años. El 60% de la jornada laboral estamos reunidos o colaborando con otros compañeros, y el 40% de los puestos operativos están vacíos debido al trabajo remoto, la flexibilidad y el trabajo colaborativo. En este sentido, las empresas están malgastando un 40% de costes inmobiliarios, mientras que los espacios destinados a reuniones están saturados.
Esta es una de las conclusiones extraídas del estudio “More than one”, elaborado por Ofita. El estudio muestra que más de la mitad, concretamente un 61%, de las reuniones de trabajo son programadas y duran, aproximadamente, 23 minutos. Por otro lado, el 39% de las reuniones son imprevistas y tienen una duración media de 18 minutos.
La tecnología permite trabajar desde cualquier lugar. Se ha pasado de estar en una oficina, ocupando un escritorio y espacio determinado, a llevarnos el trabajo a cualquier lugar y en cualquier momento. Esta situación está haciendo que el diseño actual de las oficinas conocidas hasta ahora quede obsoleto. Los despachos ya no están cerrados, no hay un espacio determinado asignado siempre a un empleado, sino que los entornos colaborativos son cada vez más comunes, abiertos a toda la plantilla. Éstos últimos son los espacios más demandados actualmente por su elevado nivel de interacción entre empleados.
Según refleja el estudio “More than one”, en la oficina de final siglo XX, el 40% del espacio se asignaba a puestos de trabajo en box cerrados; a comienzos del S.XXI el 65% del espacio de destinaba a los puestos de trabajo individuales ya abiertos. En ambas, el office, las zonas comunes y los espacios de reunión juntos representan solo un 20% del espacio.
Actualmente, en la conocida como “oficina 3.0”, el espacio reservado a las áreas colaborativas asciende hasta el 65%. No solo incrementa el número de metros cuadrados compartidos en la oficina sino que además su diseño también se está transformando con la irrupción de nuevas tipologías de entornos y elementos hasta hace poco inusuales en la oficina: espacios informales, zonas de relax… las oficinas 3.0 deben tener muchos espacios que favorezcan la reunión improvisada, sin necesidad de reserva.
Este tipo de espacios son más llamativos y cercanos, están adecuados al nuevo mundo laboral y personal, teniendo en cuenta las generaciones venideras (Millennials).
CÓMO Y PARA QUÉ NOS REUNIMOS: 8 MODALIDADES DE REUNIÓN
Las reuniones más frecuentes son las que implican pocas personas y de poca duración. Por esta razón, las oficinas 3.0 deben estar diseñadas para albergar este tipo de reuniones improvisadas.
CONVENCIÓN: 100 minutos. 100 personas. 1% de frecuencia.
JUNTA: 90 min. 15 personas. 2% frecuencia.
FORMACIÓN: 90 minutos. 30 personas. 2% frecuencia.
EQUIPO: 65 minutos. 6 personas. 18% frecuencia.
EXPRÉS: 30 minutos. 3 personas. 50% frecuencia.
BRAINSTORMING: 240 minutos. 5 personas. 7% frecuencia.
PETIT COMITÉ: 30 minutos. 2 personas. 12% frecuencia.
VISITAS: 45 minutos. 5 personas. 8% frecuencia.
