El sencillo truco para mejorar la productividad que nació de la filosofía griega

A menudo nos preguntamos cómo podemos motivar a quienes tenemos alrededor. Cuando hablamos de compañeros, normalmente afloran nuestras mejores ‘soft skills’, como el espíritu colaborativo, la sociabilidad o la empatía. Pero, ¿qué ocurre cuando tenemos a un equipo a cargo y tenemos que descubrir cómo motivar a la plantilla para que no se pierda la productividad?

En la gestión de equipos, existe un pacto social que requiere de una consecución de objetivos (meta final) y de un trabajo diario para lograrlo (procesos intermedios). Esta dinámica puede parece sencilla a priori, pero no lo es en absoluto. Supone que el líder de esa plantilla deba repartir tareas, trocear el objetivo último en hitos más a corto plazo y, por último, conseguir que cada pieza del engranaje funcione para ir alcanzándolos.

Es fácil ponerse un ambicioso objetivo a un año vista, pero ¿cómo motivamos a las personas para que su rendimiento no decaiga de una semana para otra?

Más o menos esto es lo que se preguntó el psicólogo Peter Gollwitzer en los años 90. En sus estudios, descubrió que inculcar la visión estratégica en los equipos puede ser realmente complicado. Por eso, pensó en un sencillo truco que, en realidad, la mayoría utilizamos de forma natural en nuestros pensamientos diarios: el silogismo lógico.

De la Antigua Grecia al pensamiento diario

Este concepto introducido por la filosofía griega se ha utilizado durante milenios para explicar la naturaleza del ser humano y del universo, en una frase tan sencilla que sea irrefutable desde el punto de vista de la lógica. Parte de una premisa menor (hecho particular) y una premisa mayor (hecho universal), de las que se extrae un razonamiento lógico. Por ejemplo: si todos los hombres son hombres y yo soy un hombre, entonces yo soy libre.

Los silogismos constituyen una fórmula clásica en la construcción del pensamiento humano, al menos en las sociedades occidentales, que sigue vigente hoy en día. Por eso, Gollwitzer se dio cuenta hace más de tres décadas de que todos utilizamos la estructura del silogismo en el aprendizaje más cotidiano: si hago algo, entonces pasará esto otro. Constantemente, nos planteamos cuáles son las consecuencias de nuestros actos. Y esto se puede trasladar perfectamente al plano de la gestión de equipos. ¿Cómo?

En lugar de idear una estrategia para lograr una meta y luego dividirla en tareas, Gollwitzer descubrió que las personas tienen más probabilidades de tener éxito si entrenan sus cerebros para elegir hacer las cosas que tenían que hacer mediante el uso de silogismos. Junto a sus colegas, llevó a cabo más de 400 estudios utilizando todo tipo de objetivos: dejar de fumar, comer sano, hacer ejercicio o incluso usar preservativos en las relaciones sexuales. Todos los estudios demostraron que el uso de silogismos ayudaba a la consecución del objetivo.

Un ejemplo aplicado a las empresas: nuestro objetivo último es conseguir 80 ventas en un mes de un nuevo producto que hasta ahora no habíamos comercializado, así que lo dividimos en 20 ventas a la semana y, por tanto, cuatro ventas al día. Sin embargo, como sucede en cualquier compañía, esta no es nuestra única labor. Así que cuando buscamos un hueco para ejecutar esta tarea, otras cuestiones más urgentes se han comido el día… ¿Qué podemos hacer?

El uso del silogismo para crear hábitos

Tras analizar en qué se pierde el tiempo y utilizando un silogismo simple, podemos llegar a la conclusión de que «si no realizo esas labores de venta antes de las 11 de la mañana, no podré hacerlas durante el resto del día». Esta idea es mucho más concisa que decirle a una plantilla que el objetivo diario es de cuatro ventas. Primero, porque no solo dices qué hay que hacer (cuál es la tarea), sino que lo demarcas en un tiempo y lugar específicos.

Lo más fascinante de este truco es que funciona. Y que, tal y como establecería más tarde el autor James Clear, sirve para crear hábitos en la mente de cualquier colaborador. Es decir, que cuando un empleado recibe una orden clara y concisa sobre qué tarea debe realizar y cuándo es el mejor momento para hacerlo, no solo es más efectivo una vez, sino que termina adecuándose a esos nuevos ritmos. Al reservar ese tiempo para esa tarea, su capacidad de concentración también aumenta. Simplemente sabe que cada día tiene que dedicarse de 9 a 11 a vender, y después ya puede atender al correo o realizar otras tareas.

Para ello, también entra en juego otra clave de la gestión del tiempo: reestablecer los límites entre lo urgente y lo importante. Normalmente, entendemos que lo urgente tiene prioridad temporal (aunque lo importante sea, en efecto, más importante). Pero en este caso, instaurar la idea en el empleado de que debe reservar un tiempo diario a una tarea importante concreta, también le dice que debe realizarla sin importar otros asuntos. Es decir, que debe posponer cualquier otra tarea que le entre durante esas dos horas (excepto si de verdad es una urgencia médica o familiar). Saber decir no y gestionar la urgencia del otro se vuelve tan fundamental como entender la importancia de la tarea en sí.