La automatización en Recursos Humanos (RRHH) es una de las tendencias que más impacto ha tenido en la transformación digital de las empresas. Los avances tecnológicos, como la Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés) y la Inteligencia Artificial (IA), están ayudando a los departamentos de gestión de personas a optimizar procesos y mejorar la experiencia de los empleados. Pero ¿en qué consiste realmente la automatización? ¿Qué es exactamente la RPA? ¿Es un subtipo de Inteligencia Artificial? En este artículo, revisaremos estos conceptos y proporcionaremos ejemplos concretos de automatización en la gestión de personas.
Aclarando conceptos: de la automatización básica a la hiperautomatización
La automatización consiste en aplicar tecnología para realizar tareas sin (o con poca) intervención humana. La automatización básica ya lleva en nuestro día a día de RRHH mucho tiempo. Por ejemplo, cuando usamos reglas en nuestra bandeja de entrada para clasificar en diferentes buzones los correos electrónicos que tienen que ver con un proceso determinado de selección, o con peticiones de formación, etc. ¿Te has peleado alguna vez con una macro de Excel para tener actualizados los datos de los empleados? Pues justamente la función de las macros es realizar una serie de pasos o funciones de forma automática. La mayoría de los profesionales de RRHH empezamos así nuestro camino a la automatización.
Con el avance de la tecnología, llegó la RPA (Robotic Process Automation). Es una tecnología que permite a las empresas automatizar conjuntos de tareas repetitivas y basadas en reglas. Pese a que utiliza algoritmos para ello, aún no estamos hablando de Inteligencia Artificial. ¿Por qué? Mientras que la RPA sigue estrictamente reglas predefinidas, la IA tiene como característica fundamental el hecho de que puede aprender y adaptarse a nuevas situaciones.
La hiperautomatización incorpora la conexión de múltiples herramientas y tecnologías como (ahora sí) la IA, pero también la RPA y otro tipo de técnicas, para lograr una automatización escalable. No en vano, Gartner ya la posicionaba en 2020 como una de las 10 tendencias tecnológicas.
Ejemplos de Hiperautomatización en RRHH
- Selección y reclutamiento automatizados: Una de las áreas donde la automatización ha mostrado mayor impacto es en la selección de candidatos. Los chatbots y sistemas de RPA pueden realizar la primera criba de currículums en función de criterios predefinidos, ahorrando horas de trabajo a los reclutadores. Si incluimos IA, podemos incluso realizar esa criba en función de un modelo predictivo previamente entrenado, e incorporarle IA generativa al chatbot para que las respuestas sean mucho más naturales, creativas y cercanas a un recruiter humano.
- Gestión de nóminas: El procesamiento de nóminas puede ser una tarea tediosa y propensa a errores humanos. La automatización de este proceso asegura que las nóminas se calculen y entreguen puntualmente sin errores, eliminando la necesidad de intervención manual. Incorporando la IA podemos llegar a tener una analítica prescriptiva, en la que no solo calculamos la nómina, sino que también mostramos al responsable humano los errores que pueden haberse cometido en algunas de ellas y cómo solucionarlos.
- Evaluación del desempeño: Para determinados puestos con un desempeño que disponga de una trazabilidad clara (ej. Teleoperadores, comerciales, etc,), podemos usar herramientas automatizadas permiten recopilar y analizar datos de desempeño de los empleados de forma continua. Esto facilita la creación de reportes más precisos y a tiempo sobre el rendimiento de los empleados, permitiendo ajustes proactivos en lugar de reacciones tardías.
- Atención al empleado a través de chatbots: Los chatbots utilizan tanto técnicas de procesamiento de lenguaje natural (PLN, un subtipo de IA), como RPA, y permiten una atención rápida y personalizada a los empleados, resolviendo dudas frecuentes sobre políticas de la empresa, beneficios o procesos internos. Esto no solo mejora la experiencia del empleado, al reducir tiempos de espera, sino que también libera al equipo de RRHH para que se dedique a tareas más estratégicas.
- Onboarding automatizado: Los procesos de incorporación de nuevos empleados pueden ser tediosos tanto para el equipo de RRHH como para el nuevo colaborador. Con la automatización, los nuevos empleados pueden seguir un proceso de incorporación estructurado, donde reciben acceso a los sistemas (hasta la tarjeta de entrada, la generación del email corporativo, permisos en herramientas concretas…), políticas de la empresa, e incluso formaciones básicas de manera automática, garantizando que no se olviden pasos cruciales y ofreciendo una experiencia de bienvenida más fluida. Esto es algo que agradecerá especialmente el HRBP de turno al que le toca enviar mails a diestro y siniestro para que el nuevo empleado tenga todo en orden desde el primer día. Con la hiperautomatización no se trata solo de generar el flujo de tareas, o automatizar ese envío de emails, sino en la ejecución directa de los procesos de forma robotizada.
El objetivo de la automatización de tareas en RRHH no debería ser otro que el de aliviar de carga administrativa o tareas repetitivas al profesional de RRHH, disponiendo así de su tiempo para las tareas en las que sí aportamos: acompañar a nuestros líderes, colaboradores y gerentes en sus decisiones relacionadas con personas, y lograr que la productividad y el desempeño crezcan, sin perder por ello la satisfacción del empleado.
