Tu Excel ya está decidiendo sobre personas. ¿Sabrías explicar cómo?

Creer que las obligaciones sobre algoritmos empiezan cuando llega la inteligencia artificial es un error. Un Excel puede no ser un sistema de IA y, aun así, generar obligaciones legales si aplica reglas para calcular un bonus, ordenar candidaturas, asignar turnos o clasificar personas. Antes de pensar en inteligencia artificial, pregúntate algo más sencillo: ¿Alguna de tus herramientas aplica reglas que influyen en decisiones sobre personas?

No todas las hojas de Excel lo hacen. La que solo contiene un listado de empleados, un histórico de nóminas o un registro de vacaciones almacena información, pero no aplica ninguna regla, y tendrá obligaciones en materia de protección de datos pero ninguna de las que van en este artículo. La situación cambia cuando la hoja deja de limitarse a guardar datos y empieza a aplicar reglas. Si calcula automáticamente el bonus en función de unas ponderaciones, si clasifica a una persona como de riesgo alto o bajo según un umbral, si ordena candidaturas por una puntuación o si dispara una alerta de absentismo al superar un determinado porcentaje, ya no es solo un archivo: está ejecutando un algoritmo, es decir, un conjunto de instrucciones que transforma unos datos en un resultado que influye en una decisión. Y no hace falta nada sofisticado para llegar ahí: basta un =SI(B2>8%;"Alto";"Bajo") o una tabla que devuelve con un BUSCARV el multiplicador que corresponde a cada calificación de desempeño.

La diferencia con la inteligencia artificial es que, en una hoja de cálculo como las anteriores, las reglas las escribió una persona, mientras que en un sistema de IA el modelo infiere a partir de los datos cómo relacionar las variables para producir un resultado.

Lo más probable es que tu Excel no sea un sistema de inteligencia artificial según el Reglamento europeo, pero tampoco queda fuera de toda obligación. El artículo 64.4 d) del Estatuto de los Trabajadores no se refiere solo a los «sistemas de inteligencia artificial» sino que habla de «algoritmos o sistemas de inteligencia artificial», y ese derecho de información está vigente desde 2021.

Tres preguntas para saber qué obligaciones tienes

Coge un Excel concreto —el que reparte turnos, el que calcula el variable, el que ordena candidaturas— y contesta a tres preguntas, que no son excluyentes entre sí:

Fíjate en que la tercera funciona al revés que la primera. Muchos responsables contestan «pero siempre lo revisa una persona» creyendo que eso les protege, pero les saca de la tercera, no de la primera, que es la más amplia y la que ya ha llegado a los tribunales.

Lo que probablemente ya tienes

Haz el inventario antes de decidir si te afecta (casi ninguna dirección de personas sale de este repaso con las manos vacías):

La última fila es la que más depende de cómo lo tengáis montado. Si la matriz se rellena discutiendo en una sala de reuniones, es solo juicio humano plasmado en un papel; pero si el sistema sitúa a cada persona a partir de sus datos, ya es otra cosa. Lo importante es que ninguno se compró como algoritmo, aunque varios lo sean según cómo estén configurados.

Lo que sí tienes que poder contestar

El Ministerio de Trabajo publicó en 2022 una herramienta con las preguntas que hay que saber responder sobre cada sistema. Resumidas, y quitando las que solo aplican a modelos entrenados, quedarían:

• ¿Qué decisiones se toman con él?
• ¿Elabora perfiles de personas?
• ¿Qué producto o herramienta es y quién lo suministra?
• ¿Se ha modificado al instalarlo?
• ¿Qué competencia y qué autorización tiene la persona que lo revisa para apartarse del resultado? No si lo revisa alguien, sino si ese alguien puede decir que no.

• ¿Qué variables usa?
• ¿Cuáles de ellas son datos personales, y se informó de su uso?
• ¿Qué peso relativo tiene cada variable y qué pasa si ese peso cambia?
• ¿Qué reglas conducen a la decisión final?

• ¿Qué efectos puede tener sobre el empleo o las condiciones de trabajo de la persona?
• ¿Qué impacto tiene en igualdad entre mujeres y hombres?
• ¿Consta algún sesgo?
• ¿Se ha incluido en el diagnóstico del plan de igualdad?
• ¿Se ha informado a las personas afectadas de que hay un sistema decidiendo sobre ellas?

Si has llegado hasta aquí y en la mayoría has pensado «eso habría que preguntárselo a quien lo montó», ese es exactamente el diagnóstico. El problema casi nunca es que el sistema sea opaco sino, más bien, que nadie documentó por qué.

Lo que tienes que entregar y lo que no

La guía del Ministerio precisa que la obligación de información no llega a exigir que se facilite el código fuente del algoritmo. En un sistema comprado, eso protege el modelo del proveedor, pero en una hoja de cálculo protege bastante menos, porque su equivalente al código fuente son las fórmulas, y lo que las fórmulas contienen —qué variables entran, cuánto pesa cada una, qué reglas producen el resultado— es justo lo que sí hay que explicar.

Así que el límite no está donde suele creerse. No tienes que entregar ni el fichero ni las fórmulas, y desde luego no la hoja con los datos de toda la plantilla, que abriría su propio problema de protección de datos. Lo que debes hacer es explicar en lenguaje llano lo que esas fórmulas hacen, de forma clara y comprensible para personas sin conocimientos técnicos. La fórmula y su explicación dicen lo mismo: el ahorro es de formato, no de contenido.

El deber de sigilo del artículo 65.2 del Estatuto tampoco funciona como suele suponerse, porque no es automático. Nace sobre la información que la empresa comunica expresamente con carácter reservado y en su legítimo y objetivo interés. Si lo declaras al entregar, la representación queda vinculada, y ese deber alcanza también a los expertos que la asistan y no se extingue cuando termina el mandato. Si en tu modelo de incentivos hay lógica comercial sensible, esa es la vía, y hay que usarla en el momento de la entrega.

Tampoco hay, como norma general, obligación de negociar el algoritmo: es un derecho de información, no de codecisión. Aunque, como acabas de ver en la segunda pregunta, en algunos supuestos sí hay que dar la oportunidad de emitir informe antes de ejecutar, y el convenio colectivo puede ir más allá si las partes quieren.

Qué pasa si la respuesta es que no lo tienes documentado

En julio de 2025 la Audiencia Nacional resolvió el primer caso español con recorrido público sobre esta obligación. Unas secciones sindicales pidieron a una empresa de atención al cliente información sobre el sistema con el que se repartían los días de descanso, y la empresa contestó que no usaba ningún algoritmo y que, en todo caso, la herramienta era de sobra conocida.

El tribunal tuvo por probado lo contrario, declaró nula esa práctica, obligó a entregar la información de forma inmediata y clara, y fijó una indemnización de 6.250 euros. Para cuantificarla tomó como referencia la escala de la ley de infracciones del orden social, que para este tipo de incumplimiento va de 751 a 7.500 euros. Los 6.250 no caen en cualquier punto de esa horquilla, sino en el tramo superior. Y lo que llevó la cifra hasta ahí no fue que el sistema fuera opaco, sino que la empresa dijera que no existía.

Conviene saber además que la vía judicial no es la única. La transgresión del derecho de información de la representación es infracción grave en esa misma ley, de modo que la Inspección de Trabajo puede actuar por su cuenta, sin que nadie haya demandado.

Aun así, la lección operativa es más tranquilizadora de lo que parece: un sistema mal documentado es un problema que se arregla documentándolo, y negar que existe es lo que se convierte en agravante.

La prevención, por tanto, consiste en adelantarse a la petición. El Estatuto de los Trabajadores define «informar» como la transmisión de datos por la empresa a la representación y sujeta el derecho a «la periodicidad que proceda en cada caso». Y la guía del Ministerio de Trabajo recoge que la información sobre el uso de algoritmos debe facilitarse antes de empezar a utilizarlos y ante cualquier cambio en las variables, los parámetros o cualquier otra característica del sistema.

Esperar al requerimiento no es la posición prudente: es ya no estar cumpliendo.

Por dónde empezar

Documentar estas hojas no exige un proyecto complejo. Basta un documento por artefacto, de una página, con cinco cosas: en qué decisiones influye, qué variables usa, cuánto pesa cada una, quién puede apartarse del resultado y cuándo se informó de todo ello a la representación. Esa última línea es la que convierte ese documento en una prueba de cumplimiento.

Para empezar, coge el artefacto que a más gente afecta, que normalmente es el de turnos o el del variable. Y recuerda que ese mismo documento te sirve para las dos conversaciones: la que puedes tener con la representación de la plantilla y la que quizá no elijas tener con la Inspección de Trabajo.