Análisis forense para detectar irregularidades en los correos corporativos

El correo electrónico puede convertirse en un arma de doble filo para cometer infracciones en las empresas. De ahí que la investigación interna se presenta como el mecanismo idóneo para averiguar y detectar las irregularidades que puedan producirse en el entorno empresarial, descartando así la opción judicial que puede implicar más riesgos. En estos casos la figura del detective privado es la que resulta más eficaz para esclarecer todo lo acontecido en un proceso de investigación de carácter empresarial.

Partiendo de esta premisa, y con el fin de ayudar a las organizaciones a potenciar sus estrategias de investigación empresarial, el Grupo Paradell, consultora especializada en la lucha contra el riesgo corporativo y digital, en colaboración con el despacho de abogados DLA Piper, ha organizado la sesión online “Anatomía de las investigaciones internas. La función del detective privado”. Una temática de gran interés que contó con la asistencia de más cien personas para conocer las claves sobre la función del investigador privado y su relevancia en la detección de posibles infracciones, así como las anomalías cometidas por los empleados de una determinada compañía.

¿Hasta dónde llega la investigación interna?

Eva Aparicio, Senior Manager de Grupo Paradell, clarificó el concepto de investigación interna: «Hablamos de determinados procesos orientados a recabar información y evidencias llevados a cabo de forma privada, es decir, a iniciativa de la empresa y mediante un protocolo propio, que pretenden aportar una solución a la sospecha de irregularidades y otras situaciones que puedan acarrear problemas acontecidas en el propio seno de la organización».

El objetivo de este proceso de investigación es poder defender los intereses de la empresa y proteger su integridad en caso de tener que enfrentarse a acciones legales. No obstante, tal y como expresó Miguel Gadea, Senior Associate de DLA Piper, existen una serie de fundamentos legales y principios comunes que deben primar en todas las investigaciones internas, como son “la independencia, la confidencialidad, la competencia y profesionalidad, la objetividad e imparcialidad y la legalidad».

Tras esta primera aproximación, el letrado continuó abordando las diferentes etapas que forman parte de toda investigación interna – inicio o notitia criminis, planificación y conclusión –, así como las principales dudas que, con frecuencia, suelen aflorar a lo largo de dicho proceso: “¿Es necesaria una decisión formal del órgano de administración para dar inicio a la investigación? ¿Cómo se evalúan los riesgos inherentes a la misma? ¿Quién puede ser el investigador? ¿Qué datos debe incluir el informe sobre las conclusiones de la investigación llevada a cabo?”

Justificar una investigación interna

Aparicio, por su parte, recordó que, aunque la investigación interna cuente con la aprobación de los responsables y esté validada, existen una serie de requisitos imprescindibles para justificar su puesta en marcha: “Aunque se trata de un procedimiento privado legislado de manera poco específica, debemos tener presentes las garantías legales del mismo, así como la necesidad de trabajar con un protocolo propio que vele por la investigación efectiva sin descuidar la ética”. La Senior Manager de Grupo Paradell también señaló que dicha investigación “debe ser legítima y llevada a cabo por personas habilitadas, como el investigador privado”, además de contar previamente con una “sospecha real y fundada” que se ajuste a los juicios de idoneidad, proporcionalidad y necesidad.

Cuestionada por las principales estrategias que pueden utilizarse para realizar una investigación interna, Aparicio destacó “el análisis forense de los equipos informáticos destinados a la actividad laboral, la realización de entrevistas con el investigado u otro personal de interés, el trabajo de campo, o los denominados informes de inteligencia corporativa para la obtención de información clave para la toma de decisiones”, como algunas de las técnicas más empleadas en la actualidad.

Los efectos de las investigaciones internas en el procedimiento penal

Gadea culminó su intervención abordando un caso práctico, concretamente, el referido a la sentencia del Tribunal Supremo (Sala de lo Penal) núm. 328/2021, de 22 de abril, cuya resolución determina que “el acceso al ordenador o al correo electrónico corporativo de los empleados por parte de la empresa en ningún caso puede ser ilimitado, sino que está supeditado al cumplimiento de una serie de requisitos necesarios, definidos tanto judicial como legislativamente”.

Entre los requisitos, el Senior Associate de DLA Piper destacó la “necesidad de delimitar la expectativa de privacidad de la persona trabajadora mediante una instrucción clara de limitar el uso del dispositivo digital a tareas profesionales, o la obligación de autorizar a la empresa mediante un precepto conocido por ambas partes para llevar a cabo tal acceso a través de una disposición asumida consciente y voluntariamente por el trabajador, no siendo suficiente la previsión contenida en el convenio colectivo de aplicación”.