Aumentar la productividad (cerca de un 73%) instaurando tres días semanales sin reuniones

Un conocido detractor de las reuniones de trabajo, el Premio Nobel de Economía John Kenneth Galbraith, dijo escrito que “son indispensables, si lo que se pretende es no conseguir hacer nada”. Pues bien, estudios recientes –y no de una sola fuente académica, sino nada menos que de tres–  vienen a darle la razón a quienes odian estar reunidos porque sí, y aseguran que tener la semana llena de reuniones es sinónimo de bajada de la productividad. Hasta el punto de aconsejar convocar exclusivamente las necesarias, tenerlas por la mañana, eliminar interrupciones y apagar el móvil durante las mismas.

El Massachusetts Institute or Technology (MIT) acaba de publicar un estudio que asegura que, si hubiera tres días sin reuniones a la semana, la productividad aumentaría un 73%. Además, esta reducción también tendría un efecto muy positivo en la salud mental de las plantillas, ya que se estima que el estrés podría llegar a reducirse un 57%.

La investigación de esta conocida institución bostoniana no es la única que apunta en esta nueva dirección. Otros trabajos académicos recientes también lo hacen. Entre ellos, un estudio de Harvard Business School que concluye que dos de cada tres reuniones impiden que los empleados realicen un trabajo productivo. Además, sus autores aseguran que, si bien hubo una disminución del 20% en la duración media de los encuentros laborales durante la pandemia, su número aumentó un 13,5%. Por último, también se ha detectado que los directivos recién ascendidos tienen casi un tercio más de reuniones que los más experimentados.

Virtuales, mejor que presenciales

En dicha línea argumental se alinea el profesor de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) Manel Fernández Jaria, que señala que la relación entre las reuniones digitales y la disminución del estrés tiene mucho sentido. Puesto que “en este tipo de encuentros virtuales existe una concentración mayor en el tema que se está tratando, y son menos importantes los aspectos complementarios, como la posición, la ropa, los elementos accesorios, los saludos al inicio, etcétera. El lenguaje no verbal es menos relevante en las reuniones en línea, y eso puede contribuir a reducir los niveles de estrés que provoca la presencialidad”.

Este experto defiende la virtualidad de las reuniones por varias razones: se concreta mucho más el objetivo, se escucha con mayor atención, se respetan los turnos de palabra y escucha, y se reducen las interrupciones.

Otro estudio reciente revela varios datos interesantes al respecto Los investigadores Melanie Brucks, de la Universidad de Columbia, y Jonathan Levav, de la Universidad de Stanford, concluyen que las reuniones en pantalla son muy efectivas para centrar nuestra atención, ya que, al estar pendientes de la pantalla, dejamos de prestar atención a otros estímulos y, en este sentido, la efectividad aumenta.

Cuántas y cómo hacerlas

Sin embargo, parece ser que esta concentración reducen la capacidad de creación y surgimiento de ideas, por lo que dichos investigadores afirman que las reuniones virtuales son menos productivas en los procesos creativos. En última instancia, esto significa que, según el objetivo del encuentro, puede ser más apropiado un modelo de reunión u otro.

Otro dato revelador del mismo estudio, según estos dos investigadores, es que no hay pruebas de que la modalidad online afecte, para bien o para mal, a la conectividad social, ya que el contacto visual es el que tiene más fuerza en el nexo entre personas.

Más allá de la conveniencia de las reuniones virtuales o presenciales, de su efectividad y de sus efectos específicos, “lo verdaderamente importante es que sean necesarias de verad y que su formato sea el más adecuado para el fin perseguido”, afirma Eva Rimbau Gilabert, investigadora del Digital Business Research Group (DigiBiz). “Por ejemplo, existe el mito de que las tormentas de ideas se hacen mejor en reuniones presenciales, cuando, en realidad, las primeras etapas de generación de ideas proporcionan más y mejores propuestas si se hacen de modo asíncrono –esto es, sin ningún tipo de reunión–. Después sí que es útil reunirse para evaluar, cribar y perfeccionar las ideas seleccionadas”, añade la experta.

Además, las reuniones en las que se vaya a tratar información delicada o de alta complejidad, o cuyo fin sea la generación de confianza, es preferible hacerlas en persona. En cambio, una reunión de intercambio de información puede hacerse perfectamente de modo virtual, apunta esta experta.

No a las reuniones sorpresa y otros consejos útiles

Casi todos los informes y estudios anteriormente mencionados coinciden en la importancia de presentar el orden del día de cualquier reunión con suficiente antelación. He aquí otra serie de medidas que se considera conveniente tener en cuenta a la hora de preparar un encuentro entre profesionales:

• • Comenzar las reuniones con puntualidad, incluso aunque no estén todos los participantes (no hay que premiar la falta de puntualidad).
  • Seguir el orden del día y asegurarse de que hay acuerdos o tareas asignadas en relación con cada punto.
  • Ajustar la duración a los objetivos perseguidos. También se debe evitar que sea demasiado larga.
  • Mantener el número de asistentes lo más bajo posible. Incluir solamente a las personas cuyo conocimiento sea realmente necesario.
  • Promover activamente la participación de todos los asistentes, en especial los que asisten en remoto en una reunión híbrida.
  • Evitar las distracciones y la multitarea durante las reuniones.
  • Utilizar la tecnología necesaria, especialmente si se combinan asistentes presenciales y virtuales, ya que es importante asegurarse de que estos últimos escuchan y ven todo lo que ocurre y pueden participar sin dificultades.