En los últimos años, todo el mundo habla de estrategia, ROI, KPI y de la toma de decisiones en base a objetivos; tal y como ocurre en el departamento de Recursos Humanos, donde cada vez es más frecuente priorizar la gestión estratégica de las personas sobre los procesos administrativos.
Por este motivo, en los últimos años, se está optando por la externalización de la nómina como solución, tanto para asegurar un cálculo preciso como para centrarse en áreas como la productividad, la motivación, el engagement, el employer branding…
En Savia estamos totalmente de acuerdo con esta tendencia estratégica del director de personas, por ello llevamos varios años ofreciendo outsourcing de nómina como un servicio premium; ya que garantizamos el cálculo preciso y exacto de la nómina, sin errores y con total transparencia.
Sin embargo, somos conscientes de que en muchas organizaciones todavía existe el perfil de técnico de recursos humanos encargado de la preparación de las nóminas.Creemos que realizar el cálculo de la nómina es una gran responsabilidad, de modo que vamos a ofrecer algunos consejos que os ayudarán a no cometer los errores más frecuentes que hemos ido detectando durante nuestros 25 años de experiencia.
PREPARACIÓN MASIVA DE LA NÓMINA
Un buen método de prevención para épocas estivales o festivas, en las que la mayoría de la plantilla está de vacaciones, puede ser la preparación de la nómina de manera masiva para asegurar el pago de toda la plantilla. No obstante, recomendamos no preparar de manera masiva las nóminas con mucha antelación, ya que la situación de un trabajador en un periodo de tiempo, incluso corto, puede sufrir grandes variaciones. Lo aconsejable es hacerlo mes a mes.
Durante los 20 primeros días del mes, la tarea principal es la preparación de las pagas en base a la situación actual de cada trabajador. También la preparación de las nuevas altas, la actualización de la ficha de datos laborales, las liquidaciones de IRPF y Seguridad Social, principalmente.
MODIFICACIÓN DE LOS DATOS LABORALES
¡Cuidado! Un error recurrente, la modificación de los datos laborales de períodos anteriores. Una medida que proponemos en Savia es no modificar los datos laborales de períodos que ya hayan sido pagados. Las modificaciones que queramos hacer, las reflejaremos en la nómina del mes siguiente, durante un proceso que, comúnmente, podríamos denominar como ’incidencias del mes anterior’. En este punto nos referimos a cambios en el convenio, incidencias aperiódicas, pago de horas extras, bajas médicas, anticipos o retenciones judiciales.
Si utilizas un buen programa de nómina, podrás realizar cambios desde un fichero paralelo sin que afecte a las nóminas ya pagadas pero que sí asegure su reflejo en las siguientes. El software de nóminas de Savia, por ejemplo, permite modificar los datos en un fichero de gestión de incidencias que, posteriormente, traslada los datos al cálculo de la nómina sin manipular la ficha de los datos de económicos.
NO RECALCULES NÓMINAS YA PAGADAS
Después de proteger y cerrar la nómina, como decimos, los datos no se puedan modificar, por lo que tampoco es aconsejable recalcular las nóminas ya pagadas. Puede ocurrir que el día 23 del mes un empleado, por ejemplo, haga 5 horas extras o tenga un baja médica. En ese caso, los cambios que haya en esa nómina ya cerrada se realizarán y reflejarán en la nómina del siguiente mes. Tampoco procederemos a la modificación de importes de manera manual sin un previo recálculo correcto de la nómina.
CUANDO LOS ERRORES SE REPITEN
Muchas empresas han sido demandadas y multadas por sucesivos errores en el cálculo de la nómina, retrasos en los pagos, fallos continuados en el cálculo. Las sanciones a las empresas pueden ascender hasta los 187.515€, según el Estatuto de los Trabajadores, por impago o retrasos superiores a un mes.
Si no está seguro de tener las herramientas necesarias o el personal cualificado para realizar un buen cálculo de la nómina, lo mejor es externalizarla a empresas como Savia, especialistas en RR.HH.
Cristina Ralo y Álvaro Bueno, Departamento de Marketing en Savia.
