Ignorar el control horario ya no sale barato. En los últimos años, el seguimiento del tiempo de trabajo ha pasado de ser una formalidad a convertirse en un punto de riesgo real para las empresas. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha propuesto sanciones que superan los 18 millones de euros por incumplimientos vinculados al tiempo de trabajo, con cerca de 3 millones asociados directamente al registro de jornada. En paralelo, desde el 5 de octubre todas las empresas, independientemente de su tamaño, han de asegurar el derecho de información de los trabajdores sobre sus condiciones de trabajo. El modelo de documento propuesto por el SEPE suscita numerosas dudas y suma burocracia a la gestión laboral.
Joaquín Castiella
Grupo Lexa · CEO y socio director.
Ignacio Cristóbal
Grupo Lexa · Socio, gerente y consultor de RR. HH.
Ideas clave de la sesión
- El riesgo ya no es no tener registro, sino no poder demostrarlo. El desarrollo reglamentario exige que el sistema permita consultar, verificar y acreditar la información de forma ágil.
- El borrador hace obligatorio el registro digital y define qué es un registro objetivo, fiable y accesible. Papel y medios manuales solo se admitirán ante incidencias técnicas justificadas.
- Lo urgente es definir el tiempo de trabajo efectivo antes de que llegue la norma. Pausas, acuerdos internos antiguos y horas extra son los puntos más expuestos.
- El RD 723/2026 ya obliga a informar por escrito de las condiciones esenciales del contrato. Desde el 5 de octubre: salario y cálculo de los variables, jornada, convenio, plan de igualdad y sistemas algorítmicos que decidan sobre condiciones de trabajo.
- Las dos normas empujan en la misma dirección: hacer explícitas las reglas del juego. Un registro fiable y una información clara sobre las condiciones reducen las zonas grises y el conflicto.
El webinar de ORH «La nueva agenda normativa de RR. HH.: del registro de jornada a las obligaciones de información a los trabajadores», organizado en colaboración con Lexa Go, se dividió en dos partes: el borrador de real decreto de registro de jornada, todavía no aprobado y sujeto a cambios, y el Real Decreto 723/2026, que ya está en vigor.
Lejos de estabilizarse, este escenario apunta a una mayor exigencia. En 2026, el debate regulatorio sigue abierto, pero con una dirección clara: avanzar hacia sistemas de control horario digitales, con mayores garantías de fiabilidad, acceso y trazabilidad. Para muchas organizaciones, esto implica pasar de un cumplimiento básico a un modelo mucho más estructurado.
Un marco legal conocido, pero con nuevas exigencias
La obligación de registrar la jornada laboral no es reciente, ya que está en vigor desde 2019, tras su incorporación al Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, el cambio relevante no está en la existencia de la norma, sino en cómo se interpreta y se aplica en la práctica.
El desarrollo reglamentario impulsado por el Ministerio de Trabajo y Economía Social plantea un salto cualitativo: no basta con registrar, hay que garantizar que el sistema permita consultar, verificar y acreditar la información de forma ágil. Además, se refuerzan los derechos de acceso tanto para las personas trabajadoras como para sus representantes y la propia Inspección. Este enfoque desplaza el foco desde el “cumplir” hacia el “demostrar”, y ahí es donde muchas empresas empiezan a encontrar dificultades.
Reducción de jornada: un debate paralelo
En los últimos meses, parte de la confusión ha venido por la asociación entre el control horario y la posible reducción de la jornada laboral, y por ello conviene separar ambos planos:
- La propuesta de fijar una jornada máxima de 37,5 horas semanales no prosperó tras su rechazo en el Congreso el 10 de septiembre de 2025, por lo que se mantiene el límite general de 40 horas semanales en promedio anual.
- Sin embargo, el refuerzo del registro horario sigue su propio camino. De hecho, el proceso no ha estado exento de críticas. El Consejo de Estado emitió en marzo de 2026 un dictamen cuestionando aspectos clave del proyecto normativo, como su encaje jurídico, el impacto económico o la protección de datos. A pesar de ello, el Ejecutivo ha reiterado su intención de continuar con la reforma, introduciendo ajustes, pero manteniendo su esencia.
Sistemas tradicionales, cada vez más cuestionados
Durante años, muchas compañías han recurrido a soluciones como hojas en papel, plantillas de Excel o registros manuales, sistemas que han permitido cumplir formalmente con la normativa, pero el contexto actual está elevando el listón. El problema no es tanto la herramienta en sí, sino su capacidad para responder ante una revisión exigente. La falta de trazabilidad en modificaciones, la dificultad para acceder a históricos o la ausencia de criterios homogéneos entre centros de trabajo son algunas de las debilidades más habituales.
Por eso, la cuestión clave ha cambiado: ya no se trata de tener un sistema de fichaje, sino de contar con uno que resista un análisis detallado sin generar inconsistencias.
Más allá de la tecnología: ordenar el proceso
La adaptación no pasa únicamente por implantar una solución digital. El primer paso suele ser revisar cómo se gestiona realmente la jornada en el día a día: cómo se registran pausas, quién valida incidencias o cuánto tiempo se tarda en facilitar la información cuando se solicita.
El borrador normativo apunta precisamente a esta necesidad de estructurar el sistema mediante protocolos internos y revisiones periódicas. Aunque la tecnología actúa como soporte y no sustituye la definición de criterios claros, el componente tecnológico es cada vez más relevante. Las soluciones que están ganando peso en el mercado incorporan funcionalidades como identificación inequívoca, sellado temporal, control de cambios o acceso inmediato a los registros, lo cual permite no solo cumplir con la normativa, sino también integrar el control horario dentro de la operativa habitual de la empresa.
Sanciones y reputación: un doble impacto
El aumento de la actividad inspectora confirma que la Administración no se limita a verificar la existencia del registro, sino que analiza cómo se gestiona el tiempo de trabajo en la práctica, y ello amplía el alcance del riesgo:
- Por un lado, está el impacto económico derivado de posibles sanciones.
- Por otro, existen consecuencias internas: conflictos laborales, dificultades en la gestión de horas extraordinarias o pérdida de confianza en los sistemas de control.
En este sentido, el control horario deja de ser una cuestión meramente legal para convertirse en un elemento que afecta directamente a la gestión de personas.
De obligación legal a ventaja de gestión
La parte más interesante de este cambio es que, bien abordado, puede dejar de ser una carga. Un registro digital sólido permite algo que muchas compañías todavía no tienen, la visibilidad real sobre cómo se distribuye el tiempo de trabajo. Eso ayuda a detectar sobrecargas, ajustar turnos, mejorar la planificación y tomar decisiones con más fundamento, y también aporta algo especialmente valioso en el ámbito laboral: transparencia. Cuando las reglas son claras y el dato es fiable, disminuyen las zonas grises.
Por eso, el fichaje digital no debería plantearse solo como una respuesta defensiva ante la norma, puede ser también una forma de profesionalizar la gestión del tiempo, reducir fricciones y reforzar la confianza interna. Y en un momento en que la jornada, la desconexión y las horas extra están cada vez más presentes en la conversación pública, esa capacidad de ordenar y demostrar resulta especialmente valiosa.
Registro horario: lo que plantea el borrador
La primera parte del webinar repasó el borrador de real decreto de registro de jornada. Los ponentes insistieron en que, mientras no se publique en el BOE, su contenido puede cambiar de forma sustancial, pero también en que conocerlo ahora permite anticipar cómo tendrán que funcionar los sistemas de control horario. El borrador concreta qué significan los tres requisitos que el Tribunal Supremo ya exigía al registro:
Objetividad
Reflejar la información de manera imparcial, perceptible e indiscutible.
Fiabilidad
Los asientos no pueden modificarse sin autorización de la empresa y de la persona trabajadora, y cualquier cambio deja una huella indeleble de qué se cambió y quién lo hizo.
Accesibilidad
Quien deba registrar o consultar puede hacerlo de forma sencilla y sin discriminación.
El registro será digital y solo se admitirán otros medios ante una incidencia técnica temporal, motivada y justificada, con traslado posterior al formato digital. Alcanza también al teletrabajo: entradas, salidas y pausas, con las horas presenciales y las de trabajo a distancia registradas por separado.
El acceso también se gradúa: cada persona trabajadora podrá descargar sus registros en cualquier momento y recibirá un resumen con la nómina; la representación legal accede con datos minimizados y en el centro de trabajo; la Inspección, de forma completa y en remoto.
Lo que conviene decidir antes de la norma
El borrador prevé su entrada en vigor a los veinte días de publicarse en el BOE. Por eso los ponentes recomendaron fijar ahora los criterios, cuando todavía se trata de ordenar y no de negociar:
- Qué es tiempo de trabajo efectivo. Dejar de computar pausas o tiempos previos con la excusa de la nueva norma será más difícil de justificar.
- Acuerdos internos antiguos. El Supremo reconoció como tiempo de trabajo una pausa de desayuno de 20 minutos por un acuerdo interno no actualizado (STS de 5 de marzo de 2024).
- Pausas. Las de café o tabaco pueden ficharse y descontarse (STS de 22 de febrero de 2023); las de aseo computan como trabajo y se registran aparte (STS de 19 de septiembre de 2023).
- Inicio de la jornada. Empieza en el puesto de trabajo: el tiempo de fichar no computa (STS de 19 de noviembre de 2019) y tampoco, salvo convenio, el de ponerse el uniforme.
- Qué computa siempre. El modelo de protocolo presentado incluye la formación ligada al puesto, los reconocimientos médicos y los permisos retribuidos.
Horas extra: el punto más expuesto
La empresa puede exigir autorización previa para hacer horas extraordinarias, pero no puede condicionar su registro a una autorización posterior (STS de 24 de septiembre de 2024). Mientras no haya un registro fiable, los tribunales discrepan sobre quién debe probar los excesos de jornada, y algunas sentencias trasladan esa carga a la empresa. Para absorber los excesos que aflore un registro riguroso, los ponentes plantearon tres vías: compensarlos con descanso, la distribución irregular de la jornada (unilateralmente, hasta el 10 % de la anual) y el pacto global de horas extraordinarias.
Más webinars ORH sobre normativa laboral
Ver webinarsRD 723/2026: condiciones laborales transparentes
La segunda parte se centró en el Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, que transpone la Directiva (UE) 2019/1152 relativa a unas condiciones laborales transparentes y previsibles. A diferencia del registro de jornada, ya no es un borrador:
La información debe entregarse por escrito y antes del inicio de la relación laboral. Firmar un contrato no basta si solo recoge una parte de los datos exigidos:
- Relación laboral: partes, fechas, causa concreta de la temporalidad, centro de trabajo y funciones.
- Retribución: salario base y cada complemento por separado, y el modo de cálculo de los variables.
- Tiempo de trabajo: jornada, turnos, horas extra, vacaciones, distribución irregular y preavisos.
- Igualdad: plan de igualdad, protocolo de acoso y, si existen, política de conciliación y medidas LGTBI.
- Algoritmos: existencia de sistemas automatizados que decidan sobre condiciones de trabajo y sus criterios.
La obligación sobre algoritmos no exige entregar el código, sino documentar por cada sistema su finalidad, los datos que usa, sus reglas, el grado de intervención humana y las condiciones a las que afecta. La entrega puede ser en papel o en formato digital accesible, almacenable e imprimible, con prueba de envío; el modelo orientativo del SEPE ayuda, pero la obligación es exigible con independencia de él. A la plantilla ya contratada no hay que enviarle la información de oficio, solo a quien la pida, aunque las modificaciones posteriores sí deben comunicarse siempre.
Tres criterios judiciales sobre transparencia
Nómina comprensible
No basta con enumerar conceptos como «variables» o «atrasos»: el recibo debe permitir comprobar el cálculo (AN, 18 de junio de 2024; TS, 24 de marzo de 2026).
Objetivos no arbitrarios
La cuantía de un bonus ya calculado no puede quedar al criterio libre de un mando; los objetivos deben ser claros, verificables y comunicados antes (TS, 17 de febrero de 2026).
Documentos sin tachaduras
La representación legal tiene derecho a los documentos de cotización completos cuando los necesita para su función de control, sujeta al deber de sigilo (AN, 22 de junio de 2022).
La transparencia no es un coste de cumplimiento. Es una herramienta de gestión.Grupo Lexa, Webinar ORH
Para los ponentes, el registro horario y el RD 723/2026 apuntan en la misma dirección: hacer explícitas las reglas del juego. Si un profesional no sabe explicar cómo se calcula su variable, el problema no es de cuantía, sino de comprensión.
Creencias y realidades sobre el registro y la transparencia
| Creencia habitual | Lo que planteó el webinar |
|---|---|
| Tener un sistema de registro es cumplir | Hay que poder demostrar: un registro objetivo, fiable, accesible y con huella de cada cambio |
| El papel o el Excel bastan si se rellenan | El borrador exige registro digital; otros medios, solo ante incidencias técnicas justificadas |
| El registro decayó con la jornada de 37,5 horas | Son debates separados: la reforma del registro sigue adelante |
| Las horas extra se registran si un mando las autoriza | Se puede exigir autorización previa para hacerlas, no para registrarlas |
| El RD 723/2026 obliga a enviar información a toda la plantilla | Solo a quien la pida, en 30 días hábiles; los cambios sí se comunican siempre |
| Informar sobre algoritmos es entregar el código | Es explicar finalidad, datos, reglas, intervención humana y condiciones afectadas |
| Una nómina con todos los conceptos ya es clara | Debe permitir comprobar el cálculo de cada concepto, en especial los variables |
