La movilidad internacional de trabajadores es un tablero de gestión multidisciplinar que no sólo obliga a coordinar la gestión normativa desde las peculiaridades migratorias internacionales, sino que también precisa de integrar las cuestiones laborales, fiscales, de seguridad social, retributivas e incluso de experiencia de empleado. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones empresariales y asistir al trabajador en su experiencia allende fronteras es el doble objetivo de este proceso integral cuya complejidad exige una dinámica estructurada que comience por clasificar correctamente el tipo de desplazamiento y el marco de actuación que conlleva.
En el Webinar ORH “Movilidad internacional de trabajadores: implicaciones legales”, realizado en colaboración con Adlanter, Iván Boumakhrouta proporciona una guía básica para gestionar de manera integrada los cuatro pilares citados:
Pilar 1. Dimensión migratoria: ¿Quién puede trabajar y dónde?
Este pilar define los permisos necesarios para que una persona pueda residir y trabajar legalmente en un país extranjero. Es el punto de partida de cualquier desplazamiento ya que, sin la autorización adecuada, el resto de las consideraciones son irrelevantes. Los escenarios principales son:
Contrataciones locales: El trabajador firma un contrato directamente con una empresa en el país de destino, y aunque venga de otro país, su relación laboral se establece localmente.
Implicaciones clave:
- Permisos de trabajo: Es imperativo verificar y tramitar los permisos de trabajo y residencia aplicables en el país de destino según la nacionalidad del trabajador, su cualificación y las características del puesto (certificado de registro UE, certificado A1/S1, cumplimiento con directiva Posted Workers y notificación de la carta de asignación).
- Validez territorial: Como norma general, las autorizaciones de trabajo son válidas únicamente para el país que las expide. Un permiso de trabajo en un país de la Unión Europea no habilita, por defecto, para trabajar en otro.
Desplazamientos temporales: El trabajador mantiene su contrato en el país de origen, pero se traslada a otro país por un tiempo determinado para prestar un servicio puntual (teniendo en regla el permiso de trabajo ICT, convenio bilateral SS/Alta local, cumplimiento con directiva Posted Workers y notificación de la carta de asignación).
Implicaciones clave:
- Vínculo laboral: La relación laboral principal se mantiene con la empresa del país de origen.
- Documentación: Las condiciones específicas de la asignación (duración, funciones, compensación, etc.) se documentan a través de una carta de asignación.
Visitas de negocio y turismo: Son viajes de corta duración que no implican trabajo efectivo ni la prestación de un servicio en el país de destino. Su propósito es limitado y no productivo.
Implicaciones clave:
- Actividades permitidas:
- Asistir a reuniones con directivos o clientes.
- Recibir formación por parte de la empresa en destino.
- Actividades no permitidas:
- Prestar un servicio de cualquier tipo a un cliente o a la filial local.
- Impartir formación.
- Realizar teletrabajo para el empleador de origen mientras se está en el país de destino.
Contrataciones de locales en España: Para contratar a un trabajador extracomunitario en España existen dos regímenes legales principales con diferencias muy marcadas en cuanto a agilidad y requisitos:
Siempre que sea posible, la recomendación es optar por los permisos contemplados en la Ley 14/2013, ya que ofrecen mayor flexibilidad, tiempos de tramitación mucho más ágiles y, en general, permiten tener al trabajador disponible antes, que es lo que la empresa siempre va a querer.
Desplazamientos temporales de extracomunitarios a España: Para los desplazamientos temporales de trabajadores extracomunitarios, el permiso clave es el ICT (Intracompany Transfer), diseñado para situaciones en las que un empleado presta un servicio en España sin firmar un contrato local. Existen dos opciones para formalizarlos:
- ICT UE: Nacido de una directiva europea, se restringe a movimientos dentro de un mismo grupo empresarial (ej. de una filial en EE.UU. a una filial en España). Su principal ventaja es que facilita la movilidad posterior a otros países de la Unión Europea.
- ICT Nacional: Es una figura de la normativa española que cubre los supuestos que no son intragrupo (ej. un consultor de una empresa extranjera que se desplaza a la sede de un cliente en España). Su validez se limita exclusivamente a España.
Todos los titulares de autorización de trabajo en otros miembros de la UE que se desplacen temporalmente a trabajar en España deben solicitar un permiso de residencia, con excepción de autorización de trabajo. Como única excepción a esta norma, los titulares de una Tarjeta Azul UE, podrán prestar servicios en España, por menos de 90 días, sin necesidad de realizar trámites adicionales.
Pilar 2. Dimensión laboral: ¿Bajo qué condiciones se trabaja?
Una vez resuelto el permiso para trabajar, el siguiente paso es entender qué normativa laboral regirá las condiciones de ese trabajo. El principio fundamental, derivado de la Directiva Europea 96/71 (transpuesta en España por la Ley 45/1999), establece que durante un desplazamiento temporal, el trabajador debe cumplir con las condiciones laborales del país de destino, lo cual garantiza que los trabajadores desplazados no tengan peores condiciones que los locales. Con ello, la empresa de origen debe equiparar, como mínimo, las siguientes condiciones del país donde se presta el servicio:
- Los desplazamientos deben tener carácter temporal.
- El salario mínimo aplicable ha de establecerse según el convenio colectivo local.
- Tiempos de descanso y duración de la jornada laboral.
- Cualquier otra particularidad del convenio del sector en el territorio de destino.
- Las condiciones deben reflejarse a través de una carta de asignación.
- Durante el desplazamiento, se debe cumplir la normativa laboral del país de destino.
- En España, todos los desplazamientos de duración mayor a 8 días, o recurrentes, deben ser notificados.
En España, para desplazamientos que superen los 8 días continuos o que tengan un carácter recurrente, es obligatorio realizar una notificación de trabajador desplazado (conocida como posted worker) a la autoridad laboral competente antes de iniciar la actividad.
Pilar 3. Dimensión Seguridad Social: ¿Dónde se cotiza?
La regla general es que el trabajador está obligado a cotizar en el país donde realiza físicamente su actividad. Sin embargo, la excepción, que se ha convertido en la norma en la gestión de la movilidad, es mantener la cotización en el país de origen.
En cuanto a la cotización en el ámbito europeo, el marco normativo para la coordinación de la Seguridad Social entre estados viene determinado por los reglamentos comunitarios 883/2004 y 987/2009, que entre otras cuestiones establecen:
- Podrán mantener la cotización en sus países de origen por un máximo de 24 meses, con posibilidad de prórroga.
- Aquellos trabajadores que desarrollen sus funciones en dos o mas estados miembros estarán sometidos a la legislación de uno de ellos únicamente, en virtud del art.13
En desplazamientos de larga duración, es aconsejable solicitar el traslado de la asistencia sanitaria mediante el certificado S-1.
Por lo que respecta a la cotización fuera de la UE, España tiene acuerdos con multitud de países para la coordinación de la seguridad social en relación con sus trabajadores desplazados. A diferencia de los reglamentos comunitarios, los convenios bilaterales deben ser analizados con cautela, ya que presentan desafíos importantes como textos desactualizados, largos tiempos de tramitación y limitaciones de nacionalidad.
Los dos mecanismos principales para mantener la cotización en origen son:
¿Y qué sucede si no hay acuerdo? En ausencia de un reglamento comunitario o un convenio bilateral, se aplica la regla general: es obligatorio cotizar en el país de destino. Esto implica que, aunque el trabajador mantenga su contrato extranjero, la empresa de origen puede necesitar registrarse en España para poder pagar las cotizaciones sociales correspondientes:
- Alta probabilidad de necesitar establecer presencia y contratar al trabajador de manera local.
- Algunos países disponen de excepciones para teletrabajadores.
- Se regirá la cotización por el sistema local.
Pilar 4: Dimensión fiscal: ¿Dónde se pagan los impuestos?
El impuesto sobre la renta personal es generalmente uno de los temas más sensibles para los empleados asignados, ya que impacta directamente en sus finanzas especialmente el primer año de la asignación, ya que tendrán ingresos recibidos en ambos países.
Además de contemplar los tratados de doble imposición y las normas de residencia fiscal en las partes implicadas, una herramienta clave es la ecualización fiscal, cuyo objetivo es neutralizar el impacto fiscal del desplazamiento garantizando que la carga impositiva neta del trabajador no aumente ni disminuya como consecuencia de su asignación internacional.
Es importante analizar todos los ingresos recibidos por el empleado, no solo los proporcionados por la empresa que asigna, ya que podría haber obligaciones fiscales en el país de origen incluso sin ser ya residente fiscal.
Cuando una empresa extranjera sin sede en España necesita cumplir con obligaciones locales, como pagar cotizaciones o retener impuestos para un empleado (por ejemplo, un nómada digital), no siempre necesita crear una filial. Existen figuras más sencillas:
- Oficina de representación: Es un simple registro a efectos de pagar cotizaciones y retenciones. No tiene actividad comercial propia ni genera beneficios en España. Es la figura ideal para casos como los nómadas digitales contratados por una empresa extranjera pero que residen y trabajan desde España.
- Establecimiento permanente: Esta figura se aplica cuando la empresa extranjera tiene una operación real y tangible en España que genera beneficios. En este caso, la empresa no solo cumple con las obligaciones de sus empleados, sino que también está obligada a pagar impuestos sobre los beneficios que genera su actividad en el territorio español.
