La productividad en las empresas no se erosiona de golpe, sino a través de hábitos y dinámicas que se instalan en el día a día. Correos sin procesar, reuniones interminables, tareas difusas y la falta de equilibrio personal son síntomas de un mal más profundo: cinco “enfermedades” que, según el experto en productividad Justin Hale, están debilitando el rendimiento y el bienestar de los profesionales. Identificarlas es el primer paso para recuperar el foco y transformar la manera en que trabajamos.
Durante el Crucial Impact Summit Madrid, organizado por Ackermann Labs —consultora especializada en formación y desarrollo de habilidades del Grupo Ackermann—, el experto en productividad Justin Hale, referente internacional del método Getting Things Done (GTD), compartió las claves para lograr resultados sin caer en el agotamiento. Su intervención puso de relieve cómo la sobrecarga de información y la falta de foco están afectando tanto al rendimiento como al bienestar de los profesionales y ofreció un marco práctico para recuperar la efectividad en entornos laborales cada vez más exigentes.
La sobrecarga de información: un reto invisible
Según Hale, cada profesional recibe a diario alrededor de 300 piezas de contenido (mensajes, audios, notas), además de 121 correos electrónicos y hasta 34 gigabytes de información. Este flujo constante provoca que muchos trabajadores acumulen cientos o incluso miles de correos sin procesar en su bandeja de entrada. La conclusión es clara: el problema no es la falta de tiempo, sino la ausencia de habilidades adecuadas para gestionar la complejidad. “Si tuviéramos 26 horas en lugar de 24, las gastaríamos igual. Lo que necesitamos no es más tiempo, sino mejores competencias”, subrayó.
Las cinco enfermedades de la productividad
Hale identificó cinco patrones que erosionan la eficacia y generan estrés en los equipos:
- Demasiadas tareas: la sensación de estar enterrado bajo un volumen inabarcable de responsabilidades.
- Desorganización: dificultad para localizar información, exceso de notas dispersas y búsqueda constante de la “app perfecta”.
- Reuniones interminables: jornadas absorbidas por encuentros improductivos que dejan poco espacio para el trabajo real.
- Actividad sin resultados: listas de tareas que nunca se completan porque las urgencias desplazan lo importante.
- Desequilibrio vida-trabajo: la incapacidad de desconectar, con la mente atrapada entre lo personal y lo profesional.
El experto recordó que “a las organizaciones no se les paga por empezar cosas, sino por terminarlas”. De hecho, las personas más organizadas y productivas pueden ser entre dos y tres veces más valiosas para su equipo que el promedio.
El método GTD: cinco pasos para recuperar el control
Para combatir estas “enfermedades”, Hale presentó el modelo Getting Things Done, basado en cinco hábitos esenciales:
- Capturar: reunir de forma intencional todo lo que reclama atención en pocos lugares clave.
- Aclarar: definir la siguiente acción concreta para evitar la procrastinación.
- Organizar: usar el calendario solo para lo que realmente corresponde: citas con hora, tareas con fecha y datos relevantes.
- Reflexionar: dedicar tiempo semanal a revisar prioridades y limpiar compromisos.
- Comprometerse: actuar con foco en lo que realmente importa.
Liberar la mente para pensar mejor
Uno de los principios más poderosos de GTD es que la mente no está diseñada para almacenar tareas, sino para generar ideas. Cuando intentamos retener lo pendiente, el resultado es estrés y pérdida de concentración. Al capturar todo fuera de la cabeza, se libera espacio mental para pensar con claridad y aumentar tanto el rendimiento como la satisfacción.
De lo abstracto a lo concreto
Hale insistió en que los proyectos no se ejecutan como tales, sino a través de acciones pequeñas y visibles. Convertir un objetivo vago en una acción física y específica es la manera más efectiva de avanzar y priorizar.
Clasificar por contexto, no por listas infinitas
Otro error común es acumular tareas en una única lista interminable. La alternativa es organizarlas por contexto: llamadas, oficina, ordenador, encargos… De este modo, cuando surge un momento libre, basta con acudir a la lista adecuada y actuar sin perder tiempo en búsquedas.
Productividad con propósito
La filosofía de GTD no consiste en hacer más, sino en hacer más de lo que realmente importa. Para Hale, la verdadera productividad es la que otorga libertad: libertad para enfocarse, para decidir conscientemente qué sí y qué no y para trabajar con propósito sin sacrificar bienestar.
