KPI’s para medir la eficiencia del teletrabajo

A teletrabajar se ha de aprender, lo mismo que a teledirigir, y en ambos extremos hay razones para explicar por qué los nuevos modelos de trabajo flexible funcionan a medio gas. A pesar de que España cuenta con más de 3,2 millones de personas teletrabajando y un 60% de empresas han implementado políticas híbridas, solo el 35% aplica kpi’s claros para medir su funcionamiento. Teniendo en cuenta que 76% de los candidatos rechazaría una oferta sin opción híbrida, parece que estamos navegando a ciegas en lo que debería ser una ventaja competitiva estratégica. Ya hablemos de teletrabajo o de fórmulas mixtas, al todo ello le faltan procesos definidos y le sobran errores, en concreto cinco.

Error 1: Implementar sin formalizar

Aunque sin formalización no hay claridad de expectativas, muchas empresas mantienen acuerdos verbales o informales sobre teletrabajo, a veces comunicados con un simple correo electrónico o en una reunión informal con el trabajador. Pero la Ley 10/2021 exige firmar con el trabajador un acuerdo por escrito cuando se supera el 30% de jornada remota, con sanciones que pueden llegar a 7.500€ por infracción. Después de auditar todos los casos de trabajo remoto actual e identificar quiénes superan el umbral del 30%, hay que redactar los acuerdos individuales completos incluyendo en ellos:

• El lugar de trabajo y el horario.
• El inventario de equipos proporcionados.
• La distribución entre la presencialidad y la modalidad en remoto.
• Los horarios y franjas de disponibilidad.
• La compensación de gastos.
• El derecho a reversibilidad.
• El protocolo de desconexión.
• Las medidas deprevención de riesgos laborales.

Error 2: Confundir flexibilidad con ausencia de estructura

El «aquí cada uno viene cuando quiere» puede parecer muy «open mind», pero la falta de reglas no tarda en revelar caos operativo y desconfianza entre el jefe y el empleado, y también entre éste y sus compañeros.

Solo el 33% de las empresas tiene claro su modelo híbrido, y solo el 10% lo ha comunicado efectivamente (McKinsey).

Un esquema de trabajo claro contendría:

• La definición de 1-2-3 días presenciales fijos para toda la empresa o departamento.
• El establecimiento de franjas horarias operativas para la disponibilidad del empleado.
• La opción de que dejar 1-2 días de libre elección para el empleado.
• Comunicar el «por qué» de cada decisión. Por ejemplo:
  • Lunes y miércoles presenciales para reuniones de equipo, colaboración.
  • Martes y jueves en remoto o presencial según preferencia.
  • Viernes remotos para trabajo de concentración.
    

Error 3: No compensar gastos adecuadamente

La Ley 10/2021 obliga a compensar gastos derivados del teletrabajo y si bien no establece criterios para definir la cantidad, la lógica de costes en la empresa lleva a recomendar que no se fije al azar sino en base a uno de estos tres criterios:

• Compensación fija justificada:
  • Calcula coste real medio: luz (~25€/mes), internet (~15€/mes) y depreciación espacio (~30€/mes) Total: 70-100€/mes según días de teletrabajo.
  • Documentar el cálculo en la política interna.
• Compensación por día teletrabajado:
  • 5-8€ por día efectivo de teletrabajo.
  • Vinculado al registro horario.
  • Más justo pero más complejo de gestionar.
• Dotación en especie:
  • Proporcionar portátil, monitor, silla ergonómica y teclado y/o ratón.
  • Mayor inversión inicial pero menos gestión continua.

Error 4: Olvidar la desconexión digital

Aunque teletrabajar lleva el apellido de flexible, ni el teletrabajo ni la flexibilidad son sinónimos de disponibilidad permanente. No sólo el mando necesita directrices claras para respetar la desconexión sino que el empleado también ha de asumir tiempos de trabajo ordenados en un entorno, el doméstico, que invita a confundir espacios. El Real Decreto-ley 3/2023 establece obligaciones explícitas para el establecimiento de protocolos internos de desconexión digital que deben elaborarse teniendo en cuenta:

• Consignando un horario laboral claramente definido.
• Prohibiendo explícitamente las comunicaciones fuera de horario (salvo emergencias claramente definidas).
• Configurando las herramientas corporativas como Outlook o Teams para poder retrasar envío de emails fuera de horario.
• Desactivando notificaciones móviles entre 19h-8h.
• Formando a los managers sobre el ejemplo que dan.
• Incluyendo el respeto a la desconexión en las evaluaciones de liderazgo.
• Reconociendo la eficiencia, no las horas extras.

Error 5: Medir presencia en lugar de resultados

La diferencia entre un modelo de trabajo híbrido eficiente de otro calamitoso está en saberlo medir, incluida no sólo la medición de cómo se ejerce sino también de cómo se dirige. Y ello no sólo porque la inversión en teletrabajo necesita un retorno que aporte valor neto sino porque, además, los kpi’s deben nutrir otros procesos como los de evaluación del rendimiento o compensación, en los que, en caso de incluir la variable de gestión con herramientas de IA, es necesario garantizar la trazabilidad de las decisiones sin sesgos. Más allá de saber cuántas personas y quiénes vienen a la oficina, es necesario diseñar un dashboard de indicadores que incluya:

• Métricas básicas mensuales:
  • % de empleados en modelo híbrido.
  • Días promedio de teletrabajo por semana.
  • Ocupación de oficina por día.
  • Acuerdos formalizados vs. total.
  • Todo ello alineado con el cumplimiento legal en materia de:
    • % de acuerdos firmados (objetivo: 100%).
    • Compensaciones pagadas correctamente.
    • Registros horarios completos.
    • Incidencias de desconexión digital.
• Métricas de impacto trimestrales:
  • Productividad:
    • KPIs de negocio por departamento.
    • Tiempo de finalización de proyectos.
    • Calidad del output (errores, revisiones, trabajos vueltos a hacer…).
    • Facturación por empleado (si aplica).
  • Talento:
    • Rotación voluntaria (desglosada por trabajo híbrido vs. presencial).
    • Tiempo medio de vacante.
    • Ratio de aceptación de ofertas.
    • Net Promoter Score de empleados (eNPS).
  • Satisfacción:
    • Encuesta trimestral: «¿Estás satisfecho con tu modelo de trabajo?» (escala 1-10).
    • Work-Life Balance Score.
    • % que recomendaría la empresa como empleador.
• Métricas estratégicas anuales:
  • Financieras:
    • ROI del modelo híbrido (ahorro inmobiliario – inversión equipamiento).
    • Coste por puesto (presencial vs. híbrido).
  • Culturales:
    • Sentido de pertenencia.
    • Alineamiento con valores.
    • Participación en actividades corporativas.
  • De innovación:
    • Ideas generadas.
    • Proyectos de mejora implementados.
    • Colaboración cross-departamental.

4 razonamientos en torno a los KPI’s

Objetivos trimestrales claros: ¿Qué queremos conseguir?
Key Results medibles: ¿Cómo sabremos que lo logramos?
Check-ins semanales: 15-30 min, no microgestión.
Retrospectivas mensuales: ¿Qué está funcionando?