por Meybel Sanoja, asesora de Soluciones HCM de Cezanne HR España.
Todos sabemos que el registro preciso de las ausencias es una de las tareas más importantes de RRHH. Pero, a la vez, también sabemos que es una de las que más tiempo consume. No se trata solo de registrar las vacaciones anuales o las bajas por enfermedad. El proceso es mucho más complejo. La gestión de ausencias es un tema estratégico que afecta a los empleados individuales. Pero, también al rendimiento general de la empresa.
Según los datos oficiales de la Encuesta Trimestral de Costes Laborales del INE, en el último trimestre de 2021, cada día dejaron de acudir a su puesto de trabajo 1.140.960 empleados. Esto supuso la pérdida de un 6% de las horas pactadas en el período referido. Por otro lado, un total de 865.550 personas estuvieron de baja médica durante el segundo trimestre de 2021. Si traduces estos datos en cifras económicas, te harás una idea de las pérdidas que supone el absentismo y las bajas laborales para la empresa. Pero, también, el trabajo que supone su gestión eficiente.
Ahora bien, más allá de un aspecto meramente administrativo o funcional, las áreas de RRHH deben ir un paso más allá en la gestión de las ausencias. De hecho, los responsables de recursos humanos pueden percibir, en las ausencias de los empleados, signos de agotamiento. Muchos de estos trabajadores, incluso, manifiestan su intención de dejar su puesto actual por presiones que tienen que ver, precisamente, con ese agotamiento del que hablamos.
Es evidente que, para reducir las bajas por enfermedad y el impacto negativo que tienen sobre el individuo y la empresa, lo primero que hay que hacer es tomar medidas preventivas. Por ejemplo, desincentivar la asistencia. E, incluso, animar a los empleados a que disfruten de las vacaciones. Parece una contradicción, ¿verdad? Pero no lo es. Hay que velar por la salud mental de los trabajadores. Y, para ello, es importante garantizar, entre otras muchas cosas, claro, su descanso, la desconexión y el reparto óptimo de las cargas de trabajo.
Por lo tanto, en el entorno de recursos humanos, es importante no solo diseñar una estrategia integral de gestión de ausencias. También es importante disponer de las herramientas adecuadas para respaldarla y optimizarla.
¿Por qué el software de recursos humanos es fundamental para respaldar una gestión eficaz de las ausencias?
No es raro que las empresas tengan procedimientos de gestión de ausencias bastante «manuales». Especialmente en el entorno de la pyme. Y, más aún, en aquellas que hayan experimentado un crecimiento rápido. Empresas que, aún habiendo impulsado su crecimiento, todavía dependen de métodos «caseros» para registrar las ausencias: Excel, email o sistemas en papel.
El problema es que, cuando una organización tiene un enfoque fragmentado o ad hoc para gestionar las ausencias, todo requiere mucho más tiempo. Y es más difícil para recursos humanos hacerlo con garantías. Esto implica que el registro de ausencias vaya cargado de errores, inexactitudes y descuidos. Se ignoran las regulaciones. Y asegurar un nivel adecuado de personal para mantener una organización en funcionamiento puede convertirse en un objetivo difícil de cumplir.
Afortunadamente, no tiene por qué ser así.
Los sistemas de recursos humanos que incluyen funciones de gestión de ausencias pueden hacer el trabajo más fácil, rápido y preciso. Ayudan a agilizar y simplificar todos los aspectos de las licencias pagadas y no pagadas. Incluyo todo tipo de licencias: las vacaciones, las bajas por enfermedad y los permisos parentales, los días libres para asuntos propios, etc. Al mismo tiempo, un software de RRHH proporciona la información clave que necesitan estos departamentos para desarrollar estrategias efectivas de gestión de ausencias.
Para que te resulte más fácil gestionar las ausencias, aquí te dejo cinco funciones clave que debes tener en cuenta a la hora de elegir una de estas aplicaciones para tu empresa:
1. Autoservicio para empleados
Las funciones de autoservicio son una de las mejores formas en las que un software de recursos humanos cloud puede optimizar los procesos de gestión de personas. Y reducir los costes administrativos asociados. El autoservicio de empleados permite que tanto los empleados como los mánager, accedan y procesen la información. Información, por ejemplo, relacionada con las ausencias. Hablo de todo tipo de ausencias: las planificadas (vacaciones anuales) y las no planificadas (como las bajas por enfermedad).
El acceso a las agendas y calendarios con la información actualizada en tiempo real proporciona a los mánager una visión nítida de lo que sucede en sus equipos. Pero, también es una funcionalidad que beneficia a los empleados que pueden verificar, por ejemplo, las vacaciones que tienen pendientes. O solicitar tiempo libre. O registrar sus bajas por enfermedad. Todo centralizado en una misma ubicación, segura y de fácil acceso. Un software de RRHH realmente innovador permitirá a empleados y mánager operar desde cualquier dispositivo móvil.
2. Cálculo automático de derechos de vacaciones
El software de RRHH deberá poder calcular automáticamente las vacaciones a las que tienen derecho los empleados. Y, proporcionar, así, los datos precisos al instante. Una herramienta realmente potente actualizará la información en tiempo real, teniendo en cuenta los horarios comerciales, los festivos nacionales y/o locales o la legislación en curso, así como las normativas internas de la empresa.
Este tipo de funcionalidad minimiza el tiempo dedicado a las tareas administrativas y ofrece la seguridad de saber que todos tendrán el tiempo libre adecuado. Es decir, que no se cometerán errores ni con el cálculo de los días libres de los trabajadores a tiempo parcial ni en los que se encuentran en diferentes países y que pueden tener condiciones laborales o normativas diferentes. Puedes encontrar más información sobre las funcionalidades de propias de un software internacional aquí.
3. Informes detallados, análisis e historial de ausencias
La presentación de informes es quizás uno de los aspectos más desafiantes de la gestión de ausencias. Afortunadamente, el software de recursos humanos incluye consultas preconfiguradas sobre las ausencias, como el cálculo del factor Bradford. Este sistema facilita y agiliza la extracción y el análisis de los datos complejos. Y presenta la información relevante de forma sencilla y entendible, para que los mánager puedan apoyar estrategias y respaldar las decisiones clave.
Además, utilizar las herramientas analíticas adecuadas implica poder interpretar la información disponible desde diferentes ángulos. Cuando puedes visualizar fácilmente determinados patrones o tendencias de datos complejos, puedes empezar a hacerte las preguntas correctas para entender las dinámicas comerciales más diversas. Y esto significa, a su vez, que las empresas pueden ser más proactivas en sus intentos por mejorar el impacto de las ausencias en la productividad de los empleados y del negocio. O gestionarlas de una manera más equilibrada.
Mi recomendación, además, es buscar un software de recursos humanos que mantenga registros completos sobre el historial de las bajas por enfermedad de los empleados. Un sistema óptimo debería hacer que las ausencias fueran mucho más visibles, tanto para los mánager como para los empleados, para que todos estén informados en tiempo real.
4. Soporte para múltiples tipos de ausencia
Es importante reconocer que la gestión de las ausencias no solo abarca la gestión de las vacaciones o de las bajas por enfermedad. Ten en cuenta que existen muchas otras razones por las que los empleados pueden necesitar ausentarse del entorno de trabajo: una cita médica, una emergencia familiar, acudir a votar en unas elecciones, ir a donar sangre o formar parte de un jurado, son solo algunos ejemplos.
Con esto en la mente, es imperativo que el software de recursos humanos con el que trabajes sea lo suficientemente ágil como para que pueda adaptarse a tu forma de trabajar. Y facilitar la gestión de diferentes tipos de ausencias que podrían, incluso, personalizarse por área o departamento, ubicación, etc. Esto facilitará el acceso a múltiples tipos de informes que ayudarán a los mánager a tomar decisiones más y mejor informadas.
5. Herramientas de interacción con la marca
Finalmente, aunque es clave tener en cuenta las funcionalidades centrales del software de recursos humanos, es importante apostar por una plataforma que permita reflejar la identidad única de tu organización. Y que apoye la forma en la que opera tu empresa. En este sentido, es importante también, que el sistema permita reflejar la identidad de la marca. Y, ¡ojo! en contra de lo que cabría pensar, este no es un tema menor. Después de todo, la identidad de tu marca tiene que ser siempre visible en todos los puntos de contacto con clientes y empleados. Entonces, ¿Por qué no tenerlo en cuenta también en la elección de tu software de recursos humanos?
Por lo tanto, dando por hecho que apuestas por un software de recursos humanos efectivo y flexible para optimizar la gestión de ausencias, ¿por qué no aprovechar la oportunidad de mejorar la participación de todos a través de esta plataforma? ¿E impulsar el crecimiento de todos de la mano de un programa que evolucione con el negocio?
Busca un software de recursos humanos que refleje tu marca y la cultura corporativa de tu organización. Busca un software que mejore la experiencia de tus empleados. Y en esto incluyo también la posibilidad de incluir logotipos y códigos de color corporativos. Recuerda que todo suma.
