Comunicación interna, la llave para conseguir más eficacia, mejores oportunidades y mayores resultados en la organización

Verónica del Río10 octubre 202214min

En estos tiempos donde las compañías se han vuelto más híbridas y flexibles que nunca y los entornos, más exigentes, inciertos y retadores, la comunicación interna se presenta como palanca estratégica fundamental para generar la tríada crítica para la supervivencia de cualquier organización: más eficacia, mejores oportunidades y mayores resultados. Así se ha puesto de manifiesto en el evento de presentación del Estudio “El camino hacia organizaciones conectadas y eficientes: estado de la comunicación interna 2022” elaborado por Dialenga, con la colaboración de la Asociación Centro de Dirección de RRHH, la Escuela de Unidad Editorial y SNGULAR. 

Este informe ofrece una completa radiografía del estado actual de la comunicación interna en el seno de las organizaciones (del que ya avanzamos aquí algunos de sus principales resultados) y que puede descargarse completo aquí. 

“Invertir en comunicación interna es invertir en eficacia, en oportunidades y en mejores resultados”, ha asegurado Prado-García Miguel, senior manager de Seguros, Planificación y Control en LeasePlan España durante su intervención en el evento.

La experta ha asegurado que la comunicación interna maneja tres palancas que son muy importantes para obtener los mejores resultados: 

  • gestiona la confianza: “que es la que impulsa al talento a dar esa milla adicional que permite diferenciarse de la competencia”; 
  • aporta un marco común para todos: “que facilita la toma de decisiones correcta y alineada con los objetivos”; 
  • y permite la escucha: “que es la que abre la puerta a la innovación y las oportunidades”. 

“Hoy en día es absolutamente impensable poder abordar los retos de transformación, cambio y evolución cultural sin comunicación interna. Las personas y las organizaciones tienen que cambiar, encontrar mayores sinergias, integrarse y cooperar más, y la comunicación interna es una palanca para que eso suceda”, ha corroborado Emi Solís, especialista en comunicación interna y directora en Cuarta Pared Comunicación. 

Esa relevancia de la comunicación interna parece cobrar cada vez más peso en el seno de las organizaciones.

El estudio de Dialenga constata que son minoría ya, apenas un 11%, las compañías que solo comunican en circunstancias especiales y un 17%, las que lo hacen de manera ocasional, mientras que son mayoría aquellas donde la presencia de la comunicación interna es periódica, un 73%. 

Cada vez más lejos, por tanto, parece quedar esa etapa “prehistórica” donde la comunicación interna era concebida como una herramienta meramente informativa e, incluso, de control, como  ha explicado José Manuel Velasco, coach ejecutivo de comunicación y profesor de Comunicación Política y Formación de Portavoces en Universidad Nebrija: “La comunicación interna ha evolucionado desde una primera etapa, la del comunicado, que tenía un enfoque paternalista y donde solo se decía al empleado aquello que debía conocer (p.e. normas); pasando por una segunda, la de la intranet, donde se reclama una coherencia entre comunicación externa e interna y se produce un reconocimiento de los empleados como agentes de comunicación externa; hasta la etapa actual, donde la CI se entiende fundamental para atraer, retener y motivar al talento, y se considera a los empleados como grandes embajadores de marca”. 

Esa concepción de la comunicación impone nuevos modelos de gestión que abarcan algo más que la información y, sobre todo, apelan a la colaboración. “Comunicar no es solo informar; hay que escuchar, analizar y cocrear”, ha afirmado Paqui Sánchez, responsable de Comunicación Interna en ISDEFE. “La CI va de diálogos y conversaciones de calidad”, ha añadido Emi Solís, especialista en comunicación interna y directora en Cuarta Pared Comunicación. 

7 RETOS PARA DESPLEGAR TODO EL POTENCIAL DE LA COMUNICACIÓN INTERNA 

Y para conseguir desplegar todo su potencial, las organizaciones tienen 7 retos sobre la mesa: 

Reto 1. Evolucionar de modelos descendentes a modelos más participativos y, sobre todo, híbridos 

Y es que los datos del estudio de Dialenga indican que todavía un 43% de las empresas cuentan con un modelo de comunicación descendente frente a otro grupo que suma el 57% y que apuesta por modelos más orientados a la participación y escucha del empleado (31% multidireccional; 23% bidireccional). Y recoge un claro descontento hacia precisamente ese modelo mayoritario, el modelo descendente (solo un 37% de quienes actualmente explotan este formato lo consideran adecuado). 

En este sentido, el informe reconoce que “no hay dos empresas iguales; cada una cuenta con unas características únicas en cuanto a su cultura de empresa, su contexto, su grado de digitalización, y es por ello que la elección de modelo de comunicación más conveniente para cada una no es tarea fácil”. No obstante, recomienda los modelos híbridos: “Hay ciertas actividades en el día que encajan mejor con un modelo u otro. Es por ello que, aunque un modelo en concreto sea el predominante en nuestra compañía, también es posible combinarlo con otros puntualmente, si la situación lo requiere”. 

Reto 2. Incrementar la recogida de feedback de los empleados

En este aspecto, las respuestas revelan que todavía existe un amplio margen de mejora a la hora de que el conocimiento del sentir de los empleados sea elevado hasta la Dirección General. 

Así solo un 13% de los participantes asegura que sus directivos están plenamente al corriente de las opiniones de sus empleados, frente a un 38% que reconoce estarlo solo medianamente. 

El feedback del empleado es también elemento clave para una comunicación personalizada que no solo incrementa la eficacia de la comunicación sino que también fortalece el compromiso del empleado con su organización. Y solo un 20% de las organizaciones disponen de herramientas de captura de opinión o sentimiento sobre los contenidos publicados. 

Reto 3. Empoderar a los empleados como agentes de la comunicación

“Los empleados gozan en muchos casos, de mayor credibilidad y visibilidad incluso que los directivos de la organización”, ha explicado José Manuel Velasco.

Es por ello que conseguir su implicación en la CI se configura como otro aspecto relevante. Según los resultados del estudio, en más de un 15% de las compañías participantes, todos los empleados participan en la dinamización de la CI. 

“La CI no es una responsabilidad de RRHH o de Comunicación sino de todas y cada una de las personas que componen la organización”, ha afirmado la directora en Cuarta Pared Comunicación. “Cuantos más apoyos y líderes naturales en CI tengamos en la organización mejor. Nuestra comunicación será mucho más rica y conseguiremos también dar una mejor respuesta al usuario final”, ha añadido. 

A este respecto, José Manuel Velasco ha insistido en que lo fundamental es “empoderar a los embajadores desde una delegación plena de confianza para que puedan ejercer esa función”. 

Reto 4. Hacer un uso inteligente de los canales y herramientas

Seleccionar el canal adecuado al mensaje, simplificar y centralizar la comunicación de forma que la gente sepa dónde encontrar con facilidad lo que necesita es otro de los retos hoy de las organizaciones en materia de CI en un contexto de sobresaturación informativa y de abuso del email. 

“El uso inteligente de los diferentes canales permite hacer llegar un abanico de contenidos más amplio de una forma más efectiva y útil para el empleado”, recoge el informe. 

Reto 5. Integrar la tecnología 

“La tecnología nos hace el trabajo más eficiente, eficaz y productivo, y las nuevas herramientas tecnológicas nos permiten tener una CI más dinámica, más amigable, más accesible, al tiempo que nos brindan nuevos canales para poder ser multidireccionales y escuchar”, ha indicado la responsable de Comunicación Interna en ISDEFE. 

El análisis de Dialenga refleja que un 16% de las organizaciones ya dinamiza su CI a través de una app móvil y que “las organizaciones que se apoyan en el email o en intranet obtienen peores resultados desde el punto de vista de la eficacia de la comunicación que aquellas que articulan su actividad a través de soluciones modernas como red social corporativa o apps de CI”. 

 

Reto 6. Mayor implicación por parte de la Dirección General

La existencia de una Dirección General más participativa y, sobre todo, capaz de priorizar esta actividad para alcanzar el equilibrio que requiere dentro de la empresa es requisito imprescindible para impulsar nuevas acciones de mejora en la organización a partir del feedback recibido (el 47% de los participantes reclaman ese mayor apoyo). Y el estudio constata que “cuando la CI tiene importancia y vinculación con Dirección, el grado de satisfacción global de los empleados crece un 30%”. 

Reto 7. Especialización y formación

“La efectividad de la comunicacion y el sentimiento de pertenencia, como indicadores de rendimiento, mejoran cuando la comunicación se dinamiza desde un departamento especializado; concretamente, cuando es el propio departamento de CI el que capitanea este cometido, la efectividad en la comunicación crece hasta 9 puntos porcentuales”, indica el estudio. 

Solo una de cada ocho empresas forma habitualmente a sus empleados en torno a la CI. El estudio señala, no obstante, que se percibe un incremento en la demanda de formación en dos líneas: una transversal en la organización en torno a formación digital y otra sobre formación específica para perfiles del área de RRHH, la que en la mayoría de las organizaciones centraliza la gestión de la CI. 

Y también en la apuesta por la mejora de las habilidades de comunicación tanto de los directivos, como de los managers, e, incluso, del personal técnico y operativo, ya que los empleados son los mejores embajadores. 

Sobre el Estudio de Dialenga

El Estudio «El camino hacia organizaciones conectadas y eficientes: estado de la comunicación interna 2022» de Dialenga aborda el análisis de 5 temas: dinamización en comunicación interna, canales y herramientas de uso, modelos de comunicación, gestión del feedback y formación en comunicación interna. 

Para su elaboración se ha realizado una encuesta en el que han participado 443 responsables y colaboradores del ámbito de la Comunicación Interna, tanto en España (341) como en países de Latinoamérica (102). Asimismo se ha constituido un grupo de expertos (Think Tank) en distintos ámbitos relacionados con la Comunicación Interna, que han sido los encargados de analizar los resultados y aportar de forma conjunta su visión sobre los mismos.

Esta edición 2022 ha contado con el apoyo y colaboración de la Asociación Centro de Dirección de RRHH, la Escuela de Unidad Editorial y SNGULAR. Además, al igual que ocurrió con la edición del año pasado, Dialenga ha realizado una donación a la ONG Save the Children de 1€ por cada encuesta completada.


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