Las grandes empresas se apuntan al modelo híbrido para la vuelta a la oficina. Tras comprobar las ventajas del trabajo en remoto experimentado durante la pandemia, BBVA ofrece a sus empleados la posibilidad de reservar su puesto físico a través de una app los días que trabajen desde la oficina. Es lo que se denomina “modelo de mesas calientes” o hot desking.
La entidad que preside Carlos Torres Vila esta convencida de que el futuro pasa por los modelos de trabajo híbridos y flexibles
Desde primeros de este mes de septiembre, la entidad financiera ha evolucionado su modelo de trabajo con una distribución del 60% de horas desde la oficina y un 40% de teletrabajo.
“Como consecuencia de las medidas de distanciamiento social, para garantizar una distancia de un metro y medio entre las personas, la mitad de los puestos de nuestras sedes no se podían utilizar. La única forma de permitir que los empleados retomasen el trabajo presencial era desasignando los puestos”, explica Desirée Granda, responsable global de inmuebles y servicios en BBVA.
Así, se eliminaron las cajoneras y a cada persona se le asignó una taquilla en la que pudiese guardar sus pertenencias. En este proceso fue clave que la mayoría de empleados de los servicios centrales de la entidad ya contaban con un ordenador portátil y el equipamiento informático de los puestos (pantallas, conexiones, etc.) estaba ya totalmente estandarizado.
En este nuevo esquema, era imprescindible contar con una herramienta que permitiese la gestión dinámica de los puestos, algo que –según explica Granda– han conseguido con una aplicación desde la que el empleado reserva su lugar de trabajo, que puede variar en función de la disponibilidad. La fórmula es sencilla: cada día 22 se abre el pool de puestos disponibles para el mes siguiente y los trabajadores reservan en función de los días que van a acudir, pudiendo solicitar plaza de garaje en caso de que quieran acceder con su vehículo.
BBVA ya demostró su flexibilidad en los modelos de trabajo cuando, en 2019, implantó un plan de productividad y conciliación, denominado Work better, enjoy life, que rompía con la cultura del presencialismo. Y es que, como comenta Granda, “tenemos pleno convencimiento en que los modelos de trabajo a futuro deben ser híbridos y flexibles. La tecnología ha demostrado su capacidad de asumir la demanda de conexión remota, permitiendo prácticamente todo tipo de operativa”.
Ventajas de los sistemas de mesas calientes
Entre los principales beneficios del sistema de hot desking que ha detectado la empresa se encuentra el aprovechamiento y optimización de los espacios. Bajo un modelo híbrido en el que el empleado combina el trabajo presencial y remoto, no resulta eficiente dejar vacío un puesto los días que no se va a ocupar.
“Antes de la pandemia, cuando teníamos un modelo de puestos asignados, cada día en media se quedaban vacíos un 15% de los puestos por viajes de trabajo, formación o vacaciones de los empleados. Este sistema permite aprovechar esas ineficiencias y liberar ese espacio para crear más zonas colaborativas y espacios de interrelación tan necesarios y demandados en las nuevas formas de trabajo”, asevera Granda.
Otra de las ventajas es reservar el puesto en función del uso que se va a hacer, ya sea una mesa para trabajo individual, una sala de reunión o un espacio colaborativo. Cada colaborador puede elegir en base a los compañeros con los que comparte proyecto en ese momento o incluso según sus preferencias (un puesto con más o menos luz, más tranquilo o que permita más interacción).
El uso de escritorios compartidos fomenta, además, un ambiente de trabajo abierto, que favorece la comunicación y la colaboración entre empleados, y que ayuda a tener los espacios más ordenados y libres de objetos personales facilitando la limpieza y desinfección en tiempos de pandemia.
