Las app’s están revolucionando los tiempos y procesos de gestión de los gastos corporativos, que tradicionalmente generan una carga administrativa pesada en cuanto a tiempo que requiere y volumen que supone. Tal y como explica un whitepaper elaborado por Sodexo, “la transformación digital, combinada con la automatización y las nuevas las tecnologías de conectividad, aporta indudables beneficios que aporta a las compañías en términos de productividad de los empleados”. Entre ellos, el informe recoge las siguientes 5 ventajas de adoptar el uso de apps para la gestión de los gastos corporativos:
– Reducción del tiempo y recursos en el control y gestión de viajes y otros gastos corporativos.
– Automatización de las tareas administrativas, eliminando las operaciones anuales e incrementando la productividad de los empleados y contables.
– Aumento en la conectividad y coherencia de datos en los sistemas contables de la empresa.
– Almacenamiento digital de los recibos, incrementado la recuperación del IVA.
– Mayor control, personalización y cumplimiento de la política de gasto interna.
Gestión de gastos corporativos y tickets. Cada vez son más las soluciones que pueden utilizar los empleados y que permiten digitalizar el día a día del tratamiento de gastos corporativos, permitiéndoles conocer los límites de gasto establecidos por política interna, gestionar su justificación y aprobación online y generar automáticamente sus propias hojas de gastos. Estas soluciones suelen ir conectadas a portales digitales de uso del administrador que, a su vez, están vinculadas a los sistemas contables de la empresa.
Contratación y gestión de viajes. También cada vez es más común dentro del business travel que se ofrezcan soluciones end-to-end que cubran la reserva de vuelos, hoteles e incluso desplazamientos, todo desde la misma app, con precios negociados y conectada a los sistemas contables de la empresa. “Esta gestión end-to-end es una clara tendencia dentro del mercado, ya que no solo existen actualmente varias soluciones que ofrecen este servicio a través de apps móviles a disposición de los empleados, sino que los avances tecnológicos de empresas de desarrollo software del sector business travel son cada vez más utilizadas por agencias de viaje corporativas”, explica Sodexo en su informe.
Kilometraje. El tradicional cálculo manual del control del kilometraje está siendo sustituido por apps que permiten su automatización. Incluso algunas de estas apps cuentan con tecnología de conducción inteligente que detecta las rutas mediante geolocalización, que registra el kilometraje realizado y que calcula automáticamente el reembolso de cada desplazamiento.
Recuperación de IVA. Los gastos corporativos son de los más difíciles en cuanto a la recuperación de IVA se refiere debido a la complejidad que conlleva obtener las facturas correspondientes y por ello ya hay soluciones que ofrecen facturas recapitulativas de gastos corporativos en una red de establecimientos afiliados; algunas app’s incluso integran un buscador de establecimientos basado en la localización del usuario en los que la generación de estas facturas recapitulativas es automática.