En Integrho llevamos 25 años dedicados al desarrollo, implementación y soporte de software para la gestión de los Recursos Humanos y hemos podido ser testigos directos de la evolución de los Portales del Empleado y de las necesidades de los equipos que los implantan.
En nuestros inicios las empresas estaban preocupadas y ocupadas en la gestión de nóminas, pero hoy en día el Portal del Empleado puede tramitar muchas de las tareas de Recursos Humanos, reduciendo tiempos en los aspectos burocráticos para beneficiar a la gestión de las personas en estas áreas.
El Portal del Empleado es una ventana de comunicación entre el Departamento de Personas y los empleados. Una herramienta que ofrece amplias funcionalidades. Desde aquellas tareas relacionadas con peticiones de vacaciones, solicitudes de bajas, revisión de nóminas, datos personales, evaluación de talento y desempeño, cursos de formación o acceso a webinars e incluso la firma de contratos pueden hacerse de manera ágil y simple. Su implantación aumenta la productividad de los equipos de Personas reduciendo costes como por ejemplo los relacionados con la emisión de los contratos de trabajo, ahora gestionados de manera digital.
Pero el portal del empleado no sólo es una herramienta de coordinación de procesos, también es un nexo de unión que ayuda sin duda en la cultura corporativa, más necesaria que nunca en estos tiempos de teletrabajo y gestión de equipos en remoto.
Ahora que ya disponemos de la tecnología, lo que necesitamos que evolucionen son los procesos. Que la transformación digital impregne el ADN de las compañías y que poco a poco los equipos de Personas pasen de administrar procesos y gestionar personas.
Una empresa que apuesta por esta herramienta de Portal del Empleado se tiene que enfrentar a los retos que conlleva el diseño y la gestión del workflow. Es decir, el trámite, administración y autorización de todas las peticiones requeridas a través del mismo. Este es el paso donde se suele ralentizar el proceso. Por ello es necesario que las organizaciones protocolicen estas gestiones. En términos generales no son muchas las empresas del entramado empresarial nacional que cuentan con los recursos adecuados para afrontar una situación así. Pero si algo tienen las crisis es que ayudan a implementar herramientas que, hace unos días, estaban en el cajón de proyectos pendientes. Estoy seguro de que la comunicación empresa-empleado saldrá más reforzada de esta situación.
Existen retos muy importantes a los que hacer frente. No solo los relacionados con la productividad que aporta un Portal del Empleado, sino con todas aquellas variables que están ganando peso entre las nuevas generaciones. Cuando los jóvenes acceden a trabajar en las organizaciones demandan algo que antes resultaba secundario: los valores. La única forma de que los equipos de Personas puedan trabajar su employer branding, la gestión del talento y su responsabilidad social corporativa es teniendo tiempo para ello, un tiempo que la simplificación de procesos de un Portal del Empleado les ofrece.
Abrazar la transformación digital como una moda pasajera es desgraciadamente la postura más sencilla. La dificultad reside ahora en organizar y estructurar a la organización para que dicha transformación sea una realidad. El Portal del Empleado se convierte así en una base muy sólida en la comenzar a construir un futuro de éxito.
Por Cristóbal Malet, General Manager en Integrho.
