Información algorítmica en el trabajo: a quién, cuándo y cómo debe informar la empresa

Desde el 5 de octubre de 2026, cada persona trabajadora tiene derecho a saber por escrito si un algoritmo decide, entre otras cuestiones, sobre su jornada, sus tareas, su salario o su despido, y con qué reglas lo hace. No basta con anunciar o comunicar que el sistema existe, porque cuando decide sobre condiciones de trabajo, la empresa está obligada a explicar sus pautas, criterios y reglas a cada persona. Ha de hacerlo antes de que se inicie cualquier relación laboral que vaya a durar más de cuatro semanas y ha de ser capaz de responder a los que ya son empleados a mucho tardar 30 días hábiles después de que lo hayan solicitado.

La información algorítmica deja así de ser solo colectiva. El derecho individual a recibir por escrito los elementos esenciales del contrato ya existía, pero lo nuevo es que ahora incluye los algoritmos, una transparencia que hasta octubre solo se debía a la representación legal. La obligación procede del Real Decreto 723/2026, que incorpora parcialmente al ordenamiento español la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles, y se suma a las que ya establecen el Estatuto de los Trabajadores, el RGPD y el Reglamento (UE) 2024/1689 de inteligencia artificial, cada una con su propio calendario.

Cuatro derechos que no se sustituyen entre sí

Se suele hablar de la transparencia algorítmica como si fuera un único derecho cuando, en realidad, son cuatro obligaciones distintas, que no protegen lo mismo y que tienen cada una su destinatario, su momento y su contenido. Cumplir una no exime de las demás, y la propia AEPD lo advierte en su nota de 7 de octubre sobre el Real Decreto: informar a la representación legal no sustituye la información a cada trabajador ni la que exige el RGPD.

La novedad del Real Decreto no es la transparencia algorítmica, que el Estatuto exige ante la representación legal desde 2021, sino su destinatario. Hasta ahora, una empresa sin representación legal no tenía que entregar a cada persona una información laboral específica sobre los algoritmos que usa. Desde octubre, ese derecho existe haya o no comité.

También cambia el alcance, porque el Reglamento de IA gradúa sus obligaciones según el tipo de sistema y su riesgo, y reserva un régimen reforzado de alto riesgo para determinados usos en empleo y gestión de personas, cuyas principales obligaciones se han aplazado hasta el 2 de diciembre de 2027. El Real Decreto, en cambio, no exige que el sistema sea de IA ni que sea de alto riesgo, habla de «sistemas algorítmicos o automatizados», sin adjetivos, con lo que, por ejemplo, una hoja de cálculo que aplica reglas automáticas para determinar el incentivo de cada persona podría quedar incluida. No basta, sin embargo, con que una herramienta haga cálculos, habrá que ver si interviene realmente en la decisión. No entraría, en cambio, un modelo de lenguaje que se limita a redactar correos y no interviene en ninguna decisión laboral.

Qué exige la obligación de informar (artículo 3.2.k del Real Decreto 723/2026)

La obligación tiene dos niveles:

• El primero es decir si la empresa usa sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones; hay que hacerlo siempre, decidan sobre lo que decidan.
• El segundo se activa cuando esos sistemas deciden sobre condiciones de trabajo, «tales como» la jornada, las tareas, el salario, la progresión profesional, el lugar de trabajo o la extinción del contrato. Entonces hay que explicar sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento (y el «tales como» importa, porque convierte la lista en un ejemplo y no en un límite).

La forma en la que se ha de informar también está tasada:

• La información va por escrito, en papel o en formato electrónico, siempre que sea accesible, almacenable e imprimible, y la empresa tiene que conservar prueba de su transmisión o recepción, que no tiene por qué ser una firma.
• Si la persona tiene discapacidad o capacidad intelectual límite, la información debe ser accesible y comprensible (artículo 6).
• Puede figurar en el contrato o en un documento informativo aparte; en la práctica, puede adjuntarse un anexo al que remita el apartado I del modelo del SEPE, cuyo uso no es obligatorio.

Y sobre cuándo hay que informar, se distinguen tres momentos:

• Nuevas contrataciones: antes del inicio de la relación laboral.
• Contratos vigentes: a petición de la persona trabajadora, a responder en un plazo de 30 días hábiles desde que la empresa recibe la solicitud, siempre que la persona no tenga ya esa información. La solicitud puede abarcar todos los elementos esenciales del contrato, no solo los algoritmos.
• Cambios: por escrito, lo antes posible y, como máximo, el día en que el cambio surta efecto.

Lo que pide es que la persona entienda qué factores influyen en la decisión, sin que la empresa tenga que revelar secretos empresariales más allá de lo necesario. ¿Y qué significa ese «más allá de lo necesario»? A falta de un criterio concluyente, cabe prever que será uno de los principales focos de conflicto.

La representación legal informada, no coautora

¿El contenido de la información proporcionada ha de ser pactado con el comité? La respuesta corta es no. El Real Decreto impone un deber de informar que recae solo en la empresa, y el artículo 64.4.d del Estatuto reconoce a la representación un derecho a ser informada, no a aprobar lo que se informa. Pero que no tenga que aprobar la ficha no elimina los derechos de información, consulta y negociación que puedan corresponderle por otras vías. La respuesta larga tiene tres matices:

La norma no resuelve…

• Qué es «tomar decisiones». La norma habla de sistemas de toma de decisiones y muchas empresas dirán que su herramienta solo propone y que decide una persona. Hay dos cuestiones distintas. Para el Real Decreto, lo prudente es entender que esa validación humana, por sí sola, no deja el sistema fuera del deber de informar. Para el RGPD, la intervención humana no excluye automáticamente el artículo 22, pero tampoco cualquier sistema que apoye una decisión humana queda sometido a él. Para que la revisión humana cuente, quien revisa tiene que entender el sistema, ver los factores que pesan, tener tiempo y autoridad para cambiar el resultado, dejar constancia cuando discrepa… y eso aún está por resolver cómo se consigue.
• Cuánto detalle es suficiente. Ni el Real Decreto ni la nota de la AEPD definen «pautas, criterios y reglas». La guía práctica del Ministerio de Trabajo sobre la obligación empresarial de información sobre el uso de algoritmos en el ámbito laboral, de mayo de 2022, proponía informar del tipo de tecnología, las decisiones en las que interviene, el grado de intervención humana, los datos, la lógica y las variables con su ponderación, y las consecuencias. Es la mejor referencia disponible, pero es orientativa, no vinculante, y no se ha actualizado tras el Real Decreto.
• Dónde termina el secreto empresarial. La empresa no tiene que revelar más de lo necesario, pero tampoco puede escudarse en su proveedor, porque el deber de informar a la plantilla es suyo. Externalizar la tecnología no externaliza la responsabilidad y si el contrato con el proveedor no le obliga a entregar documentación suficiente, la empresa cargará con un deber que no puede cumplir.
• Quién vigila. Un mismo sistema puede acabar ante tres organismos: la Inspección de Trabajo por la información laboral, la AEPD por el tratamiento de datos y la AESIA cuando sean exigibles las obligaciones del Reglamento de IA. Tres supervisores y tres lógicas sobre la misma herramienta que aún están por encajar del todo.

De la obligación a la gestión en 7 pasos

1. Inventariar decisiones, no solo herramientas. El Real Decreto no habla de inteligencia artificial, sino de sistemas algorítmicos o automatizados. Preguntar «¿usamos IA?» deja fuera las herramientas que funcionan con reglas fijas y que también deciden sobre condiciones de trabajo. La pregunta verdaderamente útil es qué herramientas fijan o cambian una condición de trabajo: ¿el sistema que calcula los incentivos? ¿El software de turnos? ¿La plataforma que puntúa el desempeño? Y la unidad de análisis no es la herramienta, sino cada decisión en la que interviene: una misma plataforma puede asignar turnos, calcular incentivos y priorizar candidaturas, y cada uso activa obligaciones distintas.
2. Un coordinador para cuatro obligaciones. La ficha individual, la información al comité, la cláusula de protección de datos y, cuando llegue, la del Reglamento de IA tienen que describir el mismo sistema con las mismas palabras. Si RRHH, la asesoría jurídica y el delegado de protección de datos las redactan por separado, las contradicciones están garantizadas. Coordinar no es concentrar: la empresa tiene que saber quién conoce el sistema, quién decide con él, quién lo supervisa y quién puede acreditar el cumplimiento.
3. Renegociar con el proveedor. La empresa no puede explicar reglas que no conoce, por lo que el contrato tiene que obligar al proveedor a entregar documentación comprensible sobre las variables, las limitaciones y las actualizaciones del sistema, y a avisar con antelación de cualquier cambio que pueda afectar a las decisiones laborales.
4. Formar a quien supervisa. Si la información proporcionada promete que una persona revisa, esa persona tiene que saber hacerlo. El artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689, aplicable desde el 2 de febrero de 2025, obliga a adoptar medidas para promover la alfabetización en IA del personal que opera o utiliza estos sistemas. Tras la reforma del Reglamento (UE) 2026/1744 es una obligación de medios, que no exige garantizar un nivel concreto a cada persona. Y si el tratamiento puede entrañar un alto riesgo para los derechos de las personas, la evaluación de impacto del RGPD debe hacerse antes de implantarlo.
5. Preparar la información antes de que lleguen las solicitudes. Para los contratos vigentes, el plazo de 30 días hábiles empieza a contar cuando la empresa recibe la petición. Hace falta un canal, un registro de entrada y un responsable, y conviene tener las fichas hechas por si la representación anima a la plantilla a pedir la información. Si la persona invoca además su derecho de acceso del RGPD, son dos derechos distintos y hay que responderlos de forma coordinada.
6. Revisar cada cambio. No toda actualización técnica obliga a informar de nuevo; sí la que modifica los elementos del artículo 3.2: nuevas variables, otros criterios de puntuación, menos intervención humana, nuevos colectivos afectados o nuevas condiciones de trabajo sobre las que decide el sistema. Hace falta un procedimiento que filtre cada versión.
7. Escribir para quien lo va a leer. La información la recibirá una persona que puede entrar a trabajar en un almacén o una directiva financiera, por lo que precisa de un lenguaje claro, frases cortas y ejemplos concretos que sirvan para las dos.