Por Marina Lledó, Sysmex Subregional HR Director para Iberia, Francia e Italia.
Mucho se habla de los procesos de digitalización en las empresas, asociándolos a la eficiencia. La digitalización es un instrumento que va de la mano de una mentalidad agile. De nada sirve tener herramientas, si al final no les sacamos partido y no optimizamos los esfuerzos más allá de lo evidente. La digitalización es, además, una herramienta que va unida a la capacidad de autoaprendizaje, a la voluntad de estar al día, a la curiosidad implícita que las personas con talento demuestran.
Para que los procesos de digitalización -o cualquier proceso de transformación de una compañía- tengan éxito, primero hay que haber sembrado. Sobre todo, hay que haber sembrado una actitud curiosa, y eso no depende del sector o la actividad, se puede aplicar a todo tipo de empresas.
Me sigue sorprendiendo que algunos profesionales no se planteen que, formarse (actualizarse más allá de la formación que la empresa proporciona) es parte de sus responsabilidades, y clave para su futuro desarrollo. Y si bien no suele contemplarse como un KPI para medir el rendimiento, es una de las medidas más sencillas para predecir el futuro del trabajador y, por ende, el de la empresa.
Esto, ya de por sí, mejora la experiencia de empleado sin haber siquiera implantado la tecnología. Estamos hablando de crear una cultura abierta y de aprendizaje.
Pero ¿cómo mejoramos la experiencia de empleado con la tecnología? En Sysmex lo hacemos desde diversos ángulos:
- La comunicación: comunicación inmediata en los portales internos y móvil. Hemos fomentado la participación de todos los empleados en estos canales, porque ellos son nuestra principal fuente de información (proyectos relevantes, compartir éxitos, así como la parte más social y de equipo).
- Coordinación online: las conexiones, reuniones y comités online y videoconferencias. Nuestro equipo puede trabajar en cualquier punto en formato híbrido.
Imagen: Esquema de palancas digitales de mejora de la employee experience.
- La gestión: las transacciones, peticiones de cualquier servicio, desde un viaje a un tema de material, se realiza online y es atendida en un máximo de 48 horas, con la tecnología Jira (o Concur, para viajes). Se han revisado y actualizado herramientas de trabajo, CRM, ERP, etc.
- En el proceso de toma de decisiones: tenemos implantada desde hace años la firma electrónica. Somos una empresa paperless. La gente puede iniciar o solicitar firma de documentos relevantes solo con un clic. Esto hace la vida del empleado, en su gestión diaria y con el cliente, mucho más fácil.
- Tenemos sistemas de acceso remoto a los servicios que prestamos a nuestros clientes: nuestros profesionales se desplazan solo si es necesario, lo que pretende mejorar la calidad de vida de nuestros empleados. También tenemos el sistema 3CX para atender siempre a nuestros clientes, independientemente del lugar en el que estén nuestros profesionales.
- Sistemas de gestión de proyectos y sites de colaboración: para evitar emails al trabajar de forma colaborativa (Teams, Trello, etc.).
Mi proyecto este último año y medio ha consistido, en buena parte, en impulsar la digitalización de la empresa, en todos los departamentos, desde la gestión de viajes y gastos, a la gestión de procesos, y también algunas apps fáciles de creación de contenido, de interacción con los empleados, etc.
Todo ello, al final, nos sirve también para generar datos de análisis y trabajar con Business intelligence en la toma de decisiones.
Si hablamos de los procesos de Recursos Humanos, están todos digitalizados, y seguimos implementando mejoras para el ATS.
Tres claves del impacto de la tecnología
Por tanto, la tecnología, pensada estratégicamente e implantada con criterio, practicidad y sentido común, impacta en tres temas claves para cualquier empresa:
- Un mejor rendimiento organizativo.
- La mejora de la experiencia del empleado, y como consecuencia, un mejor resultado, conciliación y flexibilidad.
- En la sostenibilidad, ahorrando tiempos de trabajo no productivo, ahorrando viajes y realizando únicamente los que son imprescindibles; y obviamente en todo lo que tiene que ver con ahorro en oficinas.
Nuestra política flexible de trabajo híbrido, y en algunos casos en remoto, revierte en una mejora de la experiencia del empleado -que puede elegir cuándo venir- y en una reducción del impacto en el medioambiente. Por ello, de la mano de la tecnología, podemos crear un ecosistema sano, eficiente y de crecimiento para los empleados, a la vez que limitar los impactos en el medioambiente.
Cinco pilares del futuro del trabajo
En nuestra cultura, está imbuida la innovación y la proactividad, valores muy relacionados con la mejora continua y la tecnología. Trabajamos sobre los cinco pilares del futuro del trabajo:
- Buen gobierno y claridad organizativa.
- Mentalidad agile.
- Digitalización.
- Experiencia de empleado.
- Sostenibilidad.
Hemos creado una metodología, donde todos nuestros proyectos deben pasar el tamiz de estos ejes. Si una acción no cumple con estos ejes, debemos replanteárnosla y mejorarla. Precisamente, a través de esos ejes hemos incidido en la transformación organizativa y digital de nuestro negocio. Construir con estas bases, más allá del menú de tecnologías y apps que se utilicen, garantiza unos buenos cimientos para el bienestar de nuestros empleados, para los resultados de la empresa y para el planeta.
Actualmente existe una efervescencia por desarrollar soluciones en el Metaverso, si es realmente útil para algunas aplicaciones. En Sysmex ya teníamos soluciones de Metaverso para formación de cliente en Spaces. Y realmente nosotros hemos experimentado la utilidad (en nuestro caso para formación), pero también la dificultad de hacer participar a los clientes, e incluso a los empleados, en estas aplicaciones. Queda mucho camino, aunque cada vez existen mejores soluciones que contribuyen a dar a esta nueva herramienta un uso más práctico, atrayente y ameno. En este sentido, acompañar el cambio -actuando como palanca facilitadora y creando una cultura agile-, será clave para conseguir el éxito en la digitalización de las organizaciones.
