Tras más de un año en el que el teletrabajo ha ayudado a que grandes sectores de la economía global se mantengan a flote, Bain & Company ha elaborado un informe sobre las ventajas de lo virtual y sobre cómo las empresas de éxito diseñan el trabajo y las reuniones en remoto.
El año pasado nos ha enseñado mucho sobre las reuniones virtuales y desde Bain & Company se identifican cuatro ventajas (o virtudes) que debemos intentar continuar implementando y apoyando en el futuro.
Estas cuatro ventajas incluyen:
1. Creación conjunta y sostenida – trabajo colaborativo
La creación conjunta virtual ayuda a trascender el momento y mantener el impulso inicial de las reuniones y que antes, de manera presencial, se perdía. La clave es la creación conjunta asincrónica antes, durante y después de un evento. En espacios de creación conjunta construidos con herramientas como Mural y Miro, los participantes trabajan y refinan ideas, fomentan el compromiso y se conectan.
2. Participación de las personas adecuadas en la reunión
En el mundo virtual, la distancia, el gasto y la escala no son limitaciones. Permite la selectividad y hace posible que todas las personas adecuadas estén en una reunión. Se puede recurrir a los expertos independientemente de su ubicación y los grupos pueden reunirse con facilidad. Al poder unirse más participantes, se amplía la perspectiva, se diversifica el pensamiento y se generan conocimientos adicionales. La empresa se beneficia de la sabiduría acumulada del grupo.
3. Participación significativa y construcción de relaciones
Las reuniones virtuales ofrecen una gran cantidad de herramientas para fomentar la participación: notas adhesivas, anotaciones, chats, pizarrones, salas de reuniones, etc. Debido a que las distintas técnicas funcionan mejor para diferentes personas, esta variedad puede aumentar la participación y facilitar que se escuche a cada voz, minimizando el riesgo de que una persona acapare toda la atención y tener sólo una visión unilateral.
También se ha comprobado que para mejorar tanto la participación como las relaciones, juntar a los participantes en grupos pequeños durante una sesión más larga ha funcionado con éxito. Los módulos bien diseñados ayudan a los participantes a conectarse con personas con las que normalmente no hablan y reforzar así los lazos débiles en las empresas, con la consecuente mejora en la innovación.
4. Uso eficiente del tiempo de los participantes
Las reuniones virtuales deben ser más rápidas. Hay un contrato social tácito en virtual: “No lo mantendremos en Zoom / Teams más de lo necesario, pero a cambio necesitamos tener una discusión más enfocada”. La tecnología ayuda. Ya no tiene que interpretar los garabatos de sus colegas en un Post-it o esperar a que terminen su descanso para tomar café entre sesiones. Con solo presionar un botón, los participantes se teletransportan de los tiempos de descanso a la sesión principal.
Bain & Company asegura que estos beneficios se pueden implementar en las organizaciones si se sigue un cuidado plan y diseño que establezca los objetivos, en el que se reduzca a lo esencial para mantener la concentración y la energía. En reuniones virtuales, los módulos cortos son los mejores. Se debe usar la tecnología con prudencia y se debe ensayar para que ésta mejore la experiencia.
Fotografía: Maxime Arcari www.utopix.com
