Tener los documentos no es lo mismo que poder demostrar que se aplican y esa distinción es la que guía a un inspector de trabajo cuando llama a nuestra puerta. Este cuadro de control está pensado para que un director de RR.HH. identifique de un vistazo qué tiene que revisar, cada cuánto y qué documento ha de tener listo para ser entregado.
Ideas clave
- El mayor riesgo no está en no tener el documento, sino en no poder acreditar que se aplica. La Inspección de Trabajo pregunta por evidencias de ejecución —formación, registros, actas—, no solo por PDFs firmados.
- Varias obligaciones tienen umbrales de plantilla que determinan si aplican o no. Conocerlos evita tanto el incumplimiento como el sobrecoste de implantar obligaciones que no corresponden.
- Los disparadores situacionales son tan importantes como la revisión periódica. Una reorganización, la implantación de IA o un nuevo sistema de incentivos pueden dejar obsoleto un documento que estaba en orden el trimestre anterior.
- La IA en RR.HH. abre dos frentes regulatorios distintos que no deben confundirse: la obligación de informar a la representación legal de los trabajadores (art. 64 ET) y las obligaciones de gobernanza del Reglamento Europeo de IA para sistemas de alto riesgo.
Sobre el alcance de este documento. Este cuadro de control no sustituye una auditoría jurídica ni pretende recoger la totalidad de las obligaciones laborales. Su propósito es ofrecer al director de RR.HH. un mapa de las obligaciones principales, las evidencias que acreditan su cumplimiento y las situaciones que obligan a revisarlas. Para cada área, la consulta con el servicio jurídico o el despacho especialista sigue siendo imprescindible.
Cuadro de control del cumplimiento laboral
Cada ficha responde a cinco preguntas: a quién aplica la obligación, quién lidera el proceso internamente, qué documentos acreditan el cumplimiento ante la Inspección, qué consecuencias tiene el incumplimiento y cuándo hay que revisarlo. La columna «Norma principal» indica la referencia normativa para quien necesite profundizar.
Igualdad
Plan de igualdad
≥ 50 personas trabajadoras
Líder / soporte
RR.HH. + Comisión negociadora
Si mañana viene la Inspección
Plan registrado en REGCON, actas de la comisión de seguimiento, indicadores actualizados
Consecuencias
Infracción muy grave (LISOS). Pérdida de ayudas públicas y contratos con la Administración.
RevisiRevisión ordinaria#243;n ordinaria
Según vigencia del plan; indicadores: anual.
Revisión extraordinariaRevisión extraordinaria
Revisar si cambia la plantilla, finaliza la vigencia o hay reorganización relevante.
Norma principal
RD 901/2020 · Ley Org. 3/2007
Igualdad
Registro retributivo
Todas las empresas
Líder / soporte
RR.HH. / Jurídico
Si mañana viene la Inspección
Registro del ejercicio en curso, metodología documentada, coherencia con nóminas
Consecuencias
Infracción grave (LISOS). Dificultades probatorias en litigios salariales. Conflictos colectivos.
Revisión extraordinaria
Directiva UE 2023/970: verificar el estado de transposición en el momento de aplicar estas obligaciones.
RevisiRevisión ordinaria#243;n ordinaria
Anual.
Revisión extraordinaria
Revisar si cambia la política salarial, la estructura retributiva o la clasificación profesional.
Norma principal
RD 902/2020 · art. 28.2 ET
Igualdad
Auditoría retributiva
Empresas con plan de igualdad
Líder / soporte
RR.HH. / Jurídico
Si mañana viene la Inspección
Auditoría integrada en el plan, valoración de puestos, plan de actuación
Consecuencias
Infracción grave vinculada al incumplimiento del plan. Riesgo procesal en demandas por discriminación retributiva.
Periodicidad mPeriodicidad / Revíselo si#237;nima
Según vigencia del plan. Revisar si cambian los sistemas de clasificación o retribución variable.
Norma principal
RD 902/2020 · RD 901/2020
Igualdad
Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo
Todas las empresas
Líder / soporte
RR.HH. / Jurídico
Si mañana viene la Inspección
Protocolo firmado y publicado, registros de formación, canal activo, actuaciones documentadas
Consecuencias
Incrementa significativamente el riesgo de sanción administrativa y de responsabilidad empresarial directa. Riesgo procesal e indemnizatorio ante reclamaciones. Riesgo reputacional inmediato si el caso trasciende.
Periodicidad mPeriodicidad / Revíselo si#237;nima
Anual. Revisar ante cambio normativo, reestructuración o denuncia interna.
Norma principal
LO 3/2007 · art. 48 ET
Igualdad
Medidas y protocolo LGTBI
≥ 50 personas trabajadoras (RD 1026/2024)
Líder / soporte
RR.HH. + Comisión negociadora
Si mañana viene la Inspección
Acta de la negociación, medidas planificadas, evidencias de implantación y comunicación
Consecuencias
Infracción grave. Imposibilidad de contratar con la Administración. Riesgo reputacional.
Periodicidad mPeriodicidad / Revíselo si#237;nima
Según vigencia de las medidas negociadas. Revisar con el convenio o el plan de igualdad.
Norma principal
RD 1026/2024
Tiempo
Registro diario de jornada
Todas las empresas (art. 34.9 ET)
Líder / soporte
RR.HH. / IT
Si mañana viene la Inspección
Registros accesibles y conservados (mín. 4 años), sistema fiable, información a RLT
Consecuencias
Infracción grave. Riesgo probatorio en reclamaciones de horas extraordinarias.
Revisión extraordinaria
STS abr. 2026: la carga probatoria varía según jornada fija o flexible.
Periodicidad mPeriodicidad / Revíselo si#237;nima
Supervisión continua. Revisar al implantar teletrabajo, nuevas herramientas de fichaje o cambios de turno.
Norma principal
art. 34.9 ET · RD 1561/1995
Tiempo
Adaptación de jornada por conciliación
Todas las empresas (art. 34.8 ET)
Líder / soporte
RR.HH. / Jurídico
Si mañana viene la Inspección
Solicitudes registradas, evidencia del proceso negociador, resoluciones motivadas
Consecuencias
La jurisprudencia del Tribunal Supremo exige acudir al proceso negociador previsto en el art. 34.8 ET; omitirlo incrementa significativamente el riesgo de sanción e impugnación de la decisión (STS sept. 2025).
Periodicidad mPeriodicidad / Revíselo si#237;nima
Ante cada solicitud de adaptación por cuidado de menores o familiares.
Norma principal
art. 34.8 ET · STS sept. 2025
Tiempo
Acuerdos individuales de teletrabajo
Trabajo a distancia regular (Ley 10/2021)
Líder / soporte
RR.HH. / Jurídico
Si mañana viene la Inspección
Acuerdos firmados por cada trabajador, compensación de gastos documentada, inventario de medios
Consecuencias
Infracción grave. Reclamaciones por gastos no compensados. Riesgo procesal en extinciones.
Periodicidad mPeriodicidad / Revíselo si#237;nima
Anual. Revisar ante cambio de modalidad, extensión a nuevos puestos o modificación de condiciones.
Norma principal
Ley 10/2021
Tiempo
Política de desconexión digital
Todas las empresas (art. 88 LOPDGDD)
Líder / soporte
RR.HH. / IT
Si mañana viene la Inspección
Política aprobada, evidencias de formación y comunicación, medidas técnicas si las hay
Consecuencias
Infracción grave. Riesgo en litigios por daños vinculados a disponibilidad permanente.
Periodicidad mPeriodicidad / Revíselo si#237;nima
Anual. Revisar al implantar nuevas herramientas digitales o modelos híbridos.
Norma principal
art. 88 LOPDGDD
Salud
Evaluación de riesgos laborales
Todas las empresas (Ley 31/1995)
Líder / soporte
PRL / RR.HH.
Si mañana viene la Inspección
Evaluación actualizada, planificación preventiva, medidas implantadas y documentadas
Consecuencias
Infracción grave o muy grave según el daño. Responsabilidad penal en casos graves.
Periodicidad mPeriodicidad / Revíselo si#237;nima
Ante cambios en procesos, instalaciones o puestos. Actualización según el plan preventivo.
Norma principal
Ley 31/1995 · RD 39/1997
Salud
Evaluación de riesgos psicosociales
Todas las empresas — dentro de la evaluación general
Líder / soporte
PRL / RR.HH.
Si mañana viene la Inspección
Evaluación específica realizada, planes de actuación documentados, seguimiento
Consecuencias
Si existen factores psicosociales relevantes y no se evalúan, la ausencia de evaluación incrementa significativamente el riesgo de sanción y de responsabilidad empresarial en litigios por daños a la salud.
Periodicidad mPeriodicidad / Revíselo si#237;nima
Ante cambios organizativos significativos o indicadores de alerta (absentismo, rotación).
Norma principal
Ley 31/1995 · NTP 926 INSST
Datos
Información RGPD a la plantilla
Todas las empresas
Líder / soporte
DPO / RR.HH.
Si mañana viene la Inspección
Cláusulas informativas actualizadas en contratos, registro de entrega de la información
Consecuencias
Infracción grave o muy grave (RGPD + LOPDGDD). Sanciones AEPD. Reclamaciones de candidatos o exempleados.
Periodicidad mPeriodicidad / Revíselo si#237;nima
Ante cambios en tratamientos o incorporación de nuevas herramientas digitales.
Norma principal
RGPD arts. 13-14 · LOPDGDD
Datos
Evaluación de impacto (EIPD)
Tratamientos de alto riesgo (art. 35 RGPD)
Líder / soporte
DPO / RR.HH.
Si mañana viene la Inspección
EIPD documentada, medidas adoptadas, revisión periódica, consulta previa a AEPD si procede
Consecuencias
Infracción muy grave si se omite. La implantación de IA en selección o evaluación obliga a valorar si el tratamiento es de alto riesgo.
Periodicidad mPeriodicidad / Revíselo si#237;nima
Antes de iniciar el tratamiento. Revisar ante cambios relevantes en el sistema o los datos tratados.
Norma principal
RGPD art. 35
IA / RLT
Información a la RLT sobre algoritmos
Empresas con RLT y algoritmos en decisiones laborales (art. 64.4.d ET)
Líder / soporte
RR.HH. / Jurídico
Si mañana viene la Inspección
Documentación entregada a la RLT antes de la implantación, acuse de recibo, actualizaciones ante cambios
Consecuencias
Infracción grave. Incumplimiento del derecho de información y consulta. Puede determinar la nulidad de decisiones.
Periodicidad mPeriodicidad / Revíselo si#237;nima
Antes de implantar. Revisar ante cambios relevantes en el sistema.
Norma principal
art. 64.4.d ET · RD-L 9/2021
IA Gov.
Gobernanza de sistemas de IA en RR.HH.
Sistemas de IA que apoyen decisiones sobre acceso al empleo, condiciones de trabajo, promoción o extinción (Reglamento UE 2024/1689)
Líder / soporte
RR.HH. / DPO / Jurídico
Si mañana viene la Inspección
Inventario de sistemas, clasificación de riesgo, documentación del proveedor, registros de supervisión humana
Consecuencias
Infracción muy grave bajo el Reglamento Europeo de IA, con multas proporcionales al volumen de negocio. Los sistemas utilizados para selección, promoción o evaluación pueden quedar clasificados como de alto riesgo cuando entren en los supuestos previstos por el Reglamento.
Periodicidad mPeriodicidad / Revíselo si#237;nima
Plazo pleno: dic. 2027. Iniciar inventario ahora. Revisar ante cualquier cambio de herramienta.
Norma principal
Reglamento UE 2024/1689
Igualdad
Gestión y claridad de nóminas
Todas las empresas (art. 29 ET)
Líder / soporte
RR.HH. / Jurídico / Administración
Si mañana viene la Inspección
Modelo de recibo salarial con conceptos identificables, trazabilidad de complementos, coherencia entre nóminas y registro retributivo
Consecuencias
Sanción administrativa. Carga probatoria desfavorable en litigios salariales. La jurisprudencia reciente exige mayor claridad en la identificación de conceptos retributivos.
RevisiRevisión ordinaria#243;n ordinaria
Revisión del modelo de recibo: anual o ante cambios en la estructura retributiva.
Revisión extraordinaria
Revisar si cambia la política retributiva, los complementos o los sistemas de clasificación profesional.
Norma principal
art. 29 ET · RD 1093/1983
Canal
Sistema interno de información
≥ 50 personas trabajadoras (Ley 2/2023)
Líder / soporte
Compliance / Jurídico / RR.HH.
Si mañana viene la Inspección
Canal operativo y accesible, procedimiento documentado, registro de actuaciones, garantías de confidencialidad y no represalia
Consecuencias
Infracción grave. Riesgo procesal si una denuncia no se gestiona conforme al procedimiento.
RevisiRevisión ordinaria#243;n ordinaria
Anual.
Revisión extraordinaria
Revisar ante cambio de proveedor, reestructuración de compliance o primera denuncia recibida.
Norma principal
Ley 2/2023
Cinco preguntas para el comité de dirección
Estas preguntas no están pensadas para responder con un sí o un no en la reunión, sino para llegar a ella habiendo comprobado que se puede responder con sí. Si alguna respuesta es negativa, la acción está en el lado derecho.
¿Todos los documentos están vigentes y actualizados?
Si la respuesta es no: Programe una revisión documental con el servicio jurídico antes del cierre de trimestre.
¿Puedo demostrar que se aplican —no solo que existen?
Si la respuesta es no: Reúna evidencias de ejecución: formación impartida, comunicaciones enviadas, actas, registros, indicadores actualizados.
¿Cada obligación tiene un líder de proceso identificado?
Si la respuesta es no: Asigne propietario y calendario de revisión para cada área. Sin propietario, el documento no se mantiene.
¿Algún cambio organizativo reciente obliga a revisar algún documento?
Si la respuesta es sí: Revise el mapa de disparadores situacionales antes de que surja un conflicto o una inspección. El cambio ya se ha producido.
¿La cultura real de la organización respalda lo que dicen estos documentos?
Si la respuesta genera dudas: El inspector habla con personas, no solo con carpetas. La brecha entre el documento y la práctica es el principal factor de riesgo en una visita.
En compliance laboral, el problema rara vez es desconocer la obligación. El verdadero riesgo aparece cuando la organización no puede demostrar que el procedimiento existe, está actualizado y forma parte de la gestión cotidiana. Ese es el estándar con el que hoy se evalúa la diligencia empresarial.
Cuándo revisar qué
Los disparadores situacionales son tan importantes como la agenda periódica. Estos son los eventos que más frecuentemente dejan desactualizados documentos que estaban en orden.
Reorganización o reestructuración
- Plan de igualdad e indicadores
- Evaluación de riesgos y psicosociales
- Registro retributivo
- Protocolos de acoso
Implantación de IA en RR.HH.
- Información a la RLT (art. 64 ET)
- Evaluación de impacto (RGPD)
- Gobernanza del sistema (Reglamento IA)
- Cláusulas informativas a candidatos
Nuevo sistema de incentivos o variable
- Registro retributivo
- Auditoría retributiva
- Criterios documentados de retribución variable
- Revisión de posible impacto en IT (STS feb. 2026)
Generalización del teletrabajo
- Acuerdos individuales firmados
- Registro horario adaptado
- Política de desconexión digital
- Compensación de gastos documentada
Aumento del absentismo o la rotación
- Evaluación de riesgos psicosociales
- Medidas preventivas en vigor
- Protocolos internos de actuación
- Revisión de indicadores del plan de igualdad
Denuncia o investigación interna
- Protocolo de acoso: activar procedimiento
- Canal interno de información: registrar y tramitar
- Conservación de evidencias desde el primer momento
- Coordinación RR.HH. + Jurídico
Agenda de revisión anual
La distribución por trimestres responde a la lógica de carga de trabajo: el primer trimestre coincide con el cierre del ejercicio retributivo, el cuarto con la planificación del siguiente. Los seguimientos del plan de igualdad se ubican en Q1 porque el registro retributivo debe reflejar el ejercicio cerrado.
Q1
- Registro retributivo (ejercicio cerrado)
- Auditoría retributiva (si aplica)
- Indicadores del plan de igualdad
- Revisión de acuerdos de teletrabajo
Q2
- Evaluación de riesgos laborales
- Riesgos psicosociales
- Protocolo de acoso: canal activo y formación
- Medidas LGTBI: estado de implantación
Q3
- Registro horario: supervisión y sistema
- Política de desconexión digital
- Canal interno de información: funcionamiento
- Despidos disciplinarios: revisión del protocolo de audiencia previa
Q4
- Protección de datos en RR.HH.: cláusulas y EIPD
- IA y algoritmos: inventario y gobernanza
- Seguimiento de indicadores del plan de igualdad (cierre)
- Actualización normativa prevista para el ejercicio siguiente
