La implantación de una nueva herramienta tecnológica en el seno de una organización no suele ser un proceso tan complejo desde el punto de técnico como es conseguir que las personas adopten dicha tecnología y la integren en su forma de trabajar, hasta el punto de que los índices de fracaso y el número de empresas que no consiguen llevar a buen puerto estos proyectos por la resistencia al cambio que generan son bastante elevados.
¿Cuáles son las claves para conseguir implantar con éxito una nueva herramienta tecnológica? ¿Cuál es la estrategia más adecuada que hemos de seguir para vencer el miedo al cambio? Estas son las preguntas que ha respondido Estefanía González, responsable del área de consultoría en Laycos, en el webinar “Estrategias para implantar una herramienta tecnológica en tu empresa” que celebramos el pasado 12 de noviembre.
“La implantación de una herramienta tecnológica es un proceso de cambio y el epicentro de ese cambio son las personas. Una comunicación clara y constante, un liderazgo adaptado a cada etapa del proyecto, unos buenos aliados y una estrategia dividida en etapas son las principales herramientas con las que contamos para asegurarnos el éxito”, ha explicado la responsable del área de consultoría en Laycos.
Sobre su experiencia en estas implantaciones en empresas de las más variadas actividades y para usuarios de distintos perfiles, Estefanía González ha compartido una estrategia dividida en 9 etapas, así como los aspectos fundamentales y el estilo de liderazgo necesario en cada una de ellas.
Etapa 1. Problema- Solución
El proyecto ha de comenzar abordando un problema que tenga la empresa y para el que sea necesario encontrar una solución. Según las recomendaciones de la experta de Laycos, en esta etapa es importante verificar que la tecnología nos va a ayudar a resolver ese punto de dolor y demostrar a pequeña escala que la solución es abordable y funciona, ya que esto actuará como “mancha de aceite” que facilitará su extensión al resto de la organización.
- Estilo de liderazgo: Visionario (o Autoritario).
Etapa 2. Definición de objetivos e indicadores (KPI’s)
“Una vez conseguido hacerlo funcionar en un área reducida, el reto está en no dejar activado el piloto automático y demostrar mediante indicadores objetivos que funciona” ha asegurado González, quien ha compartido algunos ejemplos de KPI’s que se pueden utilizar: tareas automatizadas antes/después de aplicar la solución; tiempo destinado a nuevas tareas que inciden directamente en mejorar o crear nuevos servicios/productos; aumento % satisfacción (medido mediante encuestas)….
- Estilo de liderazgo: Coach
Etapa 3. Identificación de los líderes en cada área
Para lograr extender el uso de la tecnología a otras áreas necesitamos aliados que sean referentes en cada área; ellos serán los encargados de canalizar la comunicación. La responsable de consultoría de Laycos ha identificado a líderes informales, early adopters, personal más antiguo y con experiencia o personas implicadas con la causa como algunos de los perfiles en los que podemos apoyarnos, ya que, como ha advertido, “los responsables de departamento no siempre serán la mejor opción” y “elegir un interlocutor más informal pero con carisma y conocimiento puede suavizar el estrés del cambio”.
- Estilo de liderazgo: Coach y Conciliador
Etapa 4. Propuesta inicial de implantación adaptada a cada área
En el proceso de implantación a otras áreas es crítico también la adaptación. “No sirve el mismo plan para todas las áreas sino que hace falta realizar propuestas específicas para cada una. Así conseguiremos que sientan que se ha pensado en ellos, se les ha escuchado y que la implantación mejorará la calidad de su trabajo”, ha asegurado González.
- Estilo de liderazgo: Democrático
Etapa 5. Hacer partícipe a los empleados de cada área
Montar lo esencial para que los equipos puedan comenzar a trabajar con la tecnología y probar cuanto antes que funciona es otra de las claves en opinión de la responsable de Laycos.
- Estilo de liderazgo: Ejemplarizante
Etapa 6. Formación
Diseñar un plan de formación anticipando qué se verá en él y por qué, y establecer grupos reducidos para impartir la formación es el siguiente paso imprescindible que nos acercará al éxito final. “No podemos dejar abandonados a los profesionales con un manual o 4 vídeos de puesta en marcha. El manual siempre lo van a pedir, pero la experiencia nos dice que no lo usarán. Lo que explica una persona deja más huella”, ha afirmado.
- Estilo de liderazgo: Visionario (o Autoritario) y Dominante (o Coercitivo)
Etapa 7. Despliegue
En la etapa de despliegue y cuando se acerca la fecha de fin del periodo de adaptación, Estefanía González ha recomendado intensificar el uso de la herramienta por si tienen más dudas para así conseguir exprimir el potencial de la tecnología contratada.
- Estilo de liderazgo: Visionario (o Autoritario)
Etapa 8. Dinamización
Según ha explicado la responsable de consultoría de Laycos, “hemos de tener en cuenta que aún con formación y líderes estratégicos, no serán usuarios experimentados hasta pasado un tiempo. Es importante fijar un canal de comunicación para dudas; definir fechas de reuniones de seguimiento, cada vez más distanciadas en el tiempo, donde el líder de área exponga dudas y problemas a resolver”.
- Estilo de liderazgo: Conciliador, Democrático y Ejemplarizante
Etapa 9. Auditoría – Medición – Seguimiento – Pivotar
Establecer la medición de los indicadores fijados en las primeras etapas, a nivel general y por áreas, hacerlo con una frecuencia fija, informar en abierto de lo conseguido y de lo que no, y abrirse a propuestas y consejos de mejora constituyen los principales hitos en esta última etapa del proyecto en opinión de la experta.
- Estilo de liderazgo: Visionario (o Autoritario), Conciliador y Democrático
Te invitamos a disfrutar del vídeo completo del webinar para profundizar en las claves del éxito de un proceso de implantación de una herramienta tecnológica.
