Consejos para una buena administración de los desplazamientos de los trabajadores

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Habitualmente, cuando se habla del papel que juegan las empresas en los desplazamientos laborales del personal, se hace relacionándolo con aspectos como los accidentes in itinere, in misione e in labore; su mayor o menor capacidad para influir en las decisiones de los trabajadores al escoger un medio de transporte; el impacto de los accidentes sobre los costes directos e indirectos; su incidencia en los indicadores ministeriales y autonómicos, etc. En definitiva, se recurre a un indicativo numérico o percentual vinculado a las responsabilidades de ambas partes.

Sin embargo, existe una perspectiva más amplia desde el momento que tiene en cuenta elementos como, por ejemplo, su asiduidad, el bienestar durante los mismos, o el beneficio que puede aportar a la empresa, la realización de protocolos de actuación en movilidad por parte de las direcciones de recursos humanos para fomentar la seguridad y el engagement.prl egarsat

Y es que hay otro tipo de factores que inciden también en el transcurso de los desplazamientos y que deben contemplarse, como pueden ser las características de los lugares de destino y su periodo de estancia, la duración y condiciones del trayecto en sí mismo a los que deberemos hacer frente, o aquello que rodea al propio desplazamiento (por ejemplo, aquellos casos en los que se come diariamente fuera de casa o cuando se reporta a distancia a la empresa matriz).

Más allá de los factores ergonómicos (sobrecarga de equipaje, posición del asiento…), psicosociológicos (soledad, integración…) y de seguridad (medios de transporte seguro…), es importante tener en cuenta los de higiene postural y buenos hábitos (sueño e insomnio…), así como los relativos a la gestión empresarial (perfil de trabajadores que se desplazan, perfiles expatriables en procesos de internacionalización, medidas para minimizar los desplazamientos, protocolos de viajes, líneas de reporting…).

Las profesiones actuales cambian porque la sociedad cambia, así como las expectativas, la coyuntura socio-económica, las necesidades empresariales, la externalización e internacionalización de los negocios, la búsqueda constante de nuevos horizontes para el progreso de las compañías, su competitividad, la conciliación… Y todo ello lleva a realizar cambios estructurales en las empresas y a buscar el bienestar de nuestras plantillas, teniendo en cuenta diversos factores de la prevención de riesgos en los desplazamientos laborales.

Para ser proactivos y anticiparnos a los hechos con acciones preventivas ante la seguridad vial, la responsabilidad social corporativa, la conciliación familiar y los nuevos riesgos laborales emergentes como el tecnoestrés, en primer lugar debemos reflexionar sobre el hecho de si es estrictamente necesario realizar o no un desplazamiento. Por ejemplo, ¿obtendremos el mismo resultado deseado con una reunión física que con una videoconferencia? Aunque en ocasiones se requiere la presencia física, en muchos otros casos el efecto que obtendremos será el mismo, y a su vez ahorraremos en costes y mejoraremos nuestra seguridad.

Asimismo, cobra especial atención el sistema de comunicación que utilicemos con el trabajador mientras se encuentra desplazado fuera del centro de trabajo habitual (sea por corto o largo plazo) para reportar resultados o informar a la empresa matriz. Hoy en día, gracias al uso de las nuevas tecnologías, tenemos facilidad para estar permanentemente conectados con la empresa: smartphones, tablets, portátiles… Pero, ¿tenemos definidos los sistemas de comunicación interna? Sin duda, tener bien planteadas las líneas de reporting favorece que nuestros colaboradores se sientan integrados y permanentemente en contacto con el resto de compañeros, disminuyendo notablemente el riesgo de falta de integración y adaptación profesional, así como el de sentirse solo.

Por otra parte, la concreción por parte de la empresa a través de protocolos sobre el mejor método de desplazarse o el uso de los medios más seguros de transporte fomentan la comunicación interna, el well-being y la seguridad, así como un abaratamiento de los costes. Por ejemplo, compartir vehículo para trayectos a realizar entre dos profesionales, o escoger el tren en lugar de realizar 600 kilómetros en coche, informar al trabajador desplazado o a sus familiares (en su caso) sobre asistencia médica o apoyo psicosocial, pueden suponer herramientas de gestión empresarial muy útiles que redundan en beneficios para las compañías.

Tampoco debemos pasar por alto nuevos riesgos emergentes existentes. Aparte de abordar los temas históricos como la ergonomía en los medios de transporte, también cabe estudiar el uso de las nuevas tecnologías para gestionarlas correctamente y así no vernos afectados por el tecnoestrés. Y es que los temas psicosociales ostentan cada vez mayor importancia en esta era, por lo que planificar los viajes nos permitirá lograr que sean más cómodos y que nuestro cuerpo reaccione mejor ante los largos trayectos o tiempos de espera agotadores. ¿Nos suena la sensación de estar “mentalmente agotados”, durante una semana en la que hemos viajado, hecho madrugones, nos hemos desplazado durante horas y hemos tenido que estar esperando pacientemente a que saliera nuestro transporte?

Otra reflexión que debemos tener muy en cuenta es la conciliación familiar, y más hoy en día, cuando la mujer está plenamente incorporada en el mercado laboral y la imagen del hombre actual dista de la de nuestros antepasados. Cuando los miembros de una familia, tienen que viajar por motivos laborales, generalmente conlleva toda una logística detrás. Especialmente cuando se tiene hijos y más si éstos son pequeños. Los motivos son varios: probablemente, si hay que coger un avión a primera hora, no se podrá llevar a nuestros hijos al colegio e igualmente, será más difícil poderlos recoger. Por ello, habrá que combinarse con la pareja, los abuelos, la ayuda externa, y es posible que ello vaya acompañado de un desembolso económico extra.

Por otra parte, no poder estar con nuestra familia y entorno por la noche, influye psicológicamente y por ende tendrá un impacto. Soledad, alejamiento, estrés, agotamiento… Todos estos factores, deben contemplarse holísticamente y no de un modo aislado, tanto dentro del rol profesional como del familiar. Y en consecuencia, unas buenas recomendaciones y apoyo al trabajador por parte de la empresa y de la dirección de recursos humanos, redundarán en el bienestar del mismo y de su entorno directo y en el absentismo emocional de este perfil de la plantilla.

Por último, y ya en relación a la internacionalización, cabe agregar la relevancia de velar por la integración familiar ante un nuevo hábitat (colegios, la nueva vida laboral del cónyuge…) y la importancia de asesorar al trabajador o a su familia para que se sienta acompañado, logrando o favoreciendo su compromiso con la empresa.

Es muy importante que las empresas que trasladan a sus trabajadores para abrir nuevos mercados, analicen muy bien el impacto que ello supone, pues no todos los perfiles son expatriables y una mala selección de personal puede conllevar problemas de adaptación.

Con el objetivo de abarcar este amplio espectro de factores, desde Egarsat hemos publicado la guía Desplazamientos laborales: 40 consejos para trabajadores que se desplazan, cuyo objetivo es abordar tanto recomendaciones para trabajadores que van a diario a trabajar por la mañana y vuelven por la noche, como para aquellos que viajan puntualmente, o durante un periodo de días, e incluso para aquellos que se desplazan a vivir fuera de su residencia habitual. Asimismo, hemos querido poner énfasis en la gestión que la empresa puede efectuar de los desplazamientos, para contribuir a un mayor bienestar de su plantilla y en consecuencia a fomentar el engagement.

No olvidemos que estamos en un cambio de época a muchos niveles y que todo aquello que implementemos en seguridad vial en nuestras empresas, redundará en positivo tanto para ellas mismas como para los trabajadores que las integran, fomentando la verdadera cultura del win-win.

EGARSAT.


Observatorio de Recursos Humanos

Desde 2006 trabajamos para ofrecer contenidos e información de valor para el profesional de la gestión de RRHH, con el convencimiento de que el conocimiento, en sus vertientes de creatividad, innovación y aprendizaje continuo, es el principal valor de una dirección eficaz.



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