Las pymes gastan en gestión de reuniones una media de 16.000 euros anuales

Redacción18 mayo 20174min

eShare, compañía creadora de BoardPacks, software de Gobernanza Empresarial, ha realizado un estudio para determinar el coste de las reuniones empresariales y las posibilidades de ahorro que alcanzarían las empresas si se implementara una solución de gestión online de las mismas.

La administración de cada reunión requiere reunir y preparar en papel los documentos que se van a tratar en la misma, además, de gestionar las acciones y los documentos históricos; el resultado –sin contar el tiempo de gestión de fechas, salas, etc.- es que la inversión en tiempo de trabajo es de un mínimo de 20 horas por reunión. A esto hay que añadir el hecho de que muchas veces surgen distintas complicaciones, por lo que no es descabellado añadir dos horas más para tareas como buscar los papeles que falten, hacer modificaciones de última hora o solucionar algo que haya salido mal.

Si fijamos el coste medio de cada persona que se ocupa de la preparación de la reunión en 65€ la hora, los datos apuntan a un importe aproximado de 1.400€ por reunión. Además, si la documentación se envía por mensajero, el coste extra es de aproximadamente 23€ por cada paquete, es decir, enviando 12 paquetes, 12 veces al año, hablaríamos de otros 3.320 €. Cuando multiplicamos dicha cantidad por el número de reuniones que se celebran anualmente, el coste total para las grandes empresas puede resultar astronómico. Algunos casos estudiados indican que una gran empresa puede gastar casi 1,5 millones $ al año en preparar, montar y entregar la documentación a los asistentes a sus consejos de dirección. Aunque el gasto varía considerablemente en función de la estructura y tamaño de la empresa, los datos de eShare muestran que muchas medianas empresas alcanzan de media un coste anual de 16.270 €, solo en lo relativo al tiempo de preparación de las reuniones; aunque hay casos en que esta cifra puede llegar a duplicarse.

Otro coste difícil de cuantificar pero nada desdeñable es el resultante de la posibilidad de que un envío se pierda o no se archive de forma lo suficientemente segura y caiga en manos equivocadas. Cuando la documentación se envía por correo electrónico, también hay que tener en cuenta las veces que alguien puede remitirlos por accidente a la dirección equivocada o el riesgo de ser víctimas del pirateo informático.

El cambio de cultura a una gestión empresarial transparente, que se apoye en herramientas digitales seguras con el objetivo de promover la colaboración y el intercambio de información, supone también un cambio en la manera de convocar, organizar y desarrollar las reuniones. Con todos los documentos reunidos en un solo servidor y accesibles a través de claves de usuario únicamente a las personas autorizadas para ello, el gasto empresarial podría reducirse en un porcentaje considerable en términos de tiempo de preparación, papel, impresión y mensajería y, muy especialmente, en gestión de riesgos sobre el manejo de información confidencial.


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