De los 80 mails de media que recibimos diariamente, sólo el 20% son relevantes

Redacción ORH10 octubre 20163min

El correo electrónico se ha convertido en el principal medio para comunicarnos de manera personal y profesional, desde que en 1971 Ray Tolinson crease esta herramienta.  El correo electrónico nos permite enviar documentos, convocar reuniones, debatir ideas, pedir información o incluso almacenar datos. A pesar de que consultamos 150 veces el correo y recibimos de media 80 mails diarios, tan solo un 20% de ellos son de importancia. 

mails

Paradigma Digital, compañía especializada en transformación digital, ha hecho una lista que incluye los cinco errores más comunes en el uso del correo electrónico y nos propone alternativas para el trabajo online colaborativo.

1. No utilices el correo electrónico como repositorio de documentos. El correo electrónico están pensado para enviar y recibir mensajes de texto y, aunque podemos adjuntar documentos, no permite un trabajo colaborativo sobre ellos. Para esta función existen otras herramientas como Confluence que facilita el intercambio de documentación para grandes proyectos o compañías.

2. Gestión de comunicaciones en un proyecto usando el correo. Cuando se trabaja en remoto y con un equipo de personas lo más importante es la comunicación entre los miembros del equipo. Tener una plataforma que permita preguntar y compartir en tiempo real. Frente al correo han surgido herramientas como Slack que permiten crear grupos, conversaciones privadas, canales… y que, además, permite compartir enlaces o archivos.

3. No es recomendable usar el email como gestión de tareas de un equipo. Gestionar tareas en el email no es buena idea porque es fácil distraerse y olvidar lo que hay que hacer. Trello es un gestor de tareas que representan distintos estados. Está basado en el método Kanban para gestión de proyectos, con tarjetas que viajan por diferentes listas en función de su estado.

4. El email no es un repositorio de notas y links. Aunque esto es muy habitual no es una funcionalidad del correo electrónico ya que, si hacemos esto, tendremos la información dispersa. La solución la podemos encontrar en Evernote, una herramienta que permite organizar la información, generar notas, adjuntar documentos o fotografías. Evernote facilita el orden de los datos y evita que perdamos el tiempo buscando en la bandeja de entrada.

5. No olvides utilizar etiquetas, filtros, subjects descriptivos… que te faciliten la tarea de búsqueda.


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