Según Ofita, de cara a septiembre, las empresas están replanteando sus espacios de trabajo para tratar de garantizar la máxima seguridad de sus usuarios. “Pero este rediseño no es solo una cuestión de salud y seguridad. Está también relacionado con la necesidad de responder a las nuevas formas de trabajo que han venido de la mano de la pandemia”, señala Camilo Agromayor, director general de Ofita, empresa de diseño y mobiliario de oficina.
Las empresas se preguntan en qué momentos tendrá que acudir su plantilla a la oficina, cómo y sobre todo “para qué” si pueden trabajar desde casa.
Indudablemente, el papel de la oficina ha cambiado, y una vez que la hemos redefinido conceptualmente, ya podemos implementar diferentes medidas para remodelar los espacios pensando en garantizar la seguridad de la plantilla y en facilitar las nuevas dinámicas de trabajo, que ahora son más flexibles, ágiles y colaborativas.
El lugar de trabajo seguro diferirá de empresa a empresa, pero en general se pueden aplicar 5 pasos, según Ofita:
- Redefinir. Determinar el nuevo propósito para la oficina y qué espacios de trabajo se necesitan en ese nuevo concepto de oficina.
- Adherirse a las regulaciones y directrices, y responder a los cambios como suceden.
- Comunicar. Generar confianza en la fuerza laboral con transparencia en los procesos y con datos.
- Adaptar el entorno de oficina para mantener a los empleados seguros en todo momento.
Esto significa implementar diferentes actuaciones como: acondicionar un nuevo sistema de ventilación; implantar una nueva distribución y/o configuración de los puestos de trabajo para mantener las distancias de seguridad adecuadas entre empleados; determinar recorridos seguros por la oficina; señalizar áreas; reforzar todas las pautas de limpieza y mantenimiento de las instalaciones o disponer de mobiliario que nos protege, como pantallas protectoras o mobiliario con superficies Zero Covid.
5. Establecer sistemas para la gestión y reservas de espacios.
Una de las claves de las nuevas oficinas es su no territorialidad, es decir, los espacios y puestos de trabajo no estarán asignados a una persona sino que serán compartidos por todos.
El control de todos horarios y movimientos de los empleados, asegurando el cumplimiento de todas las normativas y protocolos Covid puede ser un desafío para este sistema. Por ello, Ofita recomienda apostar por tecnología de reserva y gestión de espacios para un uso seguro.
Los softwares de reserva de puestos de trabajo permiten gestionar puestos y espacios de trabajo desde sistemas basados en la nube.
Los usuarios pueden reservar el espacio en la web, mediante una aplicación móvil, en una cabina, en pantallas digitales de salas y puestos de trabajo o en el calendario de Outlook.
Además, los equipos de limpieza pueden tener acceso al sistema de reserva y recibir sus propios horarios, para que sepan qué áreas necesitan una actuación de limpieza y cuándo.
